برای پیشبرد اهداف سازمان و صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی، خودکارسازی امور سازمان به کار گرفته می شود. امروزه ابزارهای خودکارسازی زیادی توسط سازمان ها به کار گرفته می شوند که از جمله آن ها می توان به نرم افزارهای اتوماسیون اداری اشاره کرد. سیستم های اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می کنند که فرایندهای اداری سازمان را خودکارسازی کنید.
در این مطلب در رابطه با ویژگی های نرم افزارهای اتوماسیون توضیح بیشتری می دهیم و این برنامه ها را با نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) مقایسه می کنیم.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری، نرم افزاری است که فرآیندها و وظایف اداری را در یک سازمان به صورت خودکار و مؤثر انجام می دهد. این سیستم جهت بهینه سازی و آسان تر کردن فعالیت های اداری، مدیریت اطلاعات، ارتباطات سازمانی و کنترل فرآیندهای مرتبط با اداره سازمان به کار گرفته می شود.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری به صورت لوکال و ابری قابل اجرا می باشند. از جمله فعالیت هایی که می توان با اتوماسیون اداری آنها را خودکارسازی کرد می توان موارد زیر را نام برد:
- مدیریت اسناد و اطلاعات
- مدیریت وظایف کاری
- مدیریت تقویم (برنامه ریزی و زمانبندی)
- مدیریت گزارش ها و آمارها
- مدیریت ارتباط با مشتریان
- مدیریت مالی و حسابداری
- مدیریت منابع انسانی
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، سازمان ها می توانند کارایی شان را بهبود دهند، خطاها را کمتر کنند و دقت و سرعت فرآیندهای اداری شان را بالاتر ببرند. همچنین سیستم های اتوماسیون باعث می شوند تا فرایندهای کاری ساده تر شوند و کیفیت کاری ارتقا پیدا کند. در این برنامه ها می توانید انواع گزارش های تحلیلی را برای ارائه به مدیران تهیه و ارسال کنید.
در کسب و کارهای امروزی، برخورداری از سیستم اتوماسیون اداری برای برخی مشاغل ضروری است. از جمله این مشاغل می توان به شرکت های تولیدی، شرکت های خدماتی، سازمان های آموزشی، مراکز بهداشتی و درمانی، سازمان های دولتی و اداری و شرکت های بزرگ و چند ملیتی اشاره کرد.
اما سوالی که پیش می آید این است که چه سازمان هایی به سیستم های اتوماسیون سازی نیاز دارند؟ در پاسخ به این سوال باید به تعداد واحدهای کاری، میزان ارتباطات بین واحدها، ارتباطات برون سازمانی و موارد دیگری توجه کنید. موارد زیر نشانگر شرایطی هستند که در سازمانتان نیازمند سیستم خودکارسازی اداری هستید:
- وقتی در اکثر مواقع فعالیت های سازمان با تاخیر انجام می شوند.
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکانی به راحتی امکان پذیر نیست.
- پیدا کردن اسناد، گزارش ها و فرم های قبلی سخت و زمانبر است.
- میزان ارتباطات درون سازمانی یا برون سازمانی زیاد بوده و تعدادی نیروی کار انسانی دائم مشغول کاغذبازی اداری هستند.
- وقتی برای گزارش کار نیاز به نظارت و حضور فیزیکی است.
کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری
به طور خلاصه وظایف یا کاربردهای اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:
- ذخیره سازی داده ها
- مدیریت اسناد شامل سازماندهی، جستجو، دسترسی سریع و به اشتراک گذاری اسناد
- پردازش متن و فایل
- امکان ارائه گزارش های جامع از جمله گزارش های مالی، گزارش های عملکرد و گزارش های تحلیلی
- بهبود شفافیت اطلاعاتی در سازمان
- امکان مدیریت پروژه از طریق برنامه ریزی، تخصیص منابع، پیگیری پیشرفت و گزارش دهی
- مدیریت ارتباط با مشتریان از طریق ذخیره اطلاعات مشتریان، پیگیری تماس ها و فعالیت های مشتریان و ایجاد گزارش های مربوط به ارتباط با مشتریان
- امنیت داده های اداری
- مدیریت مخاطبین و ذخیره اطلاعات مشتریان از جمله شماره تماس، آدرس، شماره های تلفن و سایر اطلاعات مربوطه
- اتوماسیون فرآیندهای کاری از جمله تأمین کالا، مدیریت موجودی، پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت مرخصی و مراجعات پزشکی و…
- مدیریت امور اداری سازمان
- بهینه سازی منابع انسانی و مالی
- مدیریت ایمیل از جمله ارسال، دریافت، ذخیره و دسته بندی ایمیل ها و امکان ایجاد برچسب ها و قوانین خودکار
سیستم اتوماسیون اداری از چه بخش هایی تشکیل شده است؟
یک سیستم اتوماسیون اداری کامل، از چندین بخش مختلف تشکیل می شود که هر یک از بخش ها، قسمتی از فرایند اداری را پیگیری می کنند. مهم ترین قسمت های سیستم اتوماسیون سازمانی شامل موارد زیر است:
- دبیرخانه: این بخش مسئول مدیریت و کنترل مکاتبات اداری است. دبیرخانه مهم ترین قسمت در ساختار سیستم اتوماسیون می باشد.
- بخش ایجاد کننده فرم: مدیریت و کنترل اسناد سازمان در قالب فرم
- مدیریت جلسات و ساماندهی: برگزاری و پیگیری قرارهای کاری و جلسات در این بخش انجام می شود تا جلسات به صورت مکانیزه و بدون اتلاف وقت عملی شوند.
- آرشیو سند: در این بخش می توان اطلاعات را برای دسترسی آسان تر طبقه بندی کرد.
- پرتال مکاتبه: با مجهز ساختن سیستم اتوماسیون اداری به بخش پرتال سازمانی، امکان انجام مکاتبات فراهم می شود
ERP چیست؟
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning – ERP) نرم افزاری مدیریتی است که به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندها و فعالیت های مختلف شان را مدیریت و کنترل کنند. سیستم ERP با یکپارچه سازی اطلاعات به تصمیم گیری استراتژیک در سازمان کمک می کند.
این سیستم از مجموعه ای از ماژول ها تشکیل شده است که هر کدام به مدیریت یک جنبه خاص از فعالیت های سازمان می پردازند. این ماژول ها شامل مدیریت منابع انسانی، مدیریت حسابداری، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت موجودی و سایر فعالیت های کلیدی در سازمان هستند.
هر ماژول به صورت مستقل قابلیت استفاده دارد و ماژول ها قابلیت تعامل با یکدیگر را نیز دارند. تعامل ماژول ها با یکدیگر باعث می شود که اطلاعات به صورت یکپارچه در سراسر سازمان جابجا شوند. برای درک بهتر مفهوم ERP، به لینک ارائه شده مراجعه کنید تا با جرئیات سیستم ERP سازمانی آشنا شوید.
کاربردهای برنامه ریزی منابع سازمان کدامند؟
سیستم ERP در سازمان ها برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کلیدی و فعالیت های مختلف استفاده می شود. برخی از کاربردهای اصلی سیستم ERP عبارتند از:
- مدیریت منابع انسانی: سیستم ERP اطلاعات مربوط به کارمندان، حقوق و دستمزد، مدیریت ترکیبات سازمانی، امور پرسنلی و سایر جنبه های مدیریت منابع انسانی را مدیریت می کند.
- مدیریت مالی و حسابداری: سیستم ERP اطلاعات مالی شامل حسابداری عمومی، حسابداری مالی، بودجه ریزی، گزارش گیری مالی و سایر فعالیت های مرتبط با بخش مالی را مدیریت می کند.
- مدیریت زنجیره تأمین: سیستم ERP به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای تأمین، سفارش دهی، مدیریت انبار و توزیع را بهبود دهند و زنجیره تأمین را به طور کلی بهینه سازی کنند.
- مدیریت فروش و بازاریابی: سیستم ERP اطلاعات مربوط به مشتریان، فروش، سفارشات، پشتیبانی مشتری و فعالیت های بازاریابی جهت افزایش مشتریان را مدیریت می کند و به سازمان ها کمک می کند تا روابط با مشتریان را بهبود دهند و استراتژی های بازاریابی را بهتر پیاده سازی کنند.
- مدیریت موجودی و تولید: سیستم ERP به سازمان ها کمک می کند تا موجودی، برنامه ریزی تولید، کنترل کیفیت و فعالیت های مرتبط با تولید و عملیات را بهبود دهند.
- مدیریت پروژه: سیستم ERP به سازمان ها کمک می کند تا پروژه ها را برنامه ریزی کرده و منابع را مدیریت کنند. همچنین این سیستم پیشرفت پروژه و هماهنگی با مشتریان را بهبود می دهد.
- امکان سفارشی سازی سیستم: سیستم های ERP قابلیت سفارشی سازی دارند و می توانند با نیازهای خاص هر سازمان سازگار شوند و بهبودهای مورد نیاز را اعمال کنند.
- استاندارد سازی فرایندها: با استفاده از سیستم ERP، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را استانداردسازی کرده و اطلاعات را بهبود دهند.
- کاهش هزینه های عملیاتی: سیستم ERP در کاهش هزینه های سازمان کارایی دارد. این سیستم باعث کم شدن هزینه های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه های بازاریابی و پشتیبانی و… می شود.
با استفاده از سیستم ERP، سازمان ها قادر به بهبود بهره وری، کاهش هزینه ها، افزایش کیفیت و ارتقاء تصمیم گیری استراتژیک خود هستند. همچنین، سیستم ERP امکان تجمیع، تحلیل و گزارش دهی اطلاعات را فراهم می کند که در ارائه تصمیمات بهتر و به موقع به مدیران سازمان کمک می کند.
تفاوت های سیستم اتوماسیون اداری و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم اتوماسیون اداری (Office Automation System) و سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning – ERP) دو سیستم متفاوت هستند که به بهبود فعالیت های سازمانی کمک می کنند. در این بخش تفاوت های اصلی بین این دو را بررسی می کنیم:
تفاوت از نظر عملکرد دو سیستم
سیستم اتوماسیون اداری بر مدیریت و بهبود فرآیندهای اداری سازمان تمرکز دارد. این سیستم عموما برای اتوماسیون سازی فعالیت های مربوط به اداره منابع انسانی، مدیریت اسناد و اطلاعات، تقویم بندی و برنامه ریزی وظایف کاری و اداری مورد استفاده قرار می گیرد. از طرفی سیستم ERP برای مدیریت جامع فرآیندها و منابع سازمانی استفاده می شود. این سیستم شامل ماژول های مختلفی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت فروش، بازاریابی و سایر ماژول های مربوط به فعالیت های کلیدی سازمان است. سیستم ERP اطلاعات را به صورت یکپارچه و هماهنگ در سراسر سازمان منتقل می کند.
در نتیجه کاربرد سیستم اتوماسیون اداری در بهبود فرآیندها و فعالیت های اداری سازمان است، در صورتی که سیستم ERP برای مدیریت فرایندها و منابع سازمان به کار گرفته می شود.
تفاوت از نظر مقیاس
سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان های کوچک تر مورد استفاده قرار می گیرند. این سیستم ها برای بهبود فعالیت های اداری و فرآیندهای کوچک در سازمان ها طراحی شده اند. در مقابل، سیستم ERP برای سازمان های بزرگ و پیچیده با فرآیندهای پیچیده و متنوع مناسب است. این سیستم ها قابلیت مدیریت یکپارچه فعالیت های سازمان را دارند و اطلاعات را در سراسر سازمان هماهنگ می کنند.
قابلیت پیکربندی و سفارشی سازی سیستم
سیستم های اتوماسیون اداری عموما از نرم افزارهای آماده استفاده می کنند که در برخی از موارد، قابلیت سفارشی سازی محدودی نیز دارند. اما سیستم های ERP از ماژول های متنوعی تشکیل شده اند که قابلیت سفارشی سازی و پیکربندی دارند. این سیستم ها برای توسعه دادن به کسب و کارها مناسبند؛ چرا که با بزرگتر شدن سازمان، امکان ارتقای سیستم ERP نیز وجود دارد.
به طور کلی می توانیم سیستم های اتوماسیون اداری را زیر مجموعه ای از سیستم های ERP بدانیم. سازمان ها می توانند برای پیگیری مکاتبات یا مدیریت فعالیت های اداری شان از یک نرم افزار اتوماسیون سازی استفاده کنند. همچنین این امکان وجود دارد که با تهیه یک ماژول، فرایند اداری را نیز در سیستم ERP داشته باشند.
بسیاری از ERP های موفق ایرانی از جمله نرم افزار ERP وب حساب، از بانک اطلاعات یکسانی برای تعریف کاربران، تعیین دسترسی ها، انتقال فایل ها و اطلاع رسانی های درون سازمان بهره می گیرند. یکپارچگی سیستم های مختلف و امکان تهیه گزارشات مختلف باعث شده تا شما سیستم اتوماسیون اداری را در همان سیستم ERP داشته باشید.