تاثیر هایپر اتوماسیون در افزایش سرعت و بهبود فرایند سازمان ها

اصطلاح هایپر اتوماسیون اولین بار در سال 2019 به کار گرفته شد و در چند سال گذشته، کاربردهای آن در حال افزایش است. هایپر اتوماسیون یا ابر اتوماسیون، مجموعه ای از فناوری های دیجیتال است که به هوشمند شدن و خودکارسازی فرایندهای کاری کمک می کند. از هایپراتوماسیون با عنوان مرحله اصلی بعدی تحول دیجیتال، یاد می شود.

در این مقاله به طور کامل توضیح می دهیم که هایپراتوماسیون دقیقا چیست و از چه فناوری هایی تشکیل شده است. همچنین تفاوت اتوماسیون و هایپراتوماسیون را بررسی کرده و مزیت این فناوری در کسب و کارها را توضیح می دهیم.

هایپر اتوماسیون (Hyper automation) چیست؟

سازمان ها اغلب با مفهوم اتوماسیون اداری آشنا هستند؛ اما اصطلاح هایپراتوماسیون برای تعداد زیادی از صاحبین کسب و کار، شناخته شده نیست. هایپر اتوماسیون یک مفهوم نسبتا جدید در حوزه فناوری اطلاعات و مدیریت فرآیندها است که در آن فرایندهای کاری با کمک چندین تکنولوژی، خودکار سازی و بهینه سازی می شوند. هدف اصلی هایپراتوماسیون، ایجاد یک سیستم خودکار است که فرآیندهای کاری را بدون نیاز به مداخله انسانی انجام دهد.

از آنجایی که هایپراتوماسیون فرایندهای تکراری یا معمول را اتوماتیک می کند، کارمندان می توانند وقتشان را بر روی فرایندهای باارزش بالاتر بگذارند. با تعریف فناوری هایپر اتوماسیون، شاید برایتان این سوال پیش بیاید که فرق اتوماسیون و هایپراتوماسیون چیست؟
مهم ترین تفاوت اتوماسیون اداری و هایپراتوماسیون اداری این است که در اتوماسیون اداری، یک سری وظایف مشخص، توسط ربات آموزش دیده و برنامه ریزی شده خودکارسازی می شوند؛ اما در ابر اتوماسیون، همان وظایف با هوشمندی بالاتری انجام می شوند. اتوماسیون اداری معمولا برای رسیدگی به فرایندهای تکی یا وظایف فردی کارکنان طراحی می شود؛ اما در ابراتوماسیون، وظایف بیش تری به صورت خودکار انجام می شوند.

در هایپراتوماسیون از ابزارهای متنوعی مثل یادگیری ماشین، هوش مصنوعی، اتوماسیون فرآیند رباتیک و… استفاده می شود که اتوماسیون هوشمند را ممکن می سازند.
در هایپراتوماسیون اطلاعات به صورت خودکار از منابع مختلف جمع آوری می شوند، تصمیمات بر اساس الگوهای تحلیلی گرفته شده و فرایندها به صورت خودکار و مداوم تکمیل می شوند. افزایش سرعت اجرا، بهبود کیفیت فرآیندهای کسب و کار، ارتقای بهره وری و کاهش خطاها مهم ترین اهداف هایپراتوماسیون هستند.

هایپراتوماسیون، صنایع زیادی را تحت تاثیر قرار داده است. در حال حاضر اکثر سازمان ها و ادارات از این فناوری برای سرعت بخشیدن به فرایندهایشان استفاده می کنند. برای مثال بعضی بیمارستان ها برای اطلاع اولیه از وضعیت بیمار، مرحله تعامل با بیمار را به کمک هایپراتوماسیون خودکارسازی کرده اند. به این صورت که پرستار دیجیتال (تکنولوژی ابراتوماسیون) از بیمار سوالاتی راجع به وضعیت سلامتی و علائم بیماری فعلی اش می پرسد. سپس بر اساس نتایج به دست آمده، بیمار به پزشک یا بخش مناسب ارجاع داده می شود.
به عنوان یک مثال دیگر می توانیم به کاربرد هایپراتوماسیون در شرکت های بیمه یا شرکت های حقوقی اشاره کنیم. این شرکت ها می توانند با استفاده از ابراتوماسیون، مراحل شناسایی نویسه ها و بررسی متن اسناد را خودکارسازی کرده و بر اساس داده های تشخیص داده شده به ادعاها رسیدگی کنند. البته در کشورهایی مثل ایران، استفاده از این تکنولوژی بسیار جدید است.

هایپر اتوماسیون از چه اجزایی تشکیل می شود؟

ابر اتوماسیون از چندین فناوری استفاده می کند. در این بخش به معرفی اجزای کلیدی hyper automation می پردازیم.

• اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA): RPA از فناوری ربات های نرم افزاری برای انجام وظایف تکراری استفاده می کند. از RPA برای کارهایی استفاده می شود که مبتنی بر قانون هستند، ورودی ها و خروجی مشخصی دارند و قابل تکرارند.
• هوش مصنوعی (AI): هوش مصنوعی سعی دارد تا هوش انسانی را شبیه سازی کند. AI با استفاده از داده های گذشته، راهی را به شما پیشنهاد می کند که احتمالا کاربردی است. در ابراتوماسیون، از هوش مصنوعی برای انجام وظایف خاص بدون برنامه ریزی صریح استفاده می شود.
• یادگیری ماشین (ML): یادگیری ماشین در کنار هوش مصنوعی به شدت هایپراتوماسیون را قوی می کند. یادگیری ماشین با استفاده از داده هایی که در طول زمان جمع آوری شده اند، به سیستم اجازه می دهد تا به طور خودکار خودش را بهبود بدهد. یادگیری ماشین با استفاده از الگوریتم های نظارت شده و الگوریتم های نظارت نشده انجام می شود.
• مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM): سازمان ها باید گردش های کاری جدید ایجاد کنند و قبل از استقرار، حتما باید گردش های کاری آزمایش شوند. به این ترتیب می توان از خرابی هایی که عواقب فاجعه باری دارند، اجتناب کرد. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ابزاری قدرتمند است که می تواند برای مدیریت استراتژی های هایپر اتوماسیون مورد استفاده قرار گیرد. BPMها و BPMSها نقشه راهی را نشان می دهند که تعیین می کنند چه کاری باید در چه مرحله ای انجام شود.
• تحلیل پیشرفته: تحلیل پیشرفته با کمک مدل سازی، الگوریتم یادگیری ماشین، یادگیری عمیق و استفاده از روش های آماری، اطلاعاتی که از منابع مختلف به دست آمده اند را تجزیه و تحلیل می کند.

چه فرآیندهایی می توانند به وسیله هایپراتوماسیون بهبود پیدا کنند؟

هایپراتوماسیون، فرایندهای سازمانی زیادی را خودکارسازی می کند. به طور کلی هر فرآیندی که تکرارپذیر، قابل خودکارسازی و قابل بهبود باشد، می تواند از ابراتوماسیون بهره ببرد. در ادامه به تعدادی از این فرایندها اشاره می کنیم.

• فرآیندهای مالی و حسابداری مثل پردازش فاکتورها، مدیریت سند های مالی، رسیدگی به حساب های پرداخت و دریافت، تسویه حساب ها و گزارش گیری مالی.
• فرآیندهای منابع انسانی از جمله مدیریت پرسنل، پردازش درخواست های مربوط به استخدام و استعفای کارکنان، مدیریت مدارک کارمندان و اجرای فرآیندهای مرتبط با حقوق و دستمزد.
• فرآیندهای مدیریت مشتریان مانند پاسخ گویی به درخواست ها و سوالات مشتریان، مدیریت تیکت ها و درخواست های پشتیبانی، پردازش سفارشات و مدیریت ارتباط با مشتریان.
• فرآیندهای تولید شامل مدیریت زنجیره تأمین، کنترل کیفیت، برنامه ریزی تولید، مدیریت انبار و ارسال محصولات.
• فرآیندهای بازاریابی و فروش از جمله مدیریت رویدادها و کمپین های بازاریابی، پردازش ارتباط با مشتریان، تحلیل داده های بازار و مدیریت فرآیندهای فروش.
• فرآیندهای مربوط به مدیریت مستندات و اطلاعات از جمله پردازش و مدیریت اسناد و فایل ها، استخراج اطلاعات از مستندات، تحلیل داده ها و گزارش دهی.
• فرآیندهای مدیریت تیم و مدیریت پروژه شامل تخصیص وظایف، هماهنگی و ارتباطات تیمی، مانیتورینگ پیشرفت پروژه و گزارش دهی.
• فرآیندهای قانونی مثل مدیریت و پردازش قراردادها، مدیریت مطالبات و دعاوی حقوقی، مدیریت تطبیق با مقررات و استانداردها.
• حفظ امنیت داده ها، نگهداری از پایگاه داده، اصلاح آسیب پذیری های امنیتی پایگاه داده ها، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز و رمزگذاری داده های حساس.

این تنها چند مثال از فرآیندهای سازمانی هستند که می توانند به وسیله هایپراتوماسیون بهبود یابند. هر سازمان می تواند با تحلیل فرآیندهای خود و شناسایی فرآیندهایی که قابلیت اتوماسیون و بهبود دارند، از هایپراتوماسیون بهره ببرد.

مراحل هایپر اتوماسیون فرایندها

ابراتوماسیون برای ایجاد تعادل بین کارهای تکراری و غیرتکراری، بهینه سازی فرآیندهای پیچیده و حذف مراحل سخت به کار گرفته می شود. اما این فرآیند چگونه باید انجام شود؟ هایپراتوماسیون شامل ترکیب پیچیده ای از فناوری ها و پلتفرم های متعدد است. هدف ابراتوماسیون تقلید روش های انسانی برای انجام فرایندهای مختلف است. برای مثال با بررسی نحوه ثبت اسناد، می توان رباتی ایجاد کرد که این کار را به صورت خودکار انجام دهد. برای این منظور ربات باید هدف را به خوبی درک کند و فرایند گردش کار درستی را در پیش بگیرد. به مرور زمان برای بهبود فرایند کسب و کار، تجزیه و تحلیل هایی بر روی فرایند انجام خواهد شد.

برای اینکه شرکت و سازمان تان به هایپر اتوماسیون تجهیز شود، باید مراحل زیر طی شوند:

• تعریف هدف: در این مرحله، باید هدف یا نیاز سازمان برای اتوماسیون فرآیند شناسایی شود. بررسی کنید که چه فرآیندهایی قابلیت بهبود از طریق هایپراتوماسیون را دارند. برای درک فرایندها چندین روش وجود دارد. کارکنان کلیدی سازمان می توانند فرایندهای تکراری و خسته کننده را به خوبی تشریح کنند. کارشناس فرآیند کسب و کار هم برای شناسایی فرایندهای قابل خودکارسازی، فرد مناسبی است. فرایندها همچنین می توانند از دل نرم افزارهای سازمانی مثل سیستم ERP کشف شوند.
• تحلیل فرآیند: فرآیند مورد نظر را به طور دقیق تحلیل کنید. بررسی کنید که فعالیت های مختلف در فرآیند چگونه ارتباط برقرار می کنند، چه نوع داده ها و اطلاعاتی در هر مرحله به کار می روند و چه تصمیماتی در هر مرحله گرفته می شود.
• شناسایی فرصت های اتوماسیون: بررسی کنید که کدام قسمت ها یا فعالیت ها می توانند به وسیله هایپراتوماسیون بهبود پیدا کنند. ببینید که کدام بخش ها قابلیت استفاده از ربات ها، هوش مصنوعی، خودکارسازی فرآیند و سایر تکنولوژی های هایپراتوماسیون را دارند.
• جمع آوری داده های مورد نیاز: بخش مهمی از فرایند هایپراتوماسیون، به منابع داده بستگی دارد. داده های ساختاریافته و بدون ساختار را شناسایی کنید. داده های عملیاتی برای آموزش مدل های ML استفاده می شوند.
• انتخاب ابزار و تکنولوژی: پس از شناسایی فرصت های اتوماسیون، باید ابزار و تکنولوژی مناسب را برای اجرای هایپراتوماسیون انتخاب کنید. این ابزارها کمی بالاتر به طور کامل معرفی شدند.
• پیاده سازی و تست: در این مرحله، شروع به پیاده سازی راهکار هایپراتوماسیون کنید. طراحی ربات ها، تنظیم جریان کار، اتصال به سیستم های موجود و اجرای تست ها برای اطمینان از صحت عملکرد و قابلیت اتوماسیون فرآیند انجام می شود.
• آموزش و اجرا: پس از پیاده سازی، برای تیم ها و کارکنان مربوطه آموزش های لازم را ارائه کنید. مطمئن شوید که افراد مسئول برای اجرای فرآیند هایپراتوماسیون، آمادگی و آگاهی کافی دارند. سپس فرآیند هایپراتوماسیون را اجرا کنید.
• مانیتورینگ و بهبود: پس از راه اندازی فرآیند هایپراتوماسیون، به مانیتورینگ و پایش آن بپردازید. بررسی کنید که عملکرد فرآیند به درستی انجام می شود و هر گونه خطا یا مشکلی را تشخیص دهید. در صورت لزوم، اصلاحات و بهبودهای لازم را اعمال کنید تا بهره وری و کارایی فرآیند به حداکثر برسد.
• گسترش و سازمان دهی: در صورت موفقیت یک فرآیند هایپراتوماسیون، می توانید به گسترش آن در سایر فرآیندهای سازمان فکر کنید.

مزایای ابر اتوماسیون در سازمان ها

هایپراتوماسیون تأثیرات زیادی در بهبود عملکرد سازمان ها دارد. در ادامه به برخی از این تأثیرات اشاره می کنیم.

• هایپر اتوماسیون با ساده کردن فرآیندهای تجاری، حذف فعالیت های تکراری و خودکارسازی کارها، به پیشرفت کسب و کارها کمک می کند.
• ابر اتوماسیون، هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش داده و تجربه مشتریان را بهبود می دهد.
• هایپراتوماسیون باعث بهبود عملکرد و افزایش بهره وری فرآیندهای کسب و کار می شود. با اتوماسیون کارهای تکراری، بخشی از وظایف تکراری نیروها حذف می شود و نیروها می توانند بر مسائلی که نیازمند تصمیم گیری استراتژیک و خلاقانه است، تمرکز کنند.
• با اتوماسیون فرآیندها و کاهش تداخل انسانی، خطاها و اشتباهات احتمالی کاهش پیدا می کند.
• سیستم های هایپراتوماسیون دارای دقت بالایی هستند و کارها را بدون خستگی انجام می دهند.
• هایپراتوماسیون به سازمان ها کمک می کند تا سرعت اجرای فرآیندهای کسب و کار را بهبود دهند. اتوماسیون فرآیندها باعث کاهش زمان لازم برای انجام وظایف می شود و همچنین اجازه می دهد که فرآیندها بدون تأخیر و توقف انجام شوند.
• هایپر اتوماسیون، سازمان ها را قادر می سازد تا به راحتی و با سرعت بیش تری به تغییرات و نیازهای بازار و محیط کسب و کار پاسخ دهند. با استفاده از ابزارهای هایپراتوماسیون، فرآیندها و سیستم ها قابلیت انطباق و تغییر دارند و می توانند به سرعت به نیازهای جدید پاسخ دهند.
• هایپراتوماسیون باعث افزایش استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی در فرآیندهای تجاری می شود.
• هایپراتوماسیون به صورت مداوم داده ها را تجزیه و تحلیل می کند تا اصلاحات مناسبی انجام دهد.
• ابر اتوماسیون باعث ساده سازی فرآیندهای تجاری می شود.
• هایپر اتوماسیون با ابزارها و قابلیت های تحلیلی قدرتمندی که دارد، سازمان ها را قادر می کند تا نرخ بازگشت سرمایه خود را بهبود دهند.

به طور خلاصه هایپراتوماسیون از طریق افزایش بهره وری، کاهش ایرادات، افزایش سرعت اجرا، بهبود کیفیت و افزایش انعطاف پذیری فرآیندها، باعث بهبود عملکرد سازمان می شود. این بهبودها در نهایت منجر به کاهش هزینه، افزایش رضایت مشتریان، توسعه رقابتی و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان می شوند.

چالش های ابر اتوماسیون

هایپر اتوماسیون یک مفهوم جدید است و بیش تر کسب و کارها در مراحل اولیه اجرای آن هستند. همین موضوع باعث می شود عملیاتی کردن ابر اتوماسیون با چالش هایی همراه باشد. در ادامه به بررسی مهم ترین چالش های ابراتوماسیون می پردازیم.

• هایپراتوماسیون نیاز به برنامه ریزی کامل و دقیقی دارد تا مطمئن شویم برای ارائه پاسخ ها، از داده های مناسب استفاده شده است. در غیر این صورت ابر اتوماسیون نه تنها کمک کننده نیست، بلکه یک بار اضافه و هزینه غیرمنطقی برای سازمان محسوب می شود.
• هایپراتوماسیون فناوری جدیدی است و بودجه نسبتا زیادی نیاز دارد.
• باید کارمندان تان را متقاعد کنید که ابراتوماسیون کارهای آن ها را انجام نمی دهد؛ بلکه برخی وظایف را خودکارسازی می کند تا آن ها بتوانند به امور پر اهمیت بپردازند.
• ابزارهای نظارتی زیادی در پروژه های ابر اتوماسیون استفاده می شوند. این موضوع می تواند واکنش کارکنان را به همراه داشته باشد. در واقع ممکن است کارکنان دوست نداشته باشند کارهایشان دائما زیر نظر گرفته شود.
• هایپراتوماسیون با بیش تر بخش های سازمان در ارتباط است. بنابراین امنیت این نرم افزارها یک چالش بسیار مهم است. شرکت ارائه دهنده هایپر اتوماسیون باید تضمین کند که هیچ ربات یا سیستمی نمی تواند به نرم افزارش نفوذ کند.
• بسیاری از شرکت ها به دلیل وجود داده های بی کیفیت، کمبود منابع یا کمبود مهارت های فنی، آمادگی به کار گرفتن هایپر اتوماسیون را ندارند. در واقع ابر اتوماسیون در شرکت های غیرحرفه ای یا نیمه حرفه ای کارایی بالایی ندارد.
• انتخاب بهترین نرم افزار هایپراتوماسیون از بین نرم افزارهای موجود، می تواند برای سازمان به یک چالش تبدیل شود. بررسی دقیق سیستم های عرضه شده و میزان رضایت مشتریان از آنها به سازمان ها کمک می کند تا بهترین برنامه هایپراتوماسیون را انتخاب کنند.
• شرکت های خارجی به دلیل تحریم های سیاسی و اقتصادی معمولا به شرکت های ایرانی خدمات نمی دهند و مشتریان ایرانی نمی توانند به راحتی از نرم افزارهای هایپراتوماسیون خارجی استفاده کنند.