برای انجام کلیه عملیات مربوط به خرید شامل ثبت سفارش، پرداختی های به عرضه کننده کالا، فاکتورها و فاکتورهای مرجوعی از این قسمت باید اقدام نمود. به طور کلی این بخش شامل اجزاء کلی زیر می باشد:
• تبادلات
• استعلامات و گزارش ها
• تغییرات
الف) تبادلات
۱- ثبت سفارش خرید:
کاربر می تواند با ثبت سفارش خرید، نیاز موجودی انبار را برای شرکت تعیین کند.
در این منو ابتدا باید مواردی چون: عرضه کننده (شرح اضافه کردن عرضه کننده در لیست عرضه کنندگان در قسمت تغیرات/عرضه کنندگان آمده است)، کالا یا کالاهای مورد نظر، انبار یا فروشگاهی که باید کالا به آنجا تحویل گردد و کسی که کالا را تحویل می گیرد را تعیین کرد.
در مرحله بعد با مراجعه به جدول با درج کالای مورد نظر و مقدار مورد سفارش، کالا را در لیست سفارش اضافه کرد و در پایان با انتخاب گزینه ثبت سفارش عملیات مربوط به سفارش خرید را به اتمام رساند.
پس از ثبت سفارش صفحه زیر باز می شود که می توانید خروجی های مختلفی از جمله چاپ یا ارسال از طریق ایمیل و … داشته باشید.
دریافت اقلام سفارش خرید: همچنین درصورت دریافت اقلام آن، با زدن گزینه «دریافت اقلام این سفارش» به صفحه مربوطه هدایت می شوید که به شرح ذیل می باشد:
۲- تنظیم سفارش خرید دریافت نشده:
در صورتی که کاربر درخواست پیگیری کالاهای دریافت نشده و یا ثبت آن به عنوان کالای دریافت شده (تحویل گرفته شده) را داشته باشد با مراجعه به این قسمت می تواند با جستجو، سفارش خرید مورد نظر را انتخاب و ویرایش یا تبدیل به کالای تحویل شده نماید.
۳- پرداخت ها به عرضه کنندگان:
ثبت پرداختی به شرکت عرضه کننده کالا در این قسمت صورت می گیرد. برای این کار حسابی که باید از آن جهت پرداخت به عرضه کننده برداشت شود را تعیین نموده سپس نحوه پرداخت نقدی یا چکی را مشخص کنید. پس از کامل کردن تاریخ، مبلغ و سایر قسمت ها گزینه «پرداخت را وارد کنید» را کلیک کنید.
۴- فاکتور های عرضه کننده:
هنگامی که که کالا به شرکت تحویل شد کاربر می تواند فاکتور عرضه کننده را ثبت کند برای انجام این عملیات ابتدا باید عرضه کننده را از لیست انتخاب کرد. در جدول بعد با انتخاب تعداد کالای تحویل گرفته شده (اگر تعداد کمتری از میزان فاکتور شده تحویل گردیده، تعداد تحویل شده را وارد می کنیم) آن را اضافه نموده و در نهایت می توان فاکتور را ثبت نمود.
۵- فاکتورهای مرجوعی عرضه کننده
این قسمت از نرم افزار برای صادر کردن فاکتور مرجوعی به نام عرضه کننده مورد نظر مرتبط است و کاربر با انتخاب کالا مرجوعی و اضافه کردن آن به لیست فاکتور مرجوعی و همچنین با اضافه کردن سفارشات تحویل گرفته شده به فاکتور مرجوعی نسبت به ثبت کالای مرجوعی در نرم افزار اقدام کند.
در تصویر زیر تعداد ۳ عدد از کالایی با شماره ۹۴۰۱۰۰۴ از ۵ عدد کل فاکتور باید مرجوع شود به عرضه کننده آن:
۶- تخصیص پرداخت ها یا فاکتورهای مرجوعی تولید کننده
با مراجعه به این منو می توان فاکتور های مرجوعی را از حساب پرداختی آن کم کرد و یا نسبت به تسویه آن با مشتری اقدام کرد. در جدول این منو با انتخاب فاکتور مربوط به عرضه کننده و تعیین مقدار تخصیص مربوط به هر فاکتور کالای مربوطه را مرجوع کرد و از حساب پرداخت عرضه کننده کسر کرد. برای این کار، بر روی گزینه تخصیص کلیک نموده و در پنجره باز شده متناسب با مبلغ کالای مرجوعی، به مورد دلخواه تخصیص داده و آیکون پردازش را کلیک نمایید.
ب) استعلامات و گزارش ها
کاربر می تواند از موضوعات زیر پیگیری سفارشات و خرید شرکت را انجام دهد.
۱- استعلام سفارش خرید
برای پیگیری سفارش خرید و ویرایش کالای فاکتور مورد نظر با مراجعه به این منو می توان آن را ویرایش و همچنین پرینت کرد.
۲- استعلام تبادلات
برای مشاهده فاکتور ها و وضعیت بدهکاری و بستانکاری یک عرضه کننده کالا با مراجعه به این منو و تعیین تاریخ و همچنین نام عرضه کننده کابر وضعیت فاکتور ها مورد نظر را مشاهده نماید.
۳- استعلام خرید کالا
جهت مشاهده فاکتورهای خرید و وضعیت دریافت شده یا نشده آن از این قسمت استفاده می شود.
۴- استعلام اختصاص دادن عرضه کننده
برای مشاهده معاملات روزانه و نوع پرداخت ها کاربر با مراجعه به این منو می تواند این معاملات را مشاهده کند.
۵- گزارش های عرضه کننده و خرید
کاربر با مراجعه به این منو قادر خواهد بود تا اطلاعات و گزارشات جامعی از خرید و فصلهای مربوطه به آن داشته باشد تنها با انتخاب گزارش مورد نیاز و تعیین محدوده و جستجوی دقیق بانسبت به سرفصل های مربوطه گزارشی جامع از مباحث خرید داشت.
ج) تغییرات
۱- عرضه کنندگان
کاربر می تواند در منوی عرضه کننده، نام عرضه کننده حقیقی و یا حقوقی خود را وارد کند و با تکمیل اطلاعات نام و اطلاعات تماس، آدرس و همچنین اطلاعات خرید در صورت نیاز و تعیین نحوه پرداخت در سر تیتر حساب ها عرضه کننده خود را در لیست اضافه کند.
در ضمن اگر عرضه کننده ای در لیست نیاز به ویرایش دارد می تواند با انتخاب نام عرضه کننده اطلاعات آن را مشاهده نماید و در صورت نیاز اطلاعات آن را ویرایش نماید و در پایان اطلاعات را ثبت نماید.
