ERP چیست؟

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.
این ادعای بزرگی است! یک برنامه نرم‌افزاری که بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریک از واحدها سیستم کامپیوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملکردهایش دارد. اما ERP آنها را در یک برنامه نرم‌افزاری یکپارچه ترکیب می‌کند. این برنامه از طریق یک پایگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراک بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یکپارچه در صورتیکه شرکت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب کنند، مزایای متعددی دارد.

مزایای مهم ERP می‌توان موارد زیر را برشمرد:

  1. یکپارچگی پایگاه داده، دریافت اطلاعات در بخش‌های مختلف را تسهیل نموده و از افزونگی نگهداری و گردش اطلاعات ممانعت می‌نماید.
  2. با توجه به آنچه که در فوق به تفصیل ارائه گشت و با عنایت به اهمیت وجود بهروش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سیستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی حاصل می‌گردد، البته میزان رسوب این بهروش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط می‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازی دو قسمت لاجرم در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان می‌باشند.
  3. سیستم‌های ERP با توجه به اینکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل می‌نمایند بنابراین به عنوان پروژه‌های مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، فرآیندها و ساختار سازمان ارزیابی می‌گردند، بنابراین مکانیزاسیون وضعیت موجود سازمان به هیچ وجه از اهداف اینگونه سیستم‌ها نمی‌باشد.
  4. با توجه به یکپارچگی نرم‌افزار و پایگاه داده، استقرار این سیستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآیندهای آن منجر به تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌های مالی و … می‌گردد.
  5. افزایش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی، به این علت که سامانه‌های ERP حاوی بستر اینگونه فناوری‌ها بوده و قابلیت یکپارچگی مناسبی را درخود دارند.
  6. ERP باعث افزایش قابلیت‌های نظیر برونسپاری، همکاری‌های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه‌گذاری مشترک در سازمان‌ها می‌گردد.
  7. ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری با عنایت به استفاده از سامانه‌های پشتیبان تصمیم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری
  8. کاهش سطح موجودی و افزایش کنترل بر موجودی در انبارها اعم از انبارهای مواد خام، قطعات، محصول و پای کار، یکی از مهمترین سودمندی‌های ERP می‌باشد، زیرا با قابلیت برنامه‌ریزی امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نیاز و کنترل موجودی در آنها میسر می‌گردد.
  9. افزایش کنترل های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه‌های سازمان، یکی دیگر از منافع استقرار ERP می‌باشد.
  10. تمامی موارد فوق منتهی به کاهش هزینه‌ای نیروی کار و به تبع آن کاهش بهای تمام شده محصول و یا خدمات می‌گردد.
  11. افزایش سرعت در اخذ نظریات مشتریان، ردیابی علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سریع‌تر به نیازهای بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بین رقبا می‌گردد.
  12. یکی دیگر از نقاط بسیار پررنگ در استقرار سیستم‌های ERP استفاده از قابلیت‌های برنامه‌ریزی آنها است، به عنوان مثال قابلیت برنامه‌ریزی مواد و تولید، برنامه‌ریزی اقدامات پیشگیرانه و …

پنج دلیل عمده استفاده از ERP در شرکت‌ها عبارتند از:

  1. اطلاعات یکپارچه مالی:
    از آنجاییکه که مدیر اجرایی ارشد شرکت سعی دارد از کارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگیز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یک سیستم مشابه استفاده می‌کند.
  2. یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری:
    سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند که سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریک سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شرکت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی کند.
  3. استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت:
    شرکت های سازنده به ویژه آنهایی که از ادغام چند شرکت به وجودآمده‌اند، چندین واحد کسب و کار دارند که ممکن است از روش‌ها و سیستم‌های کامپیوتری متفاوتی استفاده کنند. سیستم‌های ERP با بهره گیری از روش‌های استاندارد، برای اتوماتیک سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به کار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
  4. کاهش موجودی:
    ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت کمک می‌کند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شرکت بهبود می‌بخشد.
  5. استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی:
    منابع انسانی، به ویژه درشرکت‌هایی که چندین واحد کسب و کار دارند، ممکن است یک روش ساده و یکپارچه برای ردیابی زمان کارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد کمک کند.