سیستم های MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) و ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) هر دو داده های مربوط به کسب و کارها را مدیریت می کنند. این دو سیستم به مدیران سازمان ها کمک می کنند تا در رابطه با داده های سازمان تصمیم گیری کنند. عده زیادی MIS و ERP را یک سیستم واحد می دانند، در صورتی که این دو سیستم مجزا از یکدیگر هستند. در این مطلب به معرفی سیستم های MIS و ERP می پردازیم. همچنین تفاوت ERP با MIS را توضیح می دهیم.
MIS (سیستم مدیریت اطلاعات) چیست؟
سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) پایگاه داده ای است که برای ذخیره سازی اطلاعات مربوط به بخش های مختلف سازمان استفاده می شود. اطلاعات جمع آوری شده قابلیت ذخیره، کنترل، پردازش و توزیع شدن دارند. اطلاعات سیستم MIS در فرآیندهای تصمیم گیری و مدیریتی سازمان ها کاربرد دارند. از داده های MIS برای مدیریت فرآیندها، ارزیابی عملکرد سازمان، تجزیه و تحلیل و ریشه یابی مشکلات، تصمیم گیری مبتنی بر داده و گزارش گیری استفاده می کنند.
MIS داده های سازمان را جمع آوری و پردازش می کند و در فواصل زمانی مشخص گزارش هایی ارائه می دهد. این سیستم در تمامی بخش های سازمان ها از جمله مالی، منابع انسانی، تولید، بازاریابی و فروش مورد استفاده قرار می گیرد.
اهداف اصلی سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) عبارتند از:
- جمع آوری داده ها: سیستم MIS اطلاعات مربوط به سازمان را از منابع مختلفی مثل پایگاه های داده، فایل ها و سایر سیستم ها جمع آوری می کند. این اطلاعات ممکن است شامل داده ها، گزارشات، اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان و سایر اطلاعات مرتبط با عملکرد سازمان باشد.
- پردازش داده ها: MIS داده ها را با استفاده از الگوریتم ها و متدهای مختلف پردازش می کند تا اطلاعات مفید را استخراج و تحلیل کند.
- ذخیره سازی داده ها: اطلاعاتی که توسط MIS پردازش شده اند، در پایگاه های داده مرتبط ذخیره می شوند تا در آینده قابل دسترس باشند.
- توزیع اطلاعات: MIS اطلاعات مورد نیاز را به کاربران واجد شرایط در سازمان (از جمله مدیران و تصمیم گیرندگان) توزیع می کند تا در فرآیندهای تصمیم گیری و برنامه ریزی به آنها کمک کند. اطلاعات و گزارشات دقیق و زمان بندی شده که توسط MIS ارائه می شوند، امکان تحلیل و پیش بینی صحیح را برای تصمیم گیری های استراتژیک و عملیاتی فراهم می کنند.
به طور کلی MIS با فراهم کردن اطلاعات جدید و دقیق، گزارش های مفیدی را برای مدیران ارائه می دهد که این اطلاعات به مدیران سازمان ها در تصمیم گیری بهتر و موثرتر کمک می کند. هدف اصلی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات، افزایش درآمد و افزایش سودآوری سازمان ها است.
ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) چیست؟
ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نوعی سیستم مدیریتی است که در سازمان ها برای مدیریت و یکپارچه سازی فرآیندهای کلیدی و منابع مختلف سازمان استفاده می شود. این سیستم برای مدیریت منابع مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین، فروش و بازاریابی، تولید و سایر فعالیت های سازمانی استفاده می شود.
ERP به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای مختلف خود را مدیریت کنند و اطلاعات را به صورت مؤثر و دقیق به اشتراک بگذارند. با استفاده از ERP، سازمان ها می توانند فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود دهند، کارایی را بالاتر ببرند، هزینه ها را کاهش دهند و تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرند.
سیستم ERP شامل بخش های مختلفی از جمله مدیریت منابع انسانی (HRM)، مدیریت مالی و حسابداری (F&A)، مدیریت زنجیره تأمین (SCM)، مدیریت فروش و بازاریابی (S&M) و مدیریت تولید و عملیات (P&O) است. این سیستم ها به صورت اتوماتیک با یکدیگر تعامل داشته و اطلاعات را منتقل می کنند. این موضوع به تصمیم گیری دقیق تر و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می کند.
سیستم ERP در یکپارچه سازی فرآیندها تاثیر بسزایی دارد. یکپارچه سازی فرایندها باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین بخش ها، بهبود جریان کار و کاهش تکرار و تداخل در فرآیندها کمک می شود. سیستم ERP به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای مالی خود را مدیریت کنند؛ این شامل مدیریت حسابداری، مدیریت بودجه، صورت های مالی و گزارش های مالی است. با استفاده از سیستم ERP، سازمان قادر است به صورت دقیق تر و به روزتر اطلاعات مالی اش را ردیابی کند و تصمیمات مالی مؤثرتری بگیرد.
با استفاده از ERP سازمان ها می توانند منابع انسانی شان را مدیریت کنند. این شامل مدیریت پرسنل، استخدام، مدیریت حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و آموزش و توسعه است. البته بعضی سازمان ها ترجیح می دهند برای برخی امور مثل محاسبه حقوق از برنامه های مجزایی از جمله نرم افزارهای حقوق و دستمزد استفاده کنند.
تفاوت ERP با MIS چیست؟
تا این قسمت به تعریف سیستم های MIS و ERP پرداختیم. سیستم های MIS و ERP هر دو در بهبود مدیریت سازمان ها نقش مهمی دارند. این سیستم ها در بهره وری بالاتر، کاهش اشتباهات، گزارش دهی مفید و تصمیم گیری های مهم کارایی دارند. عده زیادی این دو سیستم را یکی می دانند در صورتی که هر یک ویژگی ها و کارکردهای متفاوتی دارند. در ادامه برخی تفاوت های ERP با MIS را بررسی می کنیم.
- MIS معمولا روی فرآیندهای مدیریتی و اطلاعات مربوط به سازمان تمرکز دارد. این سیستم وظیفه جمع آوری، ذخیره، تجزیه، تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری سازمان را دارد. در حالی که ERP به دنبال بهبود فرآیندهای سازمانی است و منابع مختلف سازمان را به صورت یکپارچه پشتیبانی می کند. سیستم ERP شامل مدیریت مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و زنجیره تأمین می باشد.
- MIS فقط بر روی عملیات مدیریتی تمرکز دارد. وظیفه این سیستم مدیریت اطلاعات مالی، بازاریابی، فروش، تولید و دیگر فعالیت های سازمان است. در مقابل ERP علاوه بر عملکردهای مدیریتی، بر فرایندهای سازمان و همچنین تعامل بین این فرایندها تمرکز دارد.
- ERP یک سیستم یکپارچه است که منابع مختلف سازمان را به صورت یکجا و به صورت مرکزی مدیریت می کند؛ این موضوع تداخل اطلاعات را کاهش می دهد. در عوض MIS ممکن است از پایگاه داده ها و ابزارهای مختلفی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات استفاده کند و این ابزارها ممکن است به صورت جداگانه و مستقل عمل کنند.
- MIS به روش های جاری متكی است، در صورتی كه ERP تمايل به طرح ريزی روشهای نوين دارد. در واقع ERP می تواند بر اساس نیازهای خاص هر سازمانی تنظیم شود؛ در حالی که MIS بر پیش بینی الگوهای کسب و کار تمرکز دارد و معمولاً شخصی سازی نمی شود.
- MIS معمولا قابليت تغييرات بنيادی ندارد. اما ERP در جهت انطباق با نيازهای مشتری از انعطاف پذيری بالايی برخوردار است. به عبارت ديگر، می توان گفت كه ERP مشتری محور و MIS محصول محور است.
- از تفاوت های MIS با ERP می توان به این موضوع اشاره کرد که MIS نگاه درون سازمانی دارد. اما، ERP مسائل درون و برون سازمانی را توأم با يكديگر پوشش می دهد.
- یکی دیگر از تفاوت های ERP با MIS هزینه پشتیبانی و نگهداری است. معمولا در سیستم های MIS هزینه نگهداری نسبت به سیستم های ERP بالاتر است.
- ERP بر روی بهبود فرآیندهای سازمانی و یکپارچگی منابع تمرکز دارد، در حالی که MIS بیشتر بر روی جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات مدیریتی برای تصمیم گیری تمرکز دارد.
- سیستم ERP بر مبـنای پاسـخگویـی سریـع به مشـتری پیـاده سـازی شده است. در صورتی که سیستم MIS رویـه های کنـدتری در پاسـخ گـویی بـه مشـتری دارد.
