در شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط از چندین مدیر با حوزه کاری مختلف، کمک گرفته می شود. مسئولیت مدیران، تعیین کننده سطح مدیریتی و جایگاه کاری هر مدیر در سازمان می باشد. به طور کلی مدیریت در سازمان ها سه سطح دارد؛ در این مطلب قصد داریم درباره سطوح مدیریتی سازمان ها بحث کنیم. همچنین وظایف مدیران مختلف و نحوه تعامل و هماهنگی آنها با یکدیگر را توضیح می دهیم.
سطوح مدیریت در سازمان ها چه مفهومی دارد؟
در سازمان های بزرگ معمولا بیشتر از یک مدیر فعالیت دارد و سطوح مدیریت در سازمان از یک ساختار سلسله مراتبی تبعیت می کند. در این سازمان ها بر اساس مسئولیت ها و اختیارات هر مدیر، سطح مدیریتی به آن فرد منصوب می شود. در واقع سطح و عنوان مدیریتی هر فردی تعیین می کند که آن مدیر در سازمان چه وظایفی دارد. مثلا اینکه شما به عنوان مدیر باید از چه افرادی گزارش بگیرید و به چه افرادی گزارش بدهید، بستگی به سطح مدیریتی شما دارد.
اما دلیل سطح بندی مدیریت در سازمان ها چیست؟ در اصل سطح بندی مدیریت سازمان برای کمتر کردن پیچیدگی های مرتبط با مدیریت است. تعریف سطوح مدیریتی به سازمان ها کمک می کند تا وظایف مشخص و سلسله مراتبی را در سطح مدیریت تعیین کنند و به این طریق بازدهی کاری را بالاتر برده و به اهداف سازمان دست پیدا کنند.
تعریف سطوح مدیریت سازمان چند مزیت برای کسب و کارها دارد:
- تعیین سطح مدیریتی باعث تقسیم کارها و افزایش کارآمدی می شود. با تقسیم کار، وظایف و مسئولیت ها بین افراد واگذار می شود و هر سطح مدیریتی مسئولیت های خاص خود را دارد.
- با تعریف سطوح مدیریت، منابع سازمان از جمله منابع انسانی، مالی، فیزیکی و فناوری تقسیم می شود.
- با این کار منابع بهینه تر تخصیص داده می شوند و منابع اضافی از سازمان حذف می شوند.
- سطح بندی مدیریتی امکان برقراری ارتباط مؤثر و جریان اطلاعات صحیح را بین سطوح فراهم می کند. اطلاعات در سطوح پایین تر جمع آوری، تحلیل و خلاصه می شوند تا به سطوح بالاتر منتقل شوند و تصمیم گیری های استراتژیک صورت بگیرد.
- سطوح مختلف مدیریت به افراد متخصص و توانمند این اجازه را می دهد تا در زمینه فعالیتی خودشان به بهترین شکل عمل کنند.
- سطوح مختلف مدیریت به سازمان کمک می کند تا عملکرد کارکنان را کنترل و نظارت کنند. سطوح پایین تر مدیریت معمولاً توسط سطوح بالاتر نظارت می شوند و اطمینان حاصل می شود که فعالیت ها و عملکرد ها با استراتژی ها و استانداردهای تعیین شده سازمان سازگاری دارند.
- سطوح مختلف مدیریت کمک می کنند تا سازمان ها به انعطاف پذیری و کارایی برسد و چالش هایش را رفع کند. سطوح مدیریت امکان اعمال استراتژی ها، توسعه تیم ها و رشد سازمان را فراهم می کنند.
انواع سطوح مدیریت در سازمان کدامند؟
سطوح مدیریتی در سازمان ممکن است بسته به اندازه و نوع سازمان متفاوت باشند. اما استاندارد سطوح مدیریتی سازمان ها به این ترتیب است:
- مدیران سطح عملیاتی
- مدیران سطح میانی
- مدیران سطح عالی (مدیر استراتژیک)
1- مدیران سطح عملیاتی
مدیران عملیاتی مسئول اجرای فعالیت های روزمره سازمان هستند. آنها باید به عملکرد کارکنان و منابع سازمان نظارت داشته باشند. این افراد وظیفه دارند تا گزارش های کاری را به مدیران سطح بالاتر (یعنی مدیران میانی) گزارش دهند. از طرفی دستوراتی که از سطوح مدیریتی بالاتر ابلاغ می شود، توسط مدیر عملیاتی به واحدهای کاری سازمان اعلام می شود.
مدیران عمیاتی دستورالعمل های کاری را تفسیر می کنند و بعد از آن تیم ها بر اساس رده بندی که دارند، مسئول اجرای وظایف هستند. واگذاری وظایف به کارکنان، حفظ کیفیت تولید و نظارت بر فعالیت های روزانه از جمله فعالیت روزانه مدیران عملیاتی است.
چند نمونه از عنوان های شغلی در این سطح مدیریت عبارتند از:
- سرکارگر
- سرپرست
- مدیر بخش
- مدیر تیم
- مدیر هماهنگی
- مدیر پشتیبانی
بیایید به صورت جمع بندی شده با وظایف مدیران عملیاتی آشنا شویم:
- برنامه ریزی و تنظیم عملیات روزانه سازمان و تخصیص منابع
- نظارت بر عملکرد کارکنان و ارزیابی عملکرد اعضا و تیم ها
- ارائه برنامه برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت و میانمدت و سازمان
- نظارت بر کیفیت فرایندهای سازمان، کیفیت محصول و کیفیت خدمات
- یافتن چالش های سازمان (از مواد اولیه گرفته تا نیاز به نیروی جدید یا چالش های مشابه) و انتقال آن به مدیران سطح بالاتر
- گرفتن دستور از مدیران سطح بالاتر و ابلاغ وظایف به کارمندان
- تشکیل تیم ها، ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم و ایجاد ارتباط موثر بین تیم های مختلف
- شناسایی مشکلات روزمره و ارائه راه حل های مناسب برای حل مشکل
- مدیریت ریسک های مرتبط با فعالیت های سازمان
- تعیین استانداردهای کیفیت، انجام فرآیندهای کنترل کیفیت و تطابق محصول یا خدمات شرکت با استانداردهای تعیین شده
2- مدیران سطح میانی
مدیران میانی مسئولیت مدیریت یک واحد یا بخش خاصی از سازمان را بر عهده دارند. وظیفه برنامه ریزی، اجرا، کنترل و نظارت بر عملیات واحد مربوطه وظیفه مدیر میانی می باشد. همچنین مدیران میانی مسئول مدیریت کارکنان و تصمیم گیری های مربوط به واحد خود هستند.
مدیران ارشد معمولا در شرکت حضور ندارند و به مسائل بیرون از شرکت از جمله بستن قرارداد، سفرهای کاری و… رسیدگی می کنند؛ به همین دلیل مدیران میانی بازوی مدیران ارشد در شرکت هستند و وظیفه نظارت بر سازمان را بر عهده دارند.
برخی عناوین شغلی در مدیریت میانی عبارتند از:
- مدیر کل
- مدیر بخش
- مدیر شعبه جهت مدیریت شعب کاری
- مدیر پروژه
- مدیر منطقه
- مدیر کارخانه
بیایید به صورت جمع بندی شده با وظایف مدیران میانی آشنا شویم:
- برنامه ریزی و کنترل عملیات کارکنان (این کنترل توسط مدیر عملیاتی انجام شده و به مدیر میانی گزارش می شود)
- نظارت بر فعالیت مدیران عملیاتی و ابلاغ امور به آنها
- پلی بین مدیران ارشد و کارکنان عملیاتی
- مسئولیت اجرای استراتژی و راهبردهای تعیین شده توسط مدیران ارشد
- تدوین اهداف کوتاه مدت سازمان و هدایت مجموعه در جهت رسیدن به این اهداف
- تدوین گزارش های پرسنل و وضعیت سازمان برای اطلاع رسانی به مدیران ارشد
- فعالیت در سازمان ها در سطح واحدها، بخش ها یا دپارتمان های مختلف
- تبدیل اهداف به دستاوردهای قابل اندازه گیری
- مدیریت منابع انسانی در سطح واحدها یا بخش های سازمان از جمله انتخاب، استخدام، توسعه و مدیریت عملکرد کارکنان
- تلاش برای ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت، توانمندسازی کارکنان، رشد فرهنگ مشتری مداری در سازمان و…
- برنامه ریزی و کنترل عملیات روزانه در واحدها یا بخش های سازمان
- تعیین برنامه های کاری، زمانبندی و تخصیص منابع در بخش یا واحد مشخص و نظارت بر برنامه ها تا رسیدن به استاندارد مشخص شده
- مواجه شدن با مسائل و چالش های روزمره در بخش های سازمان و تصمیم گیری به موقع از طریق تحلیل و ارزیابی وضعیت ها و راه حل های مختلف
- تسهیل هماهنگی و همکاری میان اعضای تیم واحد، امکان اشتراک منابع بین اعضا و بهینه سازی منابع
- ارائه گزارش واحد به مدیران ارشد (از جمله گزارش عملکرد واحد، پیشرفت نسبت به اهداف، مشکلات و راه حل های پیشنهادی)
- تشخیص نیازهای آموزشی و توسعه حرفه ای کارکنان و اجرای برنامه های آموزشی مناسب
وظایف مدیران میانی می تواند بسته به نوع و ساختار سازمان و همچنین صنعت متغیر باشد. مدیران میانی برای ایجاد گزارش ها یا بهینه سازی فرایندها و منابع می توانند از ابزار ERP کمک بگیرند.
3- مدیران سطح ارشد (مدیر استراتژیک)
مدیر سطح عالی یا مدیر ارشد سازمان مسئول تدوین و اجرای استراتژی ها و سیاست های سازمان است. مدیر ارشد اهداف بلندمدت سازمان را تعیین می کند و درباره منابع و استراتژی های رقابتی سازمان تصمیم می گیرد. مدیران استراتژیک بررسی می کنند که آیا شرکت در مسیر اهداف بلندمدت خود قرار دارد و با سرعتی ثابت در حال رشد است یا خیر.
برخی از نقش های رایج در مدیریت ارشد عبارتند از:
- مدیر عامل
- هيئت مدیره
- مدیر اجرایی
- مدیر ارشد عملیات
- مدیر ارشد مالی
- رئيس مجموعه
- معاون مجموعه
بیایید به صورت جمع بندی شده با وظایف مدیران ارشد آشنا شویم:
- بالاترین سطح مسئولیت، اختیار و کنترل در یک شرکت
- تدوین استراتژی ، برنامه ها و اهداف سازمانی و اصلاح آن ها در صورت نیاز
- نظارت بر فعالیت مدیران میانی
- بررسی پیشنهادات سایر مدیران در جهت رشد و سازماندهی شرکت
- توسعه برنامه های تجاری، تعیین اهداف و حفظ ارتباط با مشاغل خارج از سازمان
- نظارت بر عملکرد سازمان در جهت رسیدن به اهداف تعیین شده
- تصمیم گیرنده در مسائل مهم و حیاتی سازمان
- تامین شرایط مطلوب در سازمان از جمله خدمات کارکنان در محیط کار، مزایای کاری و…
- ایجاد فضای همکاری با سایر سازمان ها
- تعیین استراتژی بلندمدت بر اساس اهداف سازمان و شرایط بازار
- برقراری روابط با مشتریان، شرکای تجاری، سهامداران و سایر جوامع مرتبط با سازمان
- نماینده سازمان در نشست ها، کنفرانس ها و رویدادهای صنعتی
- مدیریت و توسعه منابع انسانی در سازمان (از جمله تعیین استراتژی ها و سیاست های منابع انسانی، انتخاب، اشتغال، آموزش و توسعه کارکنان)
- مدیریت مالی و مالیاتی سازمان (از جمله بودجه بندی، برنامه ریزی مالی، نظارت بر گزارشگری مالی و رعایت قوانین و مقررات مالی و مالیاتی)
نکته: در بعضی سازمان ها ممکن است سطوح مدیریتی دیگری مثل مدیریت سطح عمومی یا مدیریت میان سطح وجود داشته باشد. همچنین ممکن است در بعضی سازمان ها نامگذاری سطوح مدیریتی متفاوت باشد؛ اما بیشتر اصول و وظایف مدیران در سطوح مدیریتی عنوان شده مشابه است.
وظایف مشترک مدیران در سطوح مختلف کدامند؟
به طور کلی می توانیم بگوییم که وظیفه اصلی مدیران سه سطح به شرح زیر است:
- مدیران عملیاتی: رهبری و کنترل فرایندها
- مدیران میانی: رهبری و سازماندهی امور بخش
- مدیران ارشد: برنامه ریزی و سازماندهی طولانی مدت سازمان
با اینکه بعضی وظایف مدیریتی بسته به سطح مدیریت مشخص می شوند، اما برخی وظایف بین تمام سطوح مدیریت مشترکند. بیایید وظایف مشترک مدیران در همه سطوح را بررسی کنیم:
- کنترل امور در حال اجرای سازمان
- برنامه ریزی برای اجرای امور سازمان
- سازماندهی افراد و فعالیت های
- هدایت و رهبری تیم برای عدم انحراف از خط مشی اصلی سازمان
چگونه سطوح مدیریت را سازمان دهی کنیم؟
سازماندهی سطوح مدیریتی معمولاً بر اساس ساختار سازمانی انجام می شود. ساختار سازمانی نشان دهنده نحوه تقسیم و ترکیب واحدهای سازمانی، روابط سلسله مراتبی و نحوه جریان اطلاعات و تصمیم گیری در سازمان است.
روش های متداول سازماندهی سطوح مدیریتی به شرح زیر است:
سازمان دهی سطوح مدیریت به روش سلسله مراتبی
در این روش، کسب و کار به صورت سلسله مراتبی سازمان یافته شده است. سطوح مدیریتی به ترتیب اهمیت و نقش از پایین به بالا قرار می گیرند. در سازماندهی سلسله مراتبی، سطوح مدیریتی به صورت لایه های مختلف از سطح عملیاتی تا سطح عالی سازمان قرار می گیرند. وظایف در این چارت بر اساس جایگاه مدیر تعیین می شوند.
سازماندهی به ازای وظایف
در این روش، وظایف و فعالیت های مشابه سازمان، در یک واحد مدیریتی مشترک گروه بندی می شوند. در سازماندهی به ازای وظایف، بخش های مختلف از جمله بازاریابی، مالی، منابع انسانی و… به تفکیک وظایف تشکیل می شوند و هر کدام تحت مدیریت یک مدیر قرار می گیرند.
سازماندهی به ازای محصول یا خدمت
در این روش، سازمان بر اساس محصولات یا خدماتی که ارائه می دهد، سازمان می یابد. هر واحد مدیریتی، مسئولیت خدمت یا محصول خاصی را بر عهده دارد. این روش معمولاً در سازمان هایی با محصولات یا خدمات متنوع استفاده می شود.
سازماندهی به ازای مکان جغرافیایی
در برخی سازمان ها، سازماندهی بر اساس مکان جغرافیایی انجام می شود. به عنوان مثال، سازمان هایی که فعالیت های بین المللی دارند، ممکن است سازماندهی خود را بر اساس مناطق جغرافیایی مختلف جهان انجام دهند. مدیریت فروشگاه زنجیره ای نیز معمولا به همین روش سازماندهی می شود.
در این قسمت چند روش سازماندهی سطوح مدیریتی را بررسی کردیم. ممکن است سازمان ها از ترکیبی از این روش ها استفاده کنند و یا روش های دیگری را برای سازماندهی سطوح مدیریتی خود انتخاب کنند.