یکی از مهم ترین و زمانبرترین فعالیت هایی که در انبار شرکت ها انجام می شود، عملیات انبارگردانی است. انبارگردانی شرکت ها فرایندی است که در آن موجودی انبار به صورت دقیق شمارش می شود. شرکت های کالامحور برای کنترل موجودی انبار؛ حداقل یک بار در سال فرایند انبارگردانی را انجام می دهند.
در این مطلب نگاه عمیق تری به اهداف انبارگردانی شرکت ها خواهیم داشت. همچنین انواع روش های انبارگردانی و مراحل انجام این فرایند را بررسی می کنیم.
انبارگردانی چیست؟
موجودی انبار هر شرکت، دارایی تجاری آن شرکت محسوب می شود؛ بنابراین واحد حسابداری باید آمار دقیقی از موجودی انبار داشته باشد. فرایند انبارگردانی شرکت ها شامل کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و حسابداری می باشد. معمولا شرکت ها یک یا چند بار در طول سال فرایند انبارگردانی را انجام می دهند تا از موجودی انبار، کمیت و کیفیت کالاها مطلع شوند.
در انبارگردانی شرکت، مسئولان مربوطه میزان موجودی هر کالا و مکان دقیق آن را مشخص می کنند تا اطلاعات دقیق از دارایی در ترازنامه ثبت شود. همچنین مشکلاتی مثل محصولات آسیب دیده، محصولات منقضی شده، سفارش های گمشده، کنترل ضعیف یا سرقت را بررسی می نمایند.
تیم انبارگردانی متشکل از سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروه های شمارشگر می باشد.
- سرپرست انبارگردانی: تعیین دستورالعمل های انبارداری، مدیریت عملیات انبارگردانی، کنترل و تایید نحوه چیدن کالاها، تفکیک شدن موجودی کالای امانی، موجودی های اسقاط، برچسب های نصب شده و کالاهای منقضی شده برعهده سرپرست انبارگردانی است.
- کنترل کننده: نظارت بر روند انبارگردانی، نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش توسط گروه های شمارش، کنترل ورود و خروج کالاها، پاسخگویی به مسائل و مشکلات گروه های شمارش، گزارش مشکلات پیش آمده به سرپرست، جمع آوری برگه های شمارش در هر مرحله و تحویل آن به سرپرست انبارداری بر عهده واحد کنترل انبارگردانی است.
- انباردار: انباردار شرکت به دلیل آشنا بودن با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها باید در انبارگردانی حضور داشته باشد.
- گروه شمارشگر: گروه های شمارشگر اغلب دو نفره هستند. یکی از افراد مسئول شمارش بوده و دیگری مسئول ثبت اطلاعات است. گروه شمارشکر باید اقلام موجود در انبار را به دقت بشمارند و اطلاعات دقیق را در تگ های شمارش ثبت کنند.
انبارگردانی چه مزایایی برای شرکت ها دارد؟
انبار هر شرکتی یکی از بخش های مهم آن شرکت است و انبارگردانی یک فرایند مهم برای شرکت ها می باشد. در ادامه مهم ترین مزیت های انبارگردانی را بررسی می کنیم.
- انبارگردانی در پایان سالی مالی شرکت باعث می شود تا اطلاعات دقیق در صورت های مالی ثبت شوند.
- عملکرد واحد حسابداری و انبار سنجیده شده و خطای انسانی رفع می شود.
- موجودی غیرقابل مصرف، منقضی شده یا کالای خراب از انبار خارج می شود.
- با انبارگردانی، گزارشی از موجودی دقیق کالا، میزان تولید و میزان مصرف هر کالا تهیه می شود.
- از تجمع بیش از حد کالا جلوگیری شده و کالاهایی که تاریخ انقضایشان نزدیک است، در زمان مناسب به فروش می رسند.
- نظم فیزیکی انبار سنجیده و در صورت نیاز انبار مرتب سازی می شود.
- انبارگردانی منظم و صحیح به شرکت ها کمک می کند تا کارایی عملیات انبارداری را افزایش دهند.
- انبارگردانی به مدیران اطلاعات مفیدی درباره موجودی کالاها و نیازهای بازار می دهد. این اطلاعات کمک می کند تا شرکت ها برنامه ریزی تولید خود را بهینه کنند.
- انبارگردانی منظم به شرکت ها اطلاعاتی درباره الگوها و روند مصرف مواد اولیه می دهد. این باعث می شود تا شرکت بتواند نیازهای بازار را تشخیص داده و تولیداتش را بهینه کند.
- با انبارگردانی، از جمع شدن بیش از حد کالا در انبار جلوگیری شده و ضرر ناشی از خرابی کالاها کاهش پیدا می کند.
- انبارگردانی باعث می شود تا نظم درستی به کالاها داده شود. برای مثال کالاهای پرفروش در قفسه های ورودی انبار ذخیره می شوند.
انواع انبارگردانی شرکت ها کدامند؟
مدیران شرکت بسته به اندازه شرکت و سیاست های مدیریتی شان، تعداد انبارگردانی های سالانه را مشخص می کنند. طبق استاندارد، شرکت های تولیدی یا شرکت های دارای انبار، باید حداقل یک بار انبارگردانی انجام دهند. ممکن است برای مدیریت فروشگاه های زنجیره ای یا شرکت های بزرگ، نیاز به این باشد که انبارگردانی های بیش تری در طول سال انجام شود.
انواع انبارگردانی شرکت ها شامل موارد زیر است:
- انبارگردانی سالانه: این نوع انبارگردانی یک بار در سال انجام می شود. در پایان سال مالی شرکت، باید موجودی انبار به سال بعد منتقل شود، به همین دلیل باید موجودی شمارش شود. از اعدادی که در انبارگردانی به دست می آید در تدوین ترازنامه و حساب های سال مالی استفاده می شود.
- انبارگردانی میان دوره ای: انبارگردانی میان دوره ای در بازه های زمانی کوتاه تری نسبت به انبارگردانی سالانه انجام می شود. این روش تا حد زیادی به دقیق تر شدن انبارگردانی پایان سال کمک می کند. انبارگردانی میان دوره ای در بازه های زمانی شش ماهه و سه ماهه قابل انجام است.
- انبارگردانی تصادفی: انبارگردانی رندوم در بازه های زمانی کوتاه انجام می شود. هدف از این نوع انبارگردانی اطمینان از صحت موجودی ثبت شده در انبار و احتمال سوء استفاده و سرقت از انبار می باشد. در این روش تعدادی از کالاها به صورت تصادفی شمارش می شوند.
- انبارگردانی مستمر: در روش انبارگردانی مستمر، هر هفته قسمت مشخصی از انبار مشخص شده و همان قسمت شمارش می شود. این کار باعث می شود در طول سال بدون نیاز به بستن انبار، تمام موجودی انبار بررسی و به روز شوند. در مواردی که کالاهای انبار ارزش مالی بالایی داشته باشند، این نوع انبارگردانی انجام می شود.
- انبارگردانی ناگهانی: گاهی نیاز می شود که به یک دلیل خاص، انبارگردانی کلی یا جزئی انجام شود. برای مثال وقتی قرار است انباردار شرکت تغییر کند؛ برای تحویل انبار به انباردار جدید نیاز به انبارگردانی داریم. تغییر در رویه تولید یا هر تغییری در مدیریت یا تولید کالاها می تواند دلیل یک انباگردانی ناگهانی باشد.
مراحل انبارگردانی شرکت کدامند؟
- درباره تاریخ و زمان شروع انبارگردانی تصمیم گیری کنید.
- در صورتی که انبارگردانی سالانه انجام می دهید، تمام خرید و فروش های خود را در روزهای انبارگردانی متوقف کنید. در غیر این صورت، آمار به دست آمده با اعداد و ارقامی که از فرایند انبارگردانی به دست می آورید، مطابقت نخواهد داشت.
- نقش تمام افرادی که در فرایند انبارگردانی شرکت دارند را مشخص کرده و وظایف هر یک از افراد را تعیین کنید.
- ابزار لازم از جمله فرم ها، ابزار شمارشی، تگ ها و… را آماده کنید.
- شماره آخرین رسید و حواله انبار یادداشت شود.
- اعضای گروه انبارگردانی کار خود را شروع کنند.
- کالاهای امانی، کالاهای ضایعاتی و کالاهای آسیب دیده تفکیک شوند.
- کالاهای راکد شناسایی و تفکیک شوند.
- واحد کنترل بر عمل شمارش نظارت داشته و مغایرت ها را بررسی کند.
- در صورت مغایرت در شمارش اولیه، شمارش دوم انجام شود.
- بعد از جدا کردن کالاهای تفکیک شده، از سایر محصولات گزارش گیری شده و کالاها به شکل صحیح چیدمان شوند.
- برگه های شمارش شده توسط سرپرست شمارش تایید و امضا شود.
- صورت جلسه ای از چگونگی انجام انبارگردانی تهیه شود.
بعد از اینکه فرایند شمارش کالاها و انبارگردانی به اتمام رسید، ارزش موجودی ها مشخص شده و داده ها در برنامه حسابداری، موجودی و سایر بخش های مربوطه به روز رسانی می شوند. همچنین بعد از اتمام شمارش اقلام، موجودی های در حال اتمام مجددا سفارش داده می شوند.
استفاده از تگ کالا (برچسب شمارش) در انبارگردانی شرکت چه کاربردی دارد؟
استفاده از برچسب شمارش در انبارگردانی اهمیت زیادی دارد. از تگ کالا در انبارگردانی استفاده می شود تا کالاها به صورت تکراری شمارش نشوند و هیچ کالایی در شمارش از قلم نیفتد. با جمع آوری تگ ها بعد از پایان شمارش، می توان عدد نهایی موجودی هر کالا را به دست آورد. با استفاده از تگ های انبارگردانی، می توان به سادگی کالاها را شناسایی، دسته بندی، ردیابی و موجودی انبار را مدیریت کرد. این تگ ها قبل از شروع انبارگردانی متصل شده و بعد از انبارگردانی جمع آوری می شوند تا به عدد نهایی موجودی هر کالا برسیم.
برچسب ها شامل شماره سریال، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، بخش ثبت اطلاعات شمارش، تاریخ دریافت یا تولید، تاریخ انقضا (در صورت لزوم) و محل نام و امضای سرپرست شمارش هستند. تگ کالا می تواند به صورت بارکد، RFID، شماره سریال، QR کد یا متن ساده باشد.
کاربرد ماژول انبارداری در سیستم ERP
انبارگردانی در زنجیره تامین از اهمیت بالایی برخوردار است. هدف از انبارگردانی از بین بردن خطای ثبت موجودی کالا است. با انجام درست فرایند انبارگردانی، شرکت ها می توانند عرضه و تقاضا را بهبود دهند و هزینه ها را به حداقل برسانند.
کالاهای موجود در انبار، دارایی شرکت محسوب می شوند و این داده ها در سیستم موجودی و حسابداری شرکت ثبت هستند. داده های به دست آمده از انبارگردانی باید با مقادیر ثبت شده در دفاتر مالی و نرم افزارهای حسابداری و انبار مقایسه شده و تفاوت ها مشخص شوند.
هرچقدر بین موجودی سیستم و عدد شمارش شده اختلاف بیش تر باشد، خبر بدی برای سیستم حسابداری و انبارداری شما است. اختلاف در انبارداری به دلایلی همچون خطای انسانی، دزدی یا مشکلات مربوط به تامین کننده اتفاق بیفتد. مشکل هر چیزی که هست، باید شناسایی شده و به بهترین شکل حل شود.
نرم افزارهای انبارداری عملیات مربوط به انبارداری را بهینه می کنند. این برنامه ها عملیات ورود، خروج، جابجایی و تحویل کالا را کنترل می نمایند. نرم افزارهای انبارداری بخشی از فرایند انبارداری را خودکارسازی می کنند. علاوه بر نرم افزارهای انبارگردانی، استفاده از نرم افزار ERP نیز به شدت برای واحدهای تولیدی، انبارها و فروشگاه ها توصیه می شود. نرم افزار ERP فرایندهای کسب و کارها را مدیریت می کند. این نرم افزار از مجموعه ای نرم افزارهای کاربردی تشکیل شده است که هر کدام از آن ها فرایندهای مهم سازمان مثل حسابداری، فروش، انبارداری، منابع انسانی، بازاریابی و… را مدیریت می کنند.
ماژول انبارداری ERP یکی از ماژول های مهم ERP است که امکان پیگیری فرایند انبارگردانی شرکت را فراهم کرده است. با استفاده از ERP می توانید عملیات انبارگردانی را به خوبی پیگیری کرده و بخش های زیادی از آن را خودکارسازی کنید. از آنجایی که سیستم ERP پایگاه داده یکپارچه ای دارد، واحدهای مربوطه گزارش نتایج انبارگردانی را در سیستم خود دریافت می کنند.
نکات مربوط به انبارگردانی کالاها
- مدتی قبل از شروع انبارگردانی، باید تاریخ شروع و اتمام انبارداری شرکت به صورت کتبی به سایر واحدها اعلام شو. تا کالای مورد نیاز خود را قبل از شروع انبارگردانی تهیه کنند.
- قبل از شروع انبارگردانی، اقلام موجود در انبار را مرتب کنید تا بخاطر پراکندگی شمارش به مشکل نخورد.
- شماره آخرین فرم های استفاده شده در زمان شروع عملیات، فرم دریافت یا رسید خروجیِ تمام کالاهای وارد شده و صادر شده از انبار باید در اختیار سرپرست انبارگردانی قرار بگیرد.
- برای افزایش سرعت شمارش، بهتر است لیست شمارش موجودی ها در دو نسخه تهیه و در اختیار گروه های شمارش گر قرار بگیرد.
- شمارش باید به صورت ترتیبی باشد؛ به این صورت که از قفسه اول شروع شود و به ترتیب قفسه های بعدی شمارش شوند.
- در هنگام شمارش اقلام، امکان ورود و خروج هیچ کالایی از انبار وجود ندارد.