ارزشیابی مشاغل فرآیندی است که سهم هر شغل را در تحقق استراتژی و هدف سازمان مشخص می کند. به کمک این روش می توانید درجه اهمیت هر شغل در سازمان را بدانید.
وظایف، مسئولیت ها و حقوق افراد در سازمان ها تا حد زیادی به ارزش شغل آن ها وابسته است. در واقع حقوق و دستمزدها، متناسب با ارزش شغلی تعیین می شوند. با توجه به اهمیت مبحث وظایف و درآمد، در این مطلب روش های رایج ارزشیابی شغل ها را بررسی می کنیم.
ارزشیابی مشاغل چیست؟
ارزشیابی مشاغل (Job Evaluation) یک فرآیند سازمانی است که در آن ارزش نسبی هر شغل و سلسله مراتب شغل ها در یک سازمان مشخص می شود. هدف اصلی ارزشیابی مشاغل، ایجاد تعادل و تناسب در پرداخت حقوق و پاداش بین شغل های مختلف است. در واقع، این فرآیند مشخص می کند که هر شغلی با توجه به عواملی مثل مهارت ها، دانش، مسئولیت ها، پیچیدگی و شرایط کاری چه ارزش نسبی دارد.
ارزیابی شغلی می تواند در مرحله مصاحبه شغلی صورت بگیرد. یا اینکه مدیر بعد از استخدام، عملکرد نیرو را ارزیابی نماید. ارزشیابی شغل به منظور دستیابی به اهداف متعددی انجام می شود. در زیر به برخی از اهداف اصلی ارزشیابی شغل اشاره می کنم:
- تعیین حقوق و مزایا
- شناسایی نقاط قوت و ضعف شغلی و بهبود ضعف های هر سمت شغلی
- شناخت نیازهای منابع انسانی از جمله نیازمندی های استخدامی، توسعه یافتگی و آموزش کارکنان و برنامه ریزی برای این بخش
- برقراری عدالت در تعیین وظایف و مسئولیت ها، تخصیص منابع و تشویق کارکنان
- توصیف برنامه های شغلی و وظایف هر شغل
- غلبه بر ناهنجاری ها
- ایجاد انگیزه و رضایت شغلی در کارمندان
انواع روش های ارزشیابی مشاغل کدامند؟
ارزشیابی مشاغل ممکن است با استفاده از روش ها و ابزارهای مختلفی انجام شود. در زیر چند روش رایج برای ارزشیابی مشاغل را بررسی می کنیم:
روش ترتیبی (Ranking Method):
در این روش، شغل ها بر اساس میزان مهارت ها، دانش، مسئولیت ها و شرایط کاری مرتب می شوند. یک لیست از شغل ها تهیه می شود و سپس با توجه به مقایسه زوجی بین شغل ها، رتبه بندی انجام می شود. این رتبه بندی می تواند به صورت دستی و با استفاده از یک کاتالوگ شغلی یا به صورت کامپیوتری صورت بگیرد.
روش رتبه بندی (Grading Method):
در این روش، شغل ها بر اساس میزان تفاوت و تمایز با یک شغل مرجع رده بندی می شوند. یک شغل مرجع به عنوان معیار در نظر گرفته می شود و سایر شغل ها به نسبت آن رده بندی می شوند. این روش معمولاً با استفاده از سیستم های رده بندی شغلی انجام می شود.
روش ارزشیابی نقطه ای (Point Factor Method):
در این روش، عوامل مختلفی مانند مهارت ها، دانش، مسئولیت ها، پیچیدگی و شرایط کاری برای هر شغل ارزیابی می شود و به هر یک نقاط موردی نسبت داده می شود. سپس با جمع آوری نقاط و ارزش دهی به هر شغل، رتبه بندی صورت می گیرد. برای انجام این روش، معیارهای استاندارد و سیستم های ارزشیابی نقاط، مورد استفاده قرار می گیرد.
روش ارزشیابی ماتریسی (Factor Comparison Method):
در این روش، عوامل مختلفی که بر تعیین ارزش شغل ها تأثیر می گذارند، در یک ماتریس قرار می گیرند. سپس با ارزیابی هر شغل در این ماتریس، میزان ارزش آن تعیین می شود. معیارهای مختلفی مانند مهارت ها، دانش، مسئولیت ها و پیچیدگی برای هر عامل در نظر گرفته می شود و ارزش شغل ها براساس نتایج این ارزیابی ماتریسی تعیین می شود.
روش ارزیابی خدمات (Job Ranking Method):
در این روش، شغل ها براساس سطح خدمت یا تأثیرشان در سازمان رتبه بندی می شوند. شغلی که به عنوان مهم ترین و تأثیرگذارترین شغل در سازمان تلقی می شود، رتبه بالاتری دریافت می کند. این روش به صورت ساده تر می تواند در سازمان های کوچک و سازمان هایی با ساختار سلسله مراتبی استفاده شود.
ارزشیابی مشاغل به روش هی (Hay Method):
روش Hay بر مبنای سه عامل اصلی، یعنی مهارت ها (Skills)، مسئولیت ها (Responsibilities) و شرایط کاری (Working Conditions)، ارزش شغل را تعیین می کند.
در روش هی، هر شغل از طریق جمع آوری اطلاعات و ارزیابی عوامل مختلف، با اعمال وزن دهی به هر عامل، ارزش نسبی خود را در مقابل سایر شغل ها تعیین می کند. به این ترتیب، با مقایسه ارزش های مختلف شغل ها، رتبه بندی و سلسله مراتب شغلی در سازمان به وجود می آید.
سیستم ارزشیابی HAY با سازمان های بزرگ و پیچیده با ساختارهای متنوع شغلی سازگاری دارد. این سیستم بر عوامل کلیدی شغلی از جمله مهارت ها، مسئولیت ها و شرایط کاری تاکید دارد و نسبت به نیازهای سازمان تطبیق پذیر است. اما در استفاده از این سیستم ارزشیابی محدودیت هایی نیز وجود دارد. از محدودیت های موجود می توان به پیچیدگی و زمان بر بودن فرآیند ارزیابی اشاره کرد. نیازمندی به داده های دقیق و قابل اعتماد برای ارزیابی و نیاز به تخصص و آموزش برای استفاده از روش هی از دیگر محدودیت های این سیستم ها می باشد.
مدل ارزشیابی هی گروپ (Hi-Group Method)
مدل ارزشیابی 360 درجه یا همان مدل ارزشیابی هی گروپ (Hi-Group) یکی از روش های ارزشیابی شغل است که در آن عملکرد فرد توسط گروهی از افراد ارزیابی می شود. در این مدل، فرد مورد ارزیابی نه تنها توسط مدیر خود، بلکه توسط همکاران، زیرمجموعه های خود و در برخی موارد حتی مشتریان و سایر افرادی که با او در تعامل هستند، ارزیابی می شود.
فرایند مدل ارزشیابی هی گروپ شامل جمع آوری اطلاعات بر اساس معیارهای هدف گذاری شده، ارزیابی اطلاعات توسط گروه ارزیابی شغلی، تجمیع و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده و نهایتا نتیجه گیری درباره ارزیابی می باشد. مزیت اصلی مدل ارزشیابی هی گروپ، دریافت بازخورد 360 درجه است که به فرد امکان می دهد نقاط قوت و ضعف خود را از دیدگاه های مختلف درک کند و بتواند برنامه های توسعه ای مناسبی را برای بهبود عملکرد خود انتخاب کند.
توجه داشته باشید که این فقط نمونه هایی از روش های ارزشیابی مشاغل هستند و هر سازمان می تواند روش های ترکیبی یا سازگار با نیازهای خود را انتخاب کند. همچنین، ترکیب چندین روش نیز ممکن است برای ارزشیابی دقیق تر و جامع تر مشاغل استفاده شود.
مزایای ارزشیابی شغلی
ارزشیابی مشاغل ابزار مهمی برای مدیریت منابع انسانی و بهبود سازمان ها است که به عدالت سازمانی، توجیه پاداش، برنامه ریزی منابع انسانی، ایجاد ساختار سازمانی موثر و توسعه شغلی کمک می کند.
مزایای ارزشیابی مشاغل به شرح زیر است:
- ایجاد عدالت: با ارزشیابی مشاغل، تعادل و تناسبی در پرداخت دستمزد و پاداش بین شغل های مختلف برقرار می شود. این امر عدالت سازمانی را تقویت می کند و اعتماد و رضایت کارکنان را افزایش می دهد.
- توجیه پاداش: بر اساس ارزشیابی مشاغل، میزان حقوق و پاداش کارکنان بر اساس ارزش و تلاش واقعی آن ها تعیین می شود. این امر باعث می شود کارکنان برای بهبود عملکرد و ارائه بهترین نتایج تشویق شوند.
- برنامه ریزی منابع انسانی: ارزشیابی مشاغل به سازمان کمک می کند تا برنامه ریزی منابع انسانی خود را بهبود ببخشد. با داشتن اطلاعات دقیق درباره ارزش و سلسله مراتب شغل ها، سازمان می تواند استراتژی های مناسبی را برای جذب، بازنگری و توسعه نیروهای کاری اجرا کند.
- ایجاد ساختار سازمانی موثر: ارزشیابی مشاغل به سازمان کمک می کند تا ساختار سازمانی خود را بهبود ببخشد. با تعیین سلسله مراتب شغل ها، وظایف و مسئولیت ها به خوبی تعریف می شوند و ارتباطات و هماهنگی بین اعضای سازمان بهبود می یابد.
- توسعه شغلی: ارزشیابی مشاغل می تواند به کارکنان کمک کند تا در مسیر توسعه شغلی پیش بروند. با داشتن اطلاعات درباره مهارت ها و پیشرفت های لازم برای ارتقای شغلی، کارکنان می توانند برنامه های آموزشی و توسعه شغلی مناسب را انتخاب کنند. برای مثال اگر سازمان شما قصد دارد از نرم افزار ERP استفاده کند، کارمندانی که کار با ERP را آموزش دیده اند از اولویت بالایی برای ارتقای شغلی بهره مند خواهند بود.
- افزایش عملکرد سازمانی: ارزشیابی شغلی به سازمان ها کمک می کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده و افراد با عملکرد برتر را شناسایی کنند. با ارائه بازخورد و انگیزه بخشی به کارکنان، سازمان می تواند عملکرد واقعی را بهبود بخشد و به اهداف سازمانی خود نزدیک شود.
- عدالت در پرداخت دستمزد و حقوق: ارزیابی شغلی روشی برای تعیین دستمزد عادلانه و منطقی می باشد. استفاده از روش های ارزیابی باعث می شود تا نیاز به نظارت برای تعیین حقوق کارمندان نداشته باشید.
- ارزشیابی مشاغل میزان شکایات در مورد حقوق های پرداختی را کاهش می دهد؛ چرا که هر فردی می داند به ازای خدماتی که ارائه می دهد حقوق دریافت می کند.
در نتیجه، ارزشیابی شغلی به عنوان یک فرآیند مهم در مدیریت منابع انسانی، به سازمان ها کمک می کند تا عملکرد کارکنان را بهبود دهند، توسعه فردی را ترویج دهند و به اهداف سازمانی خود نزدیک شوند.