سیستم ERP، فرایندهای تجاری سازمان را خودکار می کند. این سیستم یک پایگاه داده یکپارچه دارد که تمام بخش های سازمان از طریق آن به یکدیگر متصل می شوند. اطلاعات پایگاه داده ERP، از بخش های مختلف شرکت استخراج می شود. بخش های مختلف سازمان، ماژول های ERP نام دارند.
در این مطلب مفهوم ماژول های ERP را به طور کامل توضیح می دهیم و کاربردی ترین ماژول ها در سیستم های ERP را معرفی می کنیم.
ماژول ERP چیست؟
ماژول های نرم افزار ERP، برنامه هایی هستند که به عملکردها و فرآیندهای تجاری خاصی اختصاص داده شده اند. ماژول های ERP هر کدام بخشی از وظایف سازمان را پیش می برند. برای مثال ماژول مالی و حسابداری، فرایندهای مالی سازمان را مدیریت می کند و ماژول منابع انسانی، اطلاعات مربوط به کارکنان را در خود ذخیره می کند. ERP به مرور زمان اطلاعات سیستم را بروزرسانی کرده و عملکرد فعلی و برنامه های آتی سازمان را مشخص می کند. اگر در قسمتی از ساختار سازمان نیاز به اصلاح وجود داشته باشد، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) این تغییر را هدف گذاری می کند.
سیستم ERP می تواند بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام دهد و خطاها را کاهش دهد. هر ماژول به صورت مستقل می تواند وظایف خودش را انجام دهد؛ همچنین ماژول ها می توانند با سایر بخش ها ادغام شده و کارایی را افزایش دهند.
طراحی ماژولار سیستم ERP، به سازمان ها این امکان را می دهد تا نیازهای متغیرشان را برآورده کنند. در این صورت اگر قسمت خاصی نیاز به بروزرسانی داشت، تغییرات در همان بخش اعمال می شود و نیاز به تغییر کل سیستم ERP نیست.
یک سازمان می تواند اول ماژول های ضروری که عملیات اصلی را دنبال می کنند، خریداری کند، سپس با گسترش فعالیتش، ماژول های دیگر را برای رفع نیازهای سازمان اضافه نماید.
ماژول پایه و ماژول انتخابی چه مفهومی دارند؟
طراحی ماژولار سیستم ERP یک مزیت خیلی مهم محسوب می شود. با این ویژگی شما می توانید به مرور زمان،سیستم را بروزرسانی کرده و گسترش بدهید. با این کار دیگر نیازی به تغییر زیرساخت ندارید.
شرکت های ارائه دهنده سیستم ERP معمولا برای کسب و کارهای مختلف (تولیدی یا خدماتی) بسته به نیاز آن شغل بسته های آماده ای ارائه می دهند. برای مثال ERP هتل داری متفاوت از ERP شرکت های تولیدی می باشد. تفاوت این سیستم ها در ترکیب ماژول های آن ها است.
هر کسب و کاری بسته به میزان فرایندها و اندازه سازمان، یک سری ماژول اولیه را هنگام خرید سیستم ERP تهیه می کند. در واقع زمان خرید ERP، عملیات اصلی کسب و کارها در یک بسته پایه گنجانده شده اند و شما به ازای خرید سیستم ERP با ماژول های اصلی، هزینه مشخصی پرداخت می کنید.
ماژول های اولیه معمولا ماژول های اساسی کسب و کار هستند. در آینده اگر سازمان نیاز به فرایندهای جدید داشته باشد، می توان ماژول مربوط به آن وظیفه را خریداری کرد. به ماژول هایی که در ابتدای راه اندازی سیستم ERP چندان ضروری نیستند و در آینده نیز می توان آنها را تهیه کرد، ماژول انتخابی یا ثانویه می گویند. تهیه این ماژول ها شامل پرداخت هزینه مجزا می باشد.
معرفی مهم ترین ماژول های نرم افزار ERP
نرم افزار ERP از ماژول های متعددی تشکیل شده است؛ هر ماژول سیستم erp، فرآیند خاصی را پشتیبانی می کند. در نهایت همه ماژول ها به سیستم erp متصل می شوند و از طریق پایگاه داده مشترک، جدیدترین آپدیت اطلاعاتی را برمی دارند.
ماژول مالی و حسابداری
ماژول مالی و حسابداری مهم ترین ماژول در سیستم ERP است. قدیمی ترین ورژن های ERP نیز، از ماژول مالی و حسابداری پشتیبانی می کنند. این ماژول هزینه ها، مانده حساب ها، بودجه بندی، صورت حساب های بانکی، رسیدهای پرداخت، مالیات و… را پیگیری می کند.
در ماژول حسابداری داده های مالی از بخش های عملیاتی جمع آوری شده و در محاسبات مالی لحاظ می شوند. مدیریت پرداخت مالیات ها، صورت حساب ها، مصارف و هزینه ها از جمله مواردی است که در ماژول حسابداری به آن رسیدگی می شود. ماژول حسابداری بسیاری از فرایندهای حسابداری را به صورت اتوماتیک انجام می دهد. برای مثال در بازه های زمانی مشخص، این ماژول گزارش های مالی را جهت ارائه به مدیریت آماده می کند. همچنین وظایف مربوط به صورت حساب ها، پرداخت های فروشندگان، مدیریت وجوه نقد و تطبیق حساب ها در ماژول مالی به صورت خودکار انجام می شود.
این ماژول برای مدیریت اطلاعات مالی با ماژول های دیگر ادغام می شود تا اطلاعات مربوط به فاکتورهای دریافتنی و پرداختنی را داشته باشد.
ماژول تولید
یکی از مهم ترین ماژول ها در سیستم ERP، ماژول تولید است. این ماژول به شرکت ها کمک می کند تا فرایند پیچیده تولید را آسان کنند. ماژول تولید می تواند زمانبندی تولید، میزان تولید و کیفیت محصول را مدیریت کند. همچنین این ماژول بررسی می کند تا تمام عوامل تولید از جمله ماشین آلات، مواد اولیه، نیروی کار و… در دسترس باشند.
با تنظیماتی که بر ماژول تولید اعمال می شود، برنامه می تواند فرایندهای مختلف تولید را مدیریت کند و محصولات در انتظار تولید، در حال تولید و تکمیل شده را پایش کرده و درباره فرایندها گزارش ارائه دهد.
ماژول مدیریت تولید اطلاعاتی را در مورد اقلام موجود، اقلام در حال اتمام و یا اقلام تمام شده ثبت می کند. این ماژول می تواند اطلاعات آماری درباره تولید ارائه دهد. برای مثال اینکه میانگین زمان تولید یک کالا چقدر می باشد؟ یا میزان عرضه و تقاضا در یک کالای خاص به چه شکلی است؟
ماژول مدیریت انبار در ERP
ماژول مدیریت انبار این امکان را فراهم می کند تا وظایف را بر اساس حجم سفارش ها برنامه ریزی کنید. در ماژول مدیریت انبار، اقلام با شماره شناسایی منحصر بفرد ثبت می شوند. با این شناسه می توانید آیتم ها را ردیابی کرده و مکان فعلی شان را پیدا کنید.
کنترل موجودی، بررسی وضعیت اقلام اصلی، گزارش میزان استفاده از موجودی، برنامه ورود و خروج اقلام و… از وظایف ماژول انبارداری می باشد. وقتی ماژول مدیریت انبار با ماژول مدیریت موجودی و مدیریت سفارش ادغام شود، کارمندان می توانند به سرعت محصولات مناسب را پیدا کنند و محموله ها را با سرعت بیشتری از انبار ارسال کنند. این موضوع سرعت تحویل محصول را بالاتر برده و باعث افزایش رضایت مشتری می شود.
ماژول مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکی از مهم ترین ماژول های ERP است. این ماژول به کسب و کارها کمک می کند تا روابط موثرتری با مشتری برقرار کنند و خدمات و اطلاع رسانی بهتری داشته باشند. در ماژول CRM تمام اطلاعات مربوط به مشتریان ذخیره شده است؛ تاریخچه ارتباط شرکت با مشتری، تماس ها، قرارهای ملاقات و جزئیات خرید مشتری از جمله این اطلاعات می باشد.
با ماژول CRM، کارمندان می توانند به اطلاعات مورد نیاز درباره مشتری دسترسی داشته باشند. این موضوع می تواند سرنخ هایی برای بهبود فروش، به بخش های مختلف سازمان بدهد. از طریق ماژول CRM می توانید مشتریان بالقوه را شناسایی کنید و بفهمید که چه مشتریانی برای تبلیغات مخاطب هدف شما هستند. ماژول ارتباط با مشتریان می تواند با ماژول فروش ادغام شود و خدمات مشتریان را بهبود بدهد.
ماژول خرید (ماژول تدارکات)
ماژول خرید ERP، به کسب و کارها کمک می کند تا مواد و خدمات مورد نیاز را به موقع تهیه کنند. این ماژول می تواند لیست تامین کنندگان را مشخص کند و فرایند خرید اقلام مورد نیاز را به صورت خودکار انجام دهد. می توانید ماژول خرید را برنامه ریزی کنید تا قیمت اقلام را از فروشنده دریافت کند. همچنین در ماژول خرید می توانید از قابلیت مذاکره با تامین کننده استفاده کنید.
وقتی یک سازمان پیشنهاد خرید شما را قبول می کند، ماژول تدارکات به واحد خرید سازمان کمک می کند تا سفارش خرید را تکمیل کنند. ثبت سفارش خرید، ردیابی اقلام خرید، تجزیه و تحلیل خریدها، به روزرسانی های انبار و تهیه گزارش، از قابلیت های ماژول خرید می باشند. این ماژول قابلیت ادغام با ماژول تولید، انبارداری و زنجیره تامین را دارد.
ماژول بازاریابی (فروش)
ماژول بازاریابی (ماژول فروش) به شرکت ها در بازاریابی محصول یا خدماتشان کمک می کند. به کمک این ماژول می توانید کمپین های بازاریابی را در تمام کانال ها و شبکه های اجتماعی اطلاع رسانی کرد. در ماژول بازاریابی ERP می توانید قوانین کمپین را مشخص کنید تا سیستم به صورت اتوماتیک کمپین ها را اجرا کند.
مدیریت فرایندهایی از جمله تهیه پیش نویس قیمت، پذیرش سفارش های فروش، تهیه پیش نویس صورتحساب های فروش، ارسال مواد (یا ارائه خدمات) و ردیابی کردن سفارش های فروش از وظایف ماژول بازاریابی است. بعد از اجرای کمپین، برنامه می تواند گزارش هایی از میزان هزینه و عملکرد کمپین آماده کند. این موضوع برای برنامه ریزی فروش های بعدی کارایی دارد.
با استفاده از گزارش های ماژول بازاریابی، می توانید میزان وفاداری مشتری و علایق مشتری را بفهمید. همچنین با ادغام ماژول فروش و ماژول مدیریت خدمات مشتریان، می توان به فروش بیشتر سازمان کمک کرد. با این کار، سازمان می تواند بهترین روش تبلیغات و ترفندهای فروش را بیابد.
ماژول منابع انسانی در ERP
یکی از مهم ترین ماژول های ERP، ماژول منابع انسانی است. این ماژول سوابق مربوط به کارکنان از جمله عملکرد کارمند، پست کاری، میزان حقوق، ساعت کاری و… را نگهداری می کند. ماژول منابع انسانی به امور مربوط به زمان حضور کارمندان و حقوق آن ها رسیدگی می نماید. ثبت تاریخچه مرخصی ها، اطلاعات بیمه، اضافه کار و… در ماژول HRM انجام می شود. ماژول منابع انسانی قابلیت ارتباط با ماژول مالی را دارد.
ماژول مدیریت زنجیره تامین
یک ماژول مدیریت زنجیره تامین، جابجایی کالاها و محصولات در بخش های مختلف سازمان را ردیابی می کند. کنترل جابجایی کالا بین تامین کنندگان اصلی، تامین کنندگان فرعی، تولید کننده، توزیع کننده عمده، فروشنده خرده فروش و مصرف کننده نهایی از وظایف ماژول مدیریت زنجیره تامین ERP می باشد.
مدیریت تقاضا و عرضه، بازده فروش، فرآیند جایگزینی و ردیابی حمل و نقل از وظایف ماژول مدیریت زنجیره تامین می باشد. در ماژول مدیریت زنجیره تامین اطلاعات مربوط به تمام محصولات تعویض شده یا برگشت خورده ذخیره می شود.
این ماژول می تواند با ماژول هایی همچون ماژول تدارکات، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت سفارش و مدیریت انبار ادغام شود. بسته به نوع کسب و کار، مشخص می شود که ماژول SCM، با کدام ماژول های سیستم ERP ادغام گردد.
ماژول هایی که در بالا ذکر کردیم، ماژول های پایه و اصلی در سیستم منابع سازمانی یا همان ERP هستند. اما در این بین ماژول های فرعی هم وجود دارند که در ادامه تعدادی از آن ها را معرفی می کنیم:
- ماژول مدیریت سفارش: این ماژول، سفارشات را از دریافت تا تحویل نهایی ردیابی می کند. مهم ترین کاربرد ماژول مدیریت سفارش، جلوگیری از گم شدن سفارشات و تحویل به موقع سفارش است.
- ماژول تجارت الکترونیک: این ماژول گسترش کسب و کار شما در فضای اینترنت را مدیریت می کند.
- ماژول مدیریت پروژه: این ماژول تمام امور مربوط به یک پروژه خاص از جمله اسناد پروژه، پیشرفت پروژه و حسابداری پروژه را پیگیری می کند.
- ماژول مدیریت دارایی های سازمانی: ماژول مدیریت دارایی، با پیش بینی عمر مفید تجهیزات و دارایی های فیزیکی سازمان، برنامه ای برای نگهداری این دارایی ها، طراحی می کند تا علاوه بر کاهش خرابی، ماشین ها و تجهیزات سازمان در اوج بازدهی کار کنند.
- ماژول مدیریت توزیع: این ماژول زیرمجموعه ماژول انباداری است و در آن برنامه توزیع کالاها مدیریت می شود.
- ماژول اتوماسیون منابع خدمات حرفه ای: این ماژول برای برنامه ریزی پروژه ها ارائه شده است. با این ماژول می توانید وضعیت سرمایه مالی و منابع انسانی موجود در پروژه تان را مدیریت کنید.
- ماژول تحقیق و توسعه: این ماژول ابزاری در اختیار قرار می دهد تا با آن محصولات جدیدی طراحی کنید و روند توسعه محصول را مشخص کنید.
