الف) تبادلات

1- ایجاد نامه جدید

در این قسمت می توان با توجه به فرم های موجود و تعریف شده در سیستم آنها را فراخوانی نموده و برای فرد مورد نظر پر کرده و ارسال نمود. فرم های موجود از قسمت اتوماسیون اداری/ تغییرات/ تعریف فرم و قسمت های فرم قابل تعریف کردن هستند.

12- فرم آزاد

این قسمت نامه ای بدون فرم از پیش تعیین شده می باشد و از این طریق می توان یک نامه دلخواه (آزاد) نوشت. در قسمت گیرنده؛ تنها افرادی که در ساختار سازمان تعریف شده اند و در گروه ارسال نامه کاربر جاری انتخاب شده­اند، نمایش داده می ­شوند.

2ب) استعلامات و گزارش ها

1- کارتابل من

نامه های وارده از این قسمت قابل مشاهده اند.

2- نامه های ارسالی من

نامه های ارسال شده از این قسمت قابل مشاهده اند.

3- دانلود برنامه اطلاع

ج) تغییرات

1- تعریف فرم ها

نام گذاری فرم و تعریف گیرنده اصلی و جانشین در این قسمت صورت می گیرد. ابتدا نامی برای فرم جدید انتخاب کرده و آیکون «اضافه کردن جدید» را فشار دهید. سپس برای تعیین گیرنده اصلی و جانشین روی آیکون ویرایش مقابل نام فرم کلیک نمایید و مراحل آن را طی کنید.

32- تعریف قسمت های فرم

در این صفحه با توجه به آیکون ها و پیش فرض های موجود می توان یک فرم دلخواه ایجاد کرد و یا فرم های موجود را با فراخوانی ویرایش نمود.

43- تعریف گروه های ارسال نامه
در این صفحه با توجه به میزان دسترسی پرسنل جهت ارسال نامه، گروه تعریف می شود. به این معنا که اگر گروه اول را مدیران عالی سازمان تعریف کردیم آنها بتوانند به تمام کاربران نامه ارسال نمایند و گروه دوم که شامل کارمندان یک واحد خاص است تنها بتوانند به افرادی که تعریف می کنیم اجازه ارسال نامه داشته باشند. بدیهی است منظور از گیرنده نامه در قسمت ارسال نامه با فرم آزاد می باشد.

5