امروزه مدیریت هتل ها بدون استفاده از نرم افزار های مناسب و کاربردی تقریبا امکان پذیر نیست. هتلداری و یا مدیریت مجموعه های مهمان پذیر کارهای مختلفی مانند حسابداری، رزرواسیون، خانه داری، رستوران و غیره را شامل می شوند. به همین علت جهت راحت تر شدن امور، نرم افزار های زیادی در این زمینه طراحی و تولید شده اند. با استفاده از این نرم افزار ها، کار هتلداری و مدیریت هتل بسیار راحت تر از گذشته شده است. ما در این مطلب قصد داریم در مورد ویژگی ها و فواید استفاده از این نرم افزار ها مطالب مهمی را در اختیارتان قرار دهیم و چند نمونه از بهترین نرم افزار های کاربردی در این زمینه را به شما معرفی خواهیم کرد. پس تا پایان ما را همراهی کنید.
نرم افزار هتل داری چیست و چه فوایدی دارد؟
هتلداری فرایند های مختلفی دارد که شامل حسابداری، پذیرش، اقامت، کنترل وضعیت اتاق ها، رستوران، انبار داری و غیره می شود. تمامی این امور و فعالیت ها را می توان با استفاده از برخی نرم افزار ها به راحتی و به صورت کاملا تخصصی انجام داد. با استفاده از این نرم افزار ها می توانید به راحتی و در کوتاه ترین زمان ممکن فرایند های هتلداری را انجام دهید.
یکی از موارد مهم برای داشتن سفری خاطره انگیز، داشتن محل اقامت و اسکانی است که بتواند تمامی امکانات لازم و ضروری را برای مسافران و مهمانان خود فراهم کند. برای این کار دیگر نیازی نیست به شهر یا کشور مورد نظرتان برسید و سپس به دنبال هتل خوب بگردید. شما می توانید قبل از شروع سفرتان برنامه ریزی کرده و هتل مورد نظر خود را رزرو کنید. خدمات دریافتی و مورد نظر خود را انتخاب کرده و خیالتان از بابت محل اقامت خود راحت باشد.
در هتل های بزرگ، کلیه امور رزرواسیون به صورت خودکار انجام می پذیرد و این نرم افزارها هستند که به جای انسان ها کار می کنند و اگر به درستی برنامه ریزی شده باشند، حتی دقت بالاتری نیز دارند. برخی از این نرم افزار های هتلداری بسیار آسان و راحت بوده و حتی کار با آن ها نیاز به آموزش خاصی ندارد.
ویژگی های نرم افزار های هتلداری
بهترین برنامه ها و نرم افزار های هتلداری ویژگی های خاصی دارند. این نرم افزار ها نصب و راه اندازی آسانی داشته و حتی افراد معمولی نیز می توانند با آن ها کار کنند. معمولا چندین رایانه و کاربر می توانند از یک نرم افزار استفاده کنند. این نرم افزارها برای نگهداری اطلاعات می توانند امنیت کافی را برقرار کرده و حجم بالایی از اطلاعات را نگهداری می کنند.
در این نرم افزار ها امکان تعریف هتل، تعریف اتاق ها و خدمات ارائه شده در هتل برای هر اتاق فراهم است و با استفاده از آنها می توان سرعت بالایی در پذیرش مهمانان و ارائه سرویس و خدمات داشت.
سیستم حسابداری، سیستم کنترل و مدیریت کاربران هتل، سیستم مانیتورینگ خطوط تلفن مرکزی، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم ERP هتلداری، سیستم رزرواسیون آنلاین، سیستم نظرسنجی و غیره، از جمله ابزارهای نرم افزاری هستند که با استفاده از آنها می توان امر مدیریت هتل را بسیار ساده کرد.
نرم افزار های هتلداری شامل سه بخش فرانت آفیس و بک آفیس و سیستم های تلفیقی تحت وب می شوند. نرم افزار های فرانت آفیس شامل پذیرش صندوق، خانه داری، تریا، کافی شاپ و غیره بوده و نرم افزار های بک آفیس شامل نرم افزار انبار ها، سیستم های تبدیل مواد مانند قنادی، نانوایی و غیره، نگهداری مواد شکستنی و… می شود.
سیستم های تحت وب نیز معمولا گزارشات را هم به زبان فارسی و هم انگلیسی ارائه می دهند. هر کدام از هتل ها با توجه به شرایط خود می توانند از انواع نسخه ها و نرم افزار های موجود در امر هتلداری استفاده کنند.
معرفی نرم افزار های داخلی هتلداری
برای مدیریت و انجام امور هتلداری حتما نباید از نرم افزار های خارجی استفاده کنید. نرم افزار های داخلی و ایرانی خوبی هم در این زمینه وجود دارند که در ادامه به معرفی برخی از آن ها و بیان ویژگی های خاص آن ها خواهیم پرداخت.
1- نرم افزار هتلداری آسا
با استفاده از این نرم افزار می توانید به راحتی و به بهترین شکل ممکن، هتل یا محل اقامتی خود را کنترل و مدیریت کنید. این نرم افزار مبتنی بر وب است؛ یعنی شما می توانید بدون استفاده از هر سیستم عامل یا مرورگر به راحتی از آن استفاده کنید.
2- نرم افزار هتلداری آی سفر
با استفاده از این نرم افزار می توانید مدیریت یکپارچه ای بر هتل و اقامتگاه خود داشته باشید. نرم افزار هتلداری آی سفر، نرم افزاری تحت وب بوده و می توان از آن در زمان و مکان های مختلف استفاده کرد. نرم افزار آی سفر یکی از بهترین و پرکاربردترین نرم افزار های هتلداری است. به دلیل این که دارای خدمات پیام کوتاه بوده و امکان چاپ فاکتور خرید و فروش و ارائه گزارشات دقیق حسابداری را فراهم می کند، جزو برنامه های محبوب قرار گرفته است. همچنین این نرم افزار دارای باشگاه مشتریان بوده و می تواند از مهمانان نظر سنجی کند.
3- نرم افزار هتلداری سامان بان
این نرم افزار برای مدیریت بهتر و بهینه هتل ها توسط موسسه سامان بان طراحی شده است. این شرکت دارای 30 سال سابقه در زمینه تولید نرم افزار های مختلف است. نرم افزار هتلداری سامان بان می تواند هزینه های کل رزرو اشخاص را برآورد کرده و ارتباط سریع و مستقیم بین کارمندان برقرار کند. نمایش رزروهای انجام شده به همراه جزئیات، ثبت تخفیفات ویژه در مناسبت ها و تاریخ های مختلف و اتصال رزرو های انجام شده به سیستم حسابداری از دیگر قابلیت های این نرم افزار محسوب می شود.
4- نرم افزار هتلداری فکر افزار
موسسه نرم افزاری فکر افزار، این نرم افزار هتلداری را طراحی و تولید کرده است. با استفاده از این نرم افزار می توانید خدمه و کارکنان و ورود و خروج از هتل را کنترل کنید. از دیگر قابلیت های این نرم افزار سیستم پذیرش و عملیات تخصیص اتاق و خدمات به مراجعین و سیستم مدیریت حساب های بانکی است. با استفاده از این نرم افزار می توانید آمار هتل خود را به سازمان میراث فرهنگی ارائه داده و گزارش های آماری گرافیکی برای اخذ تصمیمات مدیریتی را دریافت کنید.
5- نرم افزار هتلداری میزبان یار
این نرم افزار یکی از کاربردی ترین نرم افزار های ایرانی موجود است که می تواند اطلاعاتی جامع و کامل از ورود و خروج مهمانان و صورت حساب هایشان، تعداد اتاق ها و خدماتی که ارائه می شود به دست آورد. این نرم افزار قابلیت تعریف معرف مهمانان، ارائه گزارش وضعیت اتاق ها و رزرو آنلاین اتاق ها را دارد.
نرم افزار های هتلداری خارجی
برای مدیریت و انجام فرایند هتلداری می توانید از نرم افزار های هتلداری خارجی هم استفاده کنید که می توانند لیستی از بهترین هتل های موجود در کشور های دیگر را نیز در اختیارتان قرار دهند. در ادامه به برخی از مهم ترین این نرم افزار ها اشاره خواهیم کرد.
1- نرم افزار هتلداری پروتل
این نرم افزار بیش از 17000 کاربر در کشور های مختلف دنیا داشته و یکی از پرکاربردترین نرم افزار های هتل داری محسوب می شود. این نرم افزار نسخه های گوناگونی دارد که با توجه به اندازه هتل ها و تعداد مهمانان و کاربرد هتل ها می توانید نسخه مناسب با آن را استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار پروتل می توان اغلب فرایند های هتلداری مانند حسابداری، رزرواسیون، صندوق، خانه داری و غیره را انجام داد. همچنین این نرم افزار، سیستم رزرواسیون مرکزی، پروفایل مهمانان، استعلام فروش، رک نوع اتاق، گزارشات پروتل و غیره را دارد.
2- نرم افزار هتلداری ezee front desk hotel pms & pos:
این نرم افزار کاملا مطابق با نیاز های مختلفی است که هتل ها دارند؛ مانند حسابداری، رزرو اتاق، خانه داری، پانسیون، نمازخانه و غیره. از ویژگی ها و قابلیت های خوبی که این برنامه دارد، می توان به ساده سازی سیستم مدیریت فروش رستوران، کافه و غیره اشاره داشت. با استفاده از این نرم افزار می توان برای مهمانان امکان پرداخت آنلاین و غیر حضوری هزینه خدمات را فراهم کرد. مشخص کردن تعداد اتاق ها و مشخص کردن وضعیت آن ها و مدیریت سیستم رزرو وب سایت هتل، از دیگر امکانات این نرم افزار است.
3- نرم افزار هتلداری vladovsoft
نرم افزار vladovsoft بسیار ساده، سبک و آسان برای هتلداری بوده و بسیار پرطرفدار است. بر روی این نرم افزار تمامی قابلیت های ضروری مانند رزرواسیون، ارائه گزارشات، ارائه فاکتور های خرید و فروش و غیره قرار داده شده است. از دیگر ویژگی های این نرم افزار هتلداری می توان به تهیه بکاپ از پایگاه داده روزانه، پر کردن داده های مناسب بعد از انجام هر عملیات، محاسبه خودکار و اعلام قیمت جدید محصولات بعد از تحویل و غیره اشاره کرد.
4- نرم افزار هتلداری هاستل
نرم افزار هاستل نرم افزاری ساده و بدون نیاز به آموزش است. از قابلیت های این نرم افزار می توان به ثبت و ایجاد اتاق ها، ثبت هزینه های روزمره، انبارداری، ثبت مشخصات مسافران و همراهان، فروش کالا به مسافران مانند رستوران و کافه و غیره اشاره کرد.
5- سیستم های CRM هتلداری
این نرم افزارها بیشتر بر مدیریت بر اساس ارتباط با مشتری تمرکز می کنند. با استفاده از این نرم افزارها می توان به مشتریان بیشتری دست پیدا کرد و هتل خود را در معرض دید افراد دیگری قرار داد. این نرم افزارها به دو صورت لوکال و تحت وب موجود بوده و حتی تنها با داشتن یک مرورگر نیز می توان از آنها به درستی استفاده کرد.
