شرکت های کوچک معمولا کمتر از 3 حسابدار برای رسیدگی به امور مالی شان دارند. اما شرکت های بزرگ و متوسط که دامنه امور مالی و قراردادی شان بیشتر است، بیش از 3 حسابدار استخدام می کنند. سر و سامان دادن به امور مالی و کنترل امور مالی انجام شده، توسط رئیس حسابداری یا همان مدیر حسابداری انجام می شود.
رئیس حسابداری فردی است که تهیه و بررسی گزارش های مالی را انجام می دهد. آیا دقیقا می دانید که رئیس حسابداری چه کسی است و چه وظایفی دارد؟ اگر تخصص خوبی در حسابداری دارید و می خواهید به عنوان سرپرست حسابداری در شرکتی مشغول به کار شوید، خواندن این مطلب را به شما توصیه می کنیم.
رئیس حسابداری (Head of Accounting) چه کسی است؟
رئیس حسابداری بخشی از تیم مالی سازمان است که به آن مدیر حسابداری هم می گویند. رئیس حسابداری بر فعالیت بخش حسابداری سازمان نظارت دارد. این فرد مسئول بررسی عملکرد روزانه حسابداری و انتقال گزارش آن به مدیر مالی شرکت است.
وظیفه اصلی رئیس حسابداری این است که بر تمام فعالیت های مالی شرکت از جمله دریافت و پرداخت های مالی و سرمایه گذاری ها نظارت داشته و معاملات را کنترل کند.
در مقاله سطوح مدیریتی سازمان توضیح دادیم که مدیران در سطوح مختلف قرار دارند و هر سطح مدیریتی، گزارش وضعیت را به مدیر بالاتر منتقل می کند. مدیر حسابداری در این سلسله مراتب، وظیفه دارد که شرح اتفاقات مالی شرکت را به مدیر مالی گزارش دهد.
وظایف رئیس حسابداری کدامند؟
وظایف و مسئولیت های رئیس حسابداری ممکن است در هر سازمان متفاوت باشد، اما عموماً وظایف اصلی این افراد شامل موارد زیر است:
مدیریت تیم حسابداری
رئیس حسابداری معمولاً به عنوان مدیر تیم حسابداری فعالیت می کند و مسئولیت نظارت و هدایت اعضای تیم حسابداری را بر عهده دارد.
بررسی اسناد حسابداری
صدور اسناد حسابداری مثل فاکتور خرید و فروش، اظهارنامه مالیاتی و… به وسیله حسابدار انجام می شود. اما برای اطمینان از دقیق بودن اسناد، رئیس حسابداری باید اسناد را بررسی و تایید نماید. سرپرست حسابداری باید از صحت و دقت عملیات مالی مطمئن شود و در صورت وجود هرگونه مشکلی، تصحیحات لازم را اعمال کند.
برنامه ریزی و نظارت بر فرآیندهای حسابداری
رئیس حسابداری مسئول برنامه ریزی فرآیندهای حسابداری سازمان است. مدیر حسابداری باید مطمئن شود که فعالیت های حسابداری سازمان با قوانین و مقررات مالیاتی و حسابداری سازگار هستند. او باید با تغییرات قوانین و استانداردهای مالی آشنا باشد و تغییرات لازم را در سیستم حسابداری سازمان اعمال کند.
تنظیم صورت ها و گزارش های مالی
رئیس حسابداری مسئول تهیه و تنظیم صورت ها و گزارش های مالی سازمان است. او باید از قابل اعتماد بودن گزارش ها مطمئن باشد و گزارش ها را به موقع ارائه کند. از جمله گزارش هایی که رئیس حسابداری تنظیم می کند می توان به صورت های مالی سالانه، صورت های مالی بین دوره ای، صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد اشاره کرد. این گزارش ها با توصیه هایی برای بهبود رویکردها همراهند.
کمک به ارتقای دانش دپارتمان حسابداری
یکی از وظایف رئیس حسابداری، ایجاد شرایطی برای ارتقای علمی و مهارتی همکاران واحد مالی است. اینکه چه دوره ای باید برای بروزرسانی علمی دپارتمان حسابداری برگزار شود یا اینکه چه نرم افزاری برای واحد مالی نیاز است به تشخیص رئیس حسابداری مشخص شده و به مدیران مربوطه منتقل می شود.
ایجاد انگیزه کاری، ارتقای فرهنگ سازمانی و فرهنگ مشتری مداری و ایجاد چشم انداز مناسب در واحد حسابداری از مسئولیت های مدیر حسابداری است. رئیس حسابداری همچنین می تواند پیشنهاد استخدام نیروی جدید را به مدیر مالی ارائه دهد.
بستن حساب ها در پایان سال مالی
بستن حساب های مالی در پایان سال مالی یکی از فرایندهای مهم در شرکت ها می باشد. یکی از وظایف رئیس حسابداری، بررسی و نظارت دقیق بر بستن حساب های شرکت در پایان یک سال مالی می باشد.
ادامه شرح وظایف رئیس حسابداری شامل موارد زیر است:
- محرمانه نگه داشتن اطلاعات مالی سازمان
- مصاحبه با نیروی جدید زیر نظر مدیر امورمالی و مدیرعامل
- ارتباط و همکاری با طرف حساب های شرکت در زمینه مالی و قراردادها
- مسئولیت نظارت بر ثبت اطلاعات آماری تولیدات از شروع تا تسویه حساب های مالی محصولات
- تهیه گزارش خرید و فروش فصلی
- تهیه گزارش های مالیاتی
- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری
- تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد
- همکاری با شرکای خارجی سازمان از جمله موسسات حسابداری مالیاتی
- شرکت در انجمن ها و جلسات داخل و خارج از سازمان
- پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی
- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی
- صدور درخـواست پرداخت از طریق حساب های بانکی یا تنخواه گردان ( این سند بعد از تنظیم باید به تایید مدیر مالی برسد و توسط مدیر عامل تصویب شود.)
- ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت
- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک مربوطه
- تایید حقوق کارمندان
- ثبت به موقع دفاتر قانونی (مطابق آئین نامه های مربوطه)
- کـنترل حساب های مربوط به پرسنل (از جمله وام پرسنلی، مساعده، حق ماموریت، حقوق معـوقه، حق الزحمه، تسویه حساب با کارکنان و…)
- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیت ها، در واحد کاری به فرد محول می شود. برای مثال شرکت های صنعتی و خدماتی، گزارش های مالی تهیه می کنند که تا حدودی با یکدیگر فرق دارد. بنابراین رئیس حسابداری که در یک شرکت صنعتی فعالیت می کند، باید به امور حسابداری صنعتی آشنا باشد. برای مثال هماهنگی با انبار، تولید، تعمیرات و سایر واحدها برای دریافت اطلاعات از آن ها و تهیه گزارش توجیهی طرح ها و پروژه ها از جمله وظایف سرپرست حسابداری صنعتی می باشد.
مهارت های لازم برای موفقیت در شغل مدیریت حسابداری
داشتن مهارت های تخصصی، برای استخدام در موقعیت کاری رئیس حسابداری ضروری اند. علاوه بر تخصص علمی و مهارتی، رئیس حسابداری باید چند مهارت دیگر هم داشته باشد. در این قسمت مهم ترین مهارت ها و توانمندی ها برای موفقیت در سمت مدیر حسابداری را بررسی می کنیم.
- داشتن مدرک رشته حسابداری: علاوه بر داشتن مهارت های حسابداری، شرکت ها معمولا در استخدام سرپرست حسابداری به مدرک دانشگاهی فرد نیز توجه می کنند.
- توانایی مدیریت تیم: رئیس حسابداری باید توانایی مدیریت و هدایت تیم حسابداری را داشته باشد. این شامل توانایی سازماندهی، ارزیابی عملکرد، ارتقای مهارت ها و انگیزه بخشی به اعضای تیم است.
- جزئی نگری: به عنوان رئیس حسابداری، دقت به جزئیات اهمیت بسیار زیادی دارد. توانایی تشخیص خطاها، پایش فرآیندهای حسابداری و اعمال کنترل های داخلی، همگی نیازمند جزئی نگر بودن در مسائل می باشد.
- قدرت تحلیل و تفسیر: رئیس حسابداری باید توانایی تحلیل و تفسیر اطلاعات مالی را داشته باشد. او باید بتواند الگوها و روندهای مالی را تشخیص داده و توصیه هایی برای بهبود عملکرد مالی ارائه کند.
- داشتن مهارت ارتباطی قوی: رئیس حسابداری باید توانایی برقراری ارتباطات موثر با اعضای تیم، مدیران سطح بالا و دیگر قسمت های سازمان را داشته باشد. او باید بتواند اطلاعات مالی را به طور قابل فهمی برای غیرحسابداران توضیح دهد و در جلسات شرکت کند.
- قدرت تصمیم گیری و رهبری: رئیس حسابداری باید توانایی تصمیم گیری در مسائل مالی و حسابداری را داشته باشد و بتوانید با قطعیت و با اعتماد به نفس بالا تصمیم گیری کند. حتی گاهی در نبود مدیر مالی ممکن است بعضی وظایف او به رئیس حسابداری محول شود. پس سرپرست حسابداری باید با اعتمادبنفس بالا، به وظایفی که در حوزه تخصصش است رسیدگی کند.
- قدرت مدیریت امور: رئیس حسابداری باید توانایی مدیریتی اش را ارتقا دهد. این شامل توانایی سازماندهی کارها، توزیع وظایف، ارزیابی عملکرد اعضای تیم و توانمندسازی آنها است.
- تسلط به نرم افزار حسابداری: تسلط به نرم افزارهای حسابداری، نرم افزارهای مدیریتی، برنامه های گزارش دهی و نرم افزار ERP از وظایف رئیس حسابداری است. حسابداری و ERP در سازمان های حرفه ای ارتباط زیادی با یکدیگر دارند. اگر سرپرست حسابداری شرکتی هستید که برای کنترل فرایندهای سازمان از نرم افزار ERP استفاده می کند، باید با مهارت های یک کارشناس ERP نیز آشنا باشید.
- آشنایی با ابزارهای فناوری اطلاعات: آشنایی با ابزارهای فناوری اطلاعات امروزه برای متخصصین هر رشته ای از جمله حسابداری لازم است. هرچقدر مهارت شما در کار با کامپیوتر و سیستم ها بیشتر باشد، امکان ارتقای شغلی برایتان فراهم خواهد بود.
عنوان شغلی مدیر مالی و رئیس حسابداری چه تفاوتی دارند؟
مدیر مالی و رئیس حسابداری دو عنوان شغلی متفاوت هستند. به طور کلی وظیفه مدیر مالی تعیین برنامه ریزی ها، بودجه بندی ها و توزیع دارایی های شرکت است. اما رئیس حسابداری وظیفه نظارت بر عملکرد حسابداری شرکت را برعهده دارد. به عبارتی می توانیم بگوییم بخش مالی به آینده شرکت توجه دارد و بخش حسابداری به گذشته مالی شرکت می پردازد.
کار مدیر مالی، سیاست گذاری و کار مدیر حسابداری، یک وظیفه فنی به حساب می آید. برای درک بهتر تفاوت شغل مدیر مالی و مدیر حسابداری، در ادامه مهم ترین وظایف مدیران مالی را عنوان می کنیم.
- ارائه راهکارهایی جهت بهبود گردش مالی شرکت
- کنترل ورود و خروج سرمایه
- پیش بینی جریان های نقدی و هزینه های آینده
- سیاست قیمت گذاری کالاها و خدمات سازمان و تعیین ارزش محصول
- کنترل ریسک های مالی
- نظارت بر سرمایه گذاری های شرکت
- مدیریت بودجه
- تصمیم گیری های استراتژیک مالی به همراه مدیرعامل شرکت
- تحلیل روند بازار و تجزیه و تحلیل رقبا برای گسترش فرصت های مالی
- انجام مذاکرات مالی با بانک ها و موسسات مالی
- تدوین برنامه بلند مدت تجاری بر اساس گزارش های واحد حسابداری
- نظارت بر حفـظ اموال و دارائی های شـرکت
- تجزیه و تحلیل ترازنامه، صورت سود و زیان و سایر گزارش هایی که توسط رئیس حسابداری تایید شده اند.
- پیش بینی بودجه شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف
برای موفقیت در سمت مدیر مالی، علاوه بر داشتن مدرک دانشگاهی و تجربه کاری بالا، باید مهارت حل مساله، تحلیل ذهنی، قدرت رهبری، مهارت های ارتباطی، جزئی نگری، مهارت ریاضی، مدیریت زمان و آشنایی به فناوری های روز را هم داشته باشید.