سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

فرآیندهای کسب و کار به مجموعه اقداماتی گفته می شود که یک سازمان یا کسب و کار را به اهداف مشخصی می رساند. برای اینکه سازمانی به اهدافش برسد از ابزار و راه حل های مختلفی استفاده می کند که یکی از مهم ترین ابزارها سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS است.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان ها کمک می کند تا فرایندهای کاری شان را طراحی و اجرا کنند و در صورت نیاز این فرایندها را بهینه سازی نمایند. اگر برای شما هم جالب است که BPMS دقیقا به چه صورت در سازمان ها به کار گرفته می شود، در ادامه مطلب همراه ما باشید.

تعریف سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management System) یک نرم افزار یا سامانه مبتنی بر وب است که برای طراحی، اجرا، مدیریت و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار استفاده می شود. BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرایندهایشان را بهبود بدهند، زمان و هزینه را کمتر کنند و کیفیت خدماتشان را بالاتر ببرند.
با BPMS فرایندهای کاری به صورت گرافیکی طراحی می شوند، قواعد مربوط به فرایندها تعریف شده و سپس در سیستم BPMS پیاده سازی و اجرا می گردند. سیستم BPMS امکان همکاری و هماهنگی بین افراد و بخش های مختلف سازمان را فراهم کرده و به صورت خودکار و پیوسته اطلاعات را بین مراحل مختلف فرایندها منتقل می کند.
BPMS قابلیت اتصال به سیستم های دیگر مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP) را دارد. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در بسیاری از صنایع و سازمان ها از جمله بانکداری و مالی، بیمه، بهداشت و درمان، خدمات مشتریان، حمل و نقل و صنایع تولیدی استفاده می شود.

برای مدیریت کسب و کار با سیستم BPMS باید 5 گام را طی کنید:

• طراحی اصول و قواعد کار
• مدلسازی و بازنمایی فرایندها
• اجرا و تست گرفتن از فرایندهای طراحی شده
• نظارت بر اجرا با استفاده از شاخص های KPI
• بهینه سازی و بهبود فرایندها

BPMS چگونه به بهبود فرآیندهای سازمان کمک می کند؟

BPMS قابلیت هایی ارائه می دهد که با آن سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود دهند، ضعف ها را شناسایی کنند، زمان و هزینه ها را کاهش دهند، کیفیت خدمات را افزایش دهند و کارایی سازمان را بهبود بدهند. این قابلیت ها عبارتند از:

امکان طراحی و مدل سازی فرآیندها:

BPMS امکان مدل سازی گرافیکی فرآیندها را فراهم می کند. این قابلیت به کاربران امکان می دهد تا فرایندهای کسب و کار را به صورت گرافیکی و بصری طراحی کنند. این طراحی شامل تعریف مراحل فرایند، اتصال بین مراحل و تعیین شرایط و قوانین مربوطه است.
با استفاده از این قابلیت، مدیران و تیم ها می توانند فرآیندها را به دقت توصیف کرده و نمایش دهند. فرآیندهای مدل سازی شده به عنوان یک نقطه شروع برای تحلیل و بهبود فرآیندها استفاده می شوند.

نقش BPMS در تحلیل عملکرد فرآیندها:

BPMS قابلیت نظارت و پیگیری عملکرد فرآیندها را فراهم می کند. با جمع آوری داده های مربوط به اجرای فرآیندها و تجزیه و تحلیل آن ها، مدیران می توانند نقاط ضعف، تاخیرها، انحرافات و مشکلات دیگر را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند.

امکان همکاری و هماهنگی تیم ها:

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به کاربران امکان می دهد تا در جریان فرایندها با سایر کارمندان همکاری کنند و اطلاعات را به صورت خودکار بین بخش های مختلف سازمان جابجا نمایند. این قابلیت به بهبود کارایی و افزایش تعاملات داخل سازمان کمک می کند.

امکان خودکارسازی فرآیندها:

BPMS قابلیت اجرای خودکار فرآیندها را دارد. با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده در سیستم، فرآیندها به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت افراد اجرا می شوند. این خودکارسازی باعث کاهش خطاها و کاهش زمان اجرا می شود و به بهبود کارایی و کاهش هزینه ها کمک می کند.

امکان ارائه گزارش و آمارهای تحلیلی:

BPMS قابلیت تولید گزارش و آمارهای تحلیلی از عملکرد فرآیندها را دارد. این گزارش ها به مدیران کمک می کنند تا ارزیابی دقیقی از عملکرد فعلی فرآیندها بدست بیاورند و نقاط ضعف و بهبودپذیری را شناسایی کنند. تیم ها با استفاده از این اطلاعات می توانند تصمیمات خوبی برای بهینه سازی و بهبود فرایند بگیرند.

نظارت و کنترل:

BPMS به سازمان ها امکان می دهد فرایندها را نظارت کرده و کنترل کنند. با استفاده از ابزارهای نظارتی، سازمان می تواند جریان کار را پیگیری کند، کارکردها و زمانبندی ها را مدیریت کند و در صورت نیاز تغییراتی را اعمال کند.

اتصال سیستم ها و اطلاعات:

BPMS قابلیت اتصال به سیستم های دیگر را دارد. این اتصالات به سازمان ها امکان می دهد اطلاعات را بین سیستم ها به اشتراک بگذارند و هماهنگی بین فرایندها و سیستم ها را بهبود ببخشند. برای مثالBPMS می تواند با سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP) هماهنگ شود و اطلاعات را به صورت خودکار و بدون نیاز به ورود دستی مجدد داده ها به فرایندها منتقل کند.

گزارش گیری و تجزیه و تحلیل:

BPMS ابزارهای گزارش گیری و تجزیه و تحلیل را فراهم می کند که به سازمان ها کمک می کند عملکرد فرایندها را ارزیابی کنند. با تحلیل داده های مربوط به فرایندها، سازمان می تواند نقاط ضعف را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کند.

بهبود تجربه کاربر:

با استفاده از BPMS سازمان ها فرایندهای کاری شان را بهبود می دهند. این موضوع باعث افزایش کارایی و کیفیت عملکرد، کاهش خطاهای فنی و انسانی و در نتیجه افزایش رضایت مشتری می شود.

افزایش رضایت کارمندان:

با استفاده از BPMS فرایندها به صورت دقیق و شفاف توصیف می شوند. این موضوع باعث می شود فرایندها برای اعضای تیم قابل فهم باشند. از طرف دیگر در BPMS امکان دسترسی به اطلاعات و جریان کار فرایندها برای اعضای مختلف سازمان در هر زمانی فراهم است.
BPMS تعامل اعضای سازمان را بهبود می بخشد. با استفاده از سیستم های همکاری و ارتباطی BPMS، اعضای سازمان می توانند به صورت هماهنگ در فرایندها مشارکت کنند، نظرات خود را ارائه دهند و در بهبود فرایندها بهترین راهکارها را پیدا کنند.

اتصال BPMS به CRM و ERP چه کاربردی دارد؟

برخی سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار قابلیت اتصال به سیستم های دیگر مانند CRM و ERP را دارند. اتصال BPMS و CRM به سازمان ها کمک می کند تا فرایندهای کسب و کار شان را بیشتر اتوماسیون کنند و اطلاعات را بین این دو سیستم به اشتراک بگذارند. انتقال داده بین دو سیستم، امکان هماهنگ کردن فرایندها، بروزرسانی کردن اطلاعات در هر دو سیستم و… از مزایای اتصال CRM و BPMS است. استفاده ترکیبی از این سیستم ها به سازمان ها کمک می کند تا کارایی شان را بالاتر ببرند و تجربه مشتری را بهبود ببخشند.

با اتصال BPMS به سیستم ERP می توانید اطلاعات مربوط به فرایندها، سفارشات، موجودی، حسابداری و سایر عملیات کسب و کار را به صورت خودکار بین دو سیستم هماهنگ کنید. این امکان به سازمان ها کمک می کند تا بین فرایندها و سیستم ها یکپارچگی و هماهنگی داشته باشند و از ذخیره تکراری داده ها جلوگیری کنند. از اتصال BPMS به سیستم ERP می توانید برای بهینه سازی فرایندها، کاهش خطاها و افزایش بهره وری کسب و کار استفاده کنید.

اتصال سیستم BPMS و ERP به صورت عمومی به تنظیمات و توانایی های خاص هر سیستم بستگی دارد. اما در اکثر موارد، اتصال بین این دو سیستم با استفاده از روش هایی مثل وب سرویس ها (Web Services)، رابط های برنامه نویسی (API)، استانداردهای اشتراک داده ها و سایر روش ها امکان پذیر است.

در خرید BPMS به دنبال چه معیارهایی باشیم؟

در خرید نرم افزار بی پی ام اس خوب دقت کنید که نرم افزار مورد نظرتان قابلیت های زیر را داشته باشد:

• ابزار طراحی فرایند بصری: به کاربر کمک می کند تا فرایندهای سیستم را به صورت بصری و گرافیکی طراحی کند.
• طراحی کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop): آسان بودن طراحی فرم ها پیچیدگی را برای کاربر کاهش می دهد.
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش: نرم افزار بی پی ام اسی مناسب است که اسناد با اهمیت را بر اساس سطح دسترسی کاربران نمایش بدهد. به این ترتیب فرم ها و اسناد با اهمیت فقط در اختیار کاربران خاص قرار می گیرد.
• پشتیبانی موبایل: ارائه نسخه موبایل امروزه به یک نیاز مهم برای کاربران تبدیل شده است. نرم افزار موبایل این امکان را به کاربران می دهد که در هر موقعیتی از نرم افزار استفاده کنند.