برای مدیریت بهتر انبار و ارتباط راحت تر کارکنان با یکدیگر، اصطلاحات انبارداری تعریف شده اند. در واقع اصطلاحات انبار، زبان مشترک کارکنان برای کار کردن در انبار می باشد. بعضی اصطلاحات انبار جنبه عمومی دارند اما برخی از آنها کاملا تخصصی هستند.
در این مطلب سعی داریم تمام اصطلاحاتی که برای کار با واحد انبارداری لازم هستند را معرفی کنیم.
چرا باید اصطلاحات رایج در انبارداری را بدانیم؟
اکثر کارخانه ها، کارگاه ها، فروشگاه ها و مشاغلی که کالا یا مواد اولیه نگه داری می کنند، مکانی به عنوان انبار در نظر می گیرند. انبارها محل فیزیکی هستند که برای نگهداری کالا یا مواد اولیه به کار گرفته می شوند. بخش مهمی از سرمایه شرکت در انبار نگهداری می شود؛ بنابراین این بخش همیشه باید مورد توجه قرار بگیرد.
بیش تر کارهایی که در انبار انجام می شود یا ابزارهایی که به کار گرفته می شوند، اسم مشخصی دارند و مدیران انبار و انبارداران با این اصطلاحات آشنا هستند. این اصطلاحات شامل اصطلاحات عمومی و اختصاصی انبارداری می باشند.
از طرفی بخش انبارداری معمولا با تمام واحدهای شرکت از بازرگانی تا بخش تعمیرات، تولید، فروش و… در ارتباط است. کارمندان این واحدها معمولا با اصطلاحات عمومی انبار آشنا هستند و از این طریق داده های مربوط به انبار را در سیستم خودشان به کار می گیرند. دانستن اصطلاحات انبار نه تنها به شما کمک می کند تا با کارکنان انبار ارتباط موثرتری برقرار کنید، بلکه ارتباط شما با دیگر همکارانتان در کل زنجیره تأمین را بهبود می دهد.
لیست اصطلاحات انبار
اصطلاحات مورد استفاده در انبارداری را می توان در دو گروه اصطلاحات عمومی و اصطلاحات تخصصی دسته بندی کرد. با توجه به نوع انبار شما، ممکن است برخی از این اصطلاحات قابل استفاده نباشند. با این وجود سعی کرده ایم لیست جامعی از کلمات مورد استفاده در انبارداری و انبارگردانی ارائه دهیم. این لیست شامل اصطلاحات مورد استفاده در ترخیص، تحویل، چیدمان، گمرک و حسابداری است.
اصطلاحات عمومی انبارداری
- انبار (Warehouse): انبار محلی برای نگه داری و طبقه بندی انواع کالاها یا مواد اولیه است. انبارها انواع مختلفی دارند. بسته به کالاهایی که شما ذخیره می کنید، نوع انبار مورد نیازتان مشخص می شود. مهم ترین انبارهای مورد استفاده شامل انبار پوشیده (انبار دارای سقف و دیوار)، انبار سرپوشیده (دارای سقف و چهار طرف باز) و انبار باز (محوطه) می باشند.
- انباردار (Stock man): به فردی که مسئولیت نگهداری از انبار را برعهده دارد انباردار می گویند. از وظایف انباردار می توان به دریافت کالاها، صادر کردن قبض هنگام تحویل کالا، صادر کردن گزارش ها و فرم های برگشت کالا، ثبت تمام اطلاعات محصولات ورودی و خروجی از انبار و… اشاره کرد.
- مدیریت انبار (Warehouse Management): مدیریت انبار شامل نظارت، کنترل موجودی انبار و مدیریت تمام فرآیندها و فعالیت های انبار می باشد. فرایندهای اصلی انبار رسید، چیدمان انبار، انباشت و خروج هستند. مدیریت انبار فرآیند خاصی دارد که انباردار باید برای آن آموزش دیده باشد.
- موجودی (Inventory): موجودی انبار، دارایی های انبار هستند.موجودی می تواند به صورت مواد اولیه یا کالا باشد. مواد اولیه ها برای ساخت یک کالا خریداری می شوند و کالاها برای فروش در انبار نگهداری می شوند. علاوه بر این موجودی انبار ممکن است کالای در حال ساخت و یا موجودی امانی باشد.
- کارت موجودی کالا: برای اینکه موجودی کالا هیچ وقت تمام نشود، موجودی کالا را در بالای کاردکس ثبت می کنند. با این کار مسئولان قبل از تمام شدن موجودی، آن را مجددا خریداری می کنند.
- حد تجدید سفارش (Order refresh limit): با توجه به میزان نیاز شرکت به هر کالا، برای کالاها حد مجازی در نظر گرفته می شود. وقتی موجودی به این حد نزدیک شد، زمان شارژ مجدد کالا فرا می رسد.
- اقلام با مصرف کم (Slow moving items): اقلامی که نرخ ورود و خروج پایینی دارند در دسته اقلام با مصرف کم قرار می گیرند.
- اقلام با مصرف بالا (Fast moving items): اقلامی که نرخ ورود و خروج بالایی دارند در دسته اقلام با مصرف بالا قرار می گیرند.
- برچسب (Tag): برای تشخیص دقیق کالاها در انبار،بر روی آن ها برچسبی زده می شود که به آن تگ می گویند. در تگ کالا اطلاعات مهم کالا مثل نوع، تعداد، زمان حمل و نقل و… درج می شود.
- کاردکس (Cardex): کاردکس کارتی است که اطلاعات کالاهای انبار مثل زمان ورود،زمان خروج، موجودی محصولات و… در آن درج شده است.
- قفسه بندی (Made goods): به چیدمان صحیح و مرتب کالاها در قفسه های انبار، قفسه بندی کالا می گویند. با قفسه بندی، دسترسی به کالاها راحت تر شده و در زمان صرفه جویی می شود. قفسه بندی کالاها بر اساس نوع کالا و نوع انبار متفاوت است.
- کارت قفسه کالا: کارت قفسه یا کارت شناسایی کالا، در کنار قفسه هر یک از کالاها نصب می شود. اطلاعات مربوط به کالاهای قفسه بر روی کارت درج شده است.
- کد گذاری (Coding): جهت دسترسی سریع و راحت به کالاها، از کدگذاری استفاده می شود. این کار باعث صرفه جویی در زمان یافتن محصولات می شود. کدگذاری با استفاده از حروف و اعداد انجام شده و کدها بر روی کالاها یا قفسه ها درج می شوند.
- حواله انبار (Warehouse remittance): هنگام تحویل کالا از انبار، حواله ای توسط انباردار صادر می شود. حواله ها انواع مختلفی دارند که معروف ترین آن ها حواله جابجایی بین انبار، حواله برگشت از خرید و حواله امانی هستند.
- ابزار اندازه گیری (Measuring tool): ابزارهای اندازه گیری برای اندازه گیری اقلام مختلف در انبار استفاده می شوند. این ابزارها شامل متر، ترازو، باسکول و… می باشند.
- مواد اولیه (Raw material): مواد خامی که برای ساخت یک کالا استفاده می شوند، مواد اولیه نامیده می شوند.
- کالای نیمه ساخته (Semi-finished goods): اگر کالای ذخیره شده در انبار هنوز تکمیل نشده باشد، به آن کالای نیمه ساخته می گویند.
- کالای ساخته شده (finished goods): به کالاهایی که مراحل ساخت آن ها تکمیل شده و آماده عرضه هستند کالای ساخته شده می گویند.
- لوازم مصرفی: به لوازمی مثل میخ، چسب، سوزن، منگنه و … که در تولید محصول به کار می روند لوازم مصرفی می گویند.
- انبار گردانی (Stock Taking): به فرایند شمارش و اندازه گیری کالاهای موجود در انبار، انبارگردانی می گویند. انبارگردانی در یک دوره زمانی مشخص انجام می شود و هدف از آن کشف مغایرت موجودی واقعی کالاها با موجودی ثبت شده در سیستم است.
- رسید کالا (Receive): وقتی کالایی وارد انبار می شود، ابتدا توسط ایستگاه ورودی بازرسی شده و سند رسید برای کالا صادر می شود. بعد از آن، کالا به موجودی انبار اضافه می شود.
- انباشت (Storage): وقتی کالاها وارد انبار می شوند، بعد از ثبت ورود در قفسه های مناسب ذخیره سازی می شود. به این فرایند انباشت می گویند.
اصطلاحات تخصصی انبار
- حد تجدید سفارش (Order refresh limit): برای اینکه موجودی هیچ کالایی در انبار به صفر نرسد، حداقل و حداکثر تعداد هر کالا در انبار مشخص می شود. با تعیین حد تجدید سفارش، موجودی کالا در انبار هیچ وقت به صفر نمی سد. تعیین حداقل موجودی کالا به عواملی مثل حداکثر میزان مصرف روزانه و مدت زمان تحویل کالا بستگی دارد.
- کسری و اضافات انبار (Warehouse deficitsc and surpluses): در سیستم انبار، موجودی هر کالایی ثبت می شود. اگر موجودی کالایی کمتر از تعداد ثبت شده در سیستم باشد، به آن کسری انبار می گویند. همچنین اگر موجودی، بیش تر از مقدار ثبت شده باشد به آن اضافات انبار گفته می شود.
- فلوچارت انبارداری (Warehousing flowchart): فلوچارت انبارداری یکی از اصطلاحات انبارداری بوده و نموداری است که طرز کار سیستم انبارداری را نشان می دهد. در فلوچارت، روند کاری سیستم مشخص می شود. برای این کار از نمادها و اتصال خطوط استفاده می شود. در فلوچارت از نمادهای دایره،بیضی، پیکان، مستطیل، مثلث و لوزی استفاده می شود. با فلوچارت، اعضای انبارداری فرایند کاری و ارتباط بین افراد را می فهمند.
- ابزار حمل و نقل: کالاهای انبار با استفاده از ماشین آلات جابجا می شوند. لیفتراک، جرثقیل، فورک های حمل و نقل و پالت ها، رایج ترین ابزارهای حمل و نقل کالاهای انبار هستند.
- تجهیزات دفتر انبارداری: دفتر انباداری تجهیزاتی دارد که برای ثبت اطلاعات کالاها به کار گرفته می شوند. از تجهیزات دفتر انبارداری می توان به دفتر ثبت کالا، اسناد انبارداری، نرم افزار انبارداری و کاردکس اشاره کرد.
- سیستم مدیریت انبار (warehouse management system): WMS یا سیستم مدیریت انبار، نرم افزاری است که عملیات مختلف انبار مثل دریافت، چیدمان، انباشت، خروج، حمل و نقل و موجودی را کنترل می کند.
- حداکثر موجودی مواد (Maximum material inventory): طبق قوانین انبارداری، موجودی هر کالایی نباید از عدد خاصی بیش تر باشد. بالا بودن موجودی کالاها می تواند باعث خسارت به سازمان ها شود. کاهش کیفیت کالا، فاسد شدن، راکد ماندن سرمایه و فصلی بودن کالا از عوامل تعیین حداکثر موجودی کالا می باشند.
- حداقل موجودی کالا (Minimum material inventory): در انبارها برای کالاهای مختلف حداقل موجودی مشخص می کنند و در هر شرایطی موجودی یک کالا نباید از حداقل موجودی مشخص شده اش کمتر باشد. بسته به اهمیت هر کالا و میزان نیاز روزانه آن، حداقل موجودی متفاوت خواهد بود.
- با صرفه ترین مقدار سفارش کالا: بیش تر شرکت، سفارشات خود را در حجم های بالا ثبت می کنند. هرچقدر تعداد سفارش شرکت بیش تر باشد، تخفیفات بیش تری شامل حال خریدار می شود. شرکت ها برای کاهش هزینه های سالانه، حجم سفارششان را افزایش می دهند. به میزان منطقی خرید کالا جهت برخورداری از تخفیفات، با صرفه ترین مقدار سفارش کالا می گویند.
- دفعات گردش موجودی مواد یا کالا: در شرکت ها، هر ماده اولیه ای در یک دوره زمانی مشخص، چندین بار خریداری می شود که به آن دفعات گردش موجودی مواد می گویند. برای محاسبه میزان مواد مصرفی باید به حواله های انبار یا گزارش مقدار مصرف مواد مراجعه کرد. این اطلاعات در حسابداری شرکت ثبت شده اند.
- دوره گردش موجودی مواد: از زمانی که کالا خریداری می شود، تا زمانی که در انبار نگهداری شده و وارد چرخه تولید می شود، دوره گردش موجودی مواد نام دارد. در کارخانه های تولید مواد غذایی، دوره گردش موجودی مواد معمولا کوتاه است.
- بارکد (Barcode): بارکد تکنولوژی برای انتقال الکترونیکی داده از طریق امواج نورى علامت گذاری شده است. در بارکد یک بعدی از مجموعه ای از میله ها با عرض های متغیر و فضاهای خالی برای شناسایی محصولات استفاده می شود. برای شناسایی بارکد از دستگاه بارکدخوان استفاده می شود.
- فایفو (FIFO): فایفو یکی از اصطلاحات انبارداری بوده و مخفف عبارت (First In First Out) می باشد. بر اساس سیستم فایفو، اولین کالایی که وارد انبار شده است باید اولین کالایی باشد که از آن خارج می شود. انبارهای مواد غذایی معمولاً از این استراتژی استفاده می کنند.
- SKU (Stock-keeping unit): اس کی یو یک بارکد یا شماره شناسایی منحصر به فرد است که به محصولات اختصاص داده شده است. SKUها معمولاً قابل اسکن هستند و شامل حروف و اعداد می باشند.
- فرم انبارداری: یکی از اصطلاحات مهم انبارداری، فرم انبارداری است. فرم های انبارداری جهت نظارت بر فرایندهایی مثل جابه جایی، چیدمان و حمل و نقل در انبار استفاده می شوند. فرم های انبارداری به سه دسته درخواست، رسید و حواله تقسیم می شوند.
- فرم درخواست: فرم درخواست به دو دسته “فرم درخواست کالا از انبار” و “فرم درخواست خرید کالا” تقسیم می شود. فرم درخواست کالا فرمی است که تعداد اجناس مورد نیاز در آن اعلام شده و بعد از امضا توسط شخص درخواست کننده، به انبار داده می شود. فرم درخواست خرید کالا فرمی است که توسط انبارداری صادر می شود و برای تهیه کالای مورد نیاز صادر می شود.
- فرم حواله: فرم های حواله به چهار دسته حواله انبار، حواله جابجایی بین انبار، حواله برگشت از خرید و حواله امانی تقسیم می شوند.
- حواله انبار: این فرم توسط واحد انبار تکمیل شده و بعد از تحویل کالا به واحد درخواست کننده، مورد استفاده قرار می گیرد.
- حواله جابجایی بین انبار: این فرم توسط واحد انبار که ارسال کننده کالا است تکمیل شده و مشابه رسید جابجایی است.
- حواله برگشت از خرید: فرمی که به فروشنده عودت و پس از رسید انبار استفاده می شود.
- حواله امانی: حواله امانی توسط شرکت امانت دهنده کالا تکمیل می شود و جهت انتقال امانی کالا استفاده می شود.
- فرم رسید ها: فرم رسیدها شش نوع دارد. رسید انبار موقت، رسید انبار دائم، رسید جا بجایی بین انبار، فرم رسید برگشت، فرم رسید امانی و رسید مصرف مستقیم انواع فرم های رسید می باشند.
- رسید انبار موقت: وقتی کالایی به انباردار تحویل داده می شود نیاز به تایید تحویل دارد. فرم رسید موقت انبار کمک می کند تا کالا تا زمان تعیین تکلیف نهایی و ثبت در انبار، به صورت موقت در انبار نگهداری شود.
- رسید انبار دائم: وقتی کالایی وارد انبار می شود مسئول انبار فرم رسید انبار دائم را ثبت کرده و بعد از امضا به واحد تدارکات تحویل می دهد.
- رسید جا به جایی کالا بین انبار: وقتی کالاها بین انبارهای یک شرکت مشخص یا نمایندگی های آن شرکت جابجا می شوند از این فرم استفاده می شود.
- فرم رسید برگشت: اگر کالایی به شرکت ارسال شده و بخشی از آن به انبار برگشت داده شود، از رسید برگشت کالا به انبار استفاده می شود.
- فرم رسید امانی: اگر کالایی را از یک شرکت دیگر امانت بگیریم و پس از تهیه کالا آن را به شرکت قرض دهنده عودت دهیم از فرم رسید امانی استفاده می شود.
- رسید مصرف مستقیم: وقتی کالایی به صورت فوری نیاز است و بدون ورود به انبار مورد مصرف قرار می گیرد از رسید مصرف مستقیم استفاده می شود.
