نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

واحد خزانه داری وظیفه مدیریت و ثبت وضعیت چک ها و اسناد دریافتنی و پرداختنی را بر عهده دارد. اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی، اسناد مدت داری هستند که طبق توافق طرف های مقابل ثبت می شوند. در این مطلب قصد داریم درباره مفهوم اسناد دریافتنی و پرداختنی توضیح دهیم. همچنین نحوه ثبت این اسناد در سیستم حسابداری را توضیح می دهیم.

تعریف اسناد خزانه داری

اسناد خزانه داری جزو مفاهیم مهم حسابداری و مدیریت مالی می باشد. گاهی پیش می آید که شما خریدی انجام دهید و پرداخت هزینه آن را به آینده موکول کنید. در این شرایط اسنادی مثل چک، سفته و یا ضمانت نامه ارائه می دهید. این اسناد برای اطمینان از پرداخت در آینده صادر می شوند. شرکت ها هم پرداخت های تعهدی دارند؛ یعنی بعضی از خریدهایشان را با چک انجام می دهند.
در حسابداری شرکت های بزرگ و متوسط واحدی به نام خزانه داری وجود دارد. عملیات خزانه داری در حسابداری به کمک اسناد صورت می گیرد. چک های دریافت شده از مشتری، چک های برگشتی و ضمانت نامه ها از جمله سندهای واحد خزانه داری هستند. به سندهایی که توسط شرکت ها ثبت و ضبط می شوند اسناد خزانه داری می گویند.

سند دریافتنی چیست؟

وقتی معامله ای انجام شود و پرداخت هزینه طبق توافق طرفین به صورت نسیه یا تعهدی صورت بگیرد، شخص بدهکار باید در تاریخ مشخصی وجه مورد نظر را پرداخت نماید. در بازه خرید تا پرداخت وجه، چک، سفته یا هر سند معتبر دیگری دریافت شده و در خزانه داری شخص طلبکار، به عنوان اسناد دریافتنی ثبت و نگهداری می شود.

اسناد دریافتنی به مطالبات مالی گفته می شود که یک شرکت یا سازمان از دیگران دریافت می کند. این اسناد به واسطه فروش کالا، فروش خدمات یا هر مطالبه دیگری دریافت می شوند. اسناد دریافتنی دارایی شرکت محسوب می شوند و مدارک مالی رسمی هستند که قابلیت پیگیری قانونی دارند.
اسناد دریافتنی در هنگام سررسید باید از بانک برداشت شوند. می توان این اسناد را قبل از سررسید شدن به شخص دیگری واگذار کرد یا به اصطلاح آنها را خرج نمود. این اسناد در صورت مالیاتی شرکت به عنوان دارایی گزارش می شوند.

ممکن است اسناد دریافتنی را با حساب دریافتنی اشتباه بگیرید. در حساب دریافتنی، بدهکار متعهد می شود که مبالغی بابت بدهی خود، به طلبکار بپردازد، اما در حساب دریافتنی طلبکار هیچ سندی از بدهکار دریافت نمی کند؛ به همین علت در حساب دریافتنی احتمال وصول مطالبات، کمتر از اسناد دریافتنی است.

رایج ترین اسناد دریافتنی شامل موارد زیر می باشند:

• فاکتور: فاکتور فروش رسمی که توسط شرکت صادر شده است و در آن مبلغ معینی بابت فروش کالاها یا خدمات درج شده است.
• چک: چک های دریافتی که توسط شرکت از مشتریان یا سایر اشخاص دریافت می شوند و قابلیت نقد شدن دارند.
• قرارداد: قرارداد ثبت شده که به عنوان تعهد برای دریافت مبالغ مشخص از فرد یا شرکت دیگر صادر می شود.
• قسط: مطالبات مربوط به پرداخت های قسطی که توسط مشتریان بابت خرید کالا یا خدمات به شرکت ایجاد می شود.
• حساب دریافتنی: مطالباتی که از مشتریان به شرکت ارائه می شود و مبلغ آن به صورت اقساطی پرداخت می شود.

نحوه ثبت اسناد دریافتنی

در ثبت اسناد دریافتنی، پرداخت کننده (بانک یا صندوق) بستانکار بوده و دریافت کننده چک یا همان حساب اسناد دریافتنی بدهکار خواهند بود. در واقع اگر چک دریافتنی به شخص واگذار شود، شخص حقیقی یا حقوقی گیرنده چک بدهکار و اسناد دریافتنی بستانکار هستند.
برای واگذاری اسناد دریافتنی به بانک معمولاً حسابی به نام حساب “اسناد در جریان وصول” در حسابداری خزانه ایجاد می شود. هنگام تحویل چک به بانک حساب ” اسناد در جریان وصول” بدهکار شده و حساب اسناد دریافتنی بستانکار می شود. وقتی چک وصول شد و یا برگشت خورد، حساب “اسناد در جریان وصول” بستانکار می شود.

زمانی که یک چک برگشت می خورد، حساب اسناد در جریان وصول بستانکار می شود و شخص حقیقی یا حقوقی که ارائه دهنده چک بوده است، بدهکار خواهد شد.

سند پرداختنی چیست؟

اسناد پرداختنی به بدهی ها یا مبالغی گفته می شود که یک شرکت یا سازمان به سایر افراد بدهکار است و باید آن را پرداخت کند. در واقع سند پرداختنی نشان دهنده بدهکار بودن شرکت است. چک هایی که از حساب شرکت در وجه دیگران صادر می شود و ضمانتنامه ها و قراردادهایی که برای امور مختلف شرکت ثبت می شوند، جزو اسناد پرداختنی شرکت هستند. این اسناد معمولا برای خرید کالا و مواد، پرداخت مالیات، پرداخت اجاره، هزینه حمل، بیمه و… صادر می شوند.

اسناد پرداختنی معمولاً در صورت مالیاتی شرکت به عنوان بدهی گزارش می شوند. در صورتی که این اسناد را به موقع پرداخت نکنید، ممکن است تأثیرات مالی منفی بر حساب های شرکت بگذارد. به همین دلیل شرکت ها معمولا از نرم افزارها و ابزارهای خاصی برای مدیریت بهینه اسناد پرداختنی شان استفاده می کنند. نرم افزارهای حسابداری پیشرفته و ماژول حسابداری نرم افزار ERP می توانند به شما در زمینه مدیریت حساب های پرداختنی کمک کنند.
اسناد پرداختنی با توجه به بستانکار سند، به دو دسته تقسیم می شوند:

1. اسناد پرداختنی تجاری: اسناد پرداختنی تجاری بدهی هایی هستند که طرف مقابل (بستانکار)، یک شخص تجاری یا بازرگانی است. برای مثال وقتی برای شرکت وام می گیریم یا به صورت نسیه مواد اولیه کارخانه یا شرکت را می خریم، بدهی ما به عنوان اسناد پرداختنی تجاری ثبت می شود.
2. اسناد پرداختنی غیرتجاری: اسناد پرداختنی غیرتجاری، بدهی به شخص یا اشخاص غیر تجاری می باشند. برای مثال وقتی دفتری را برای شرکت اجاره می کنیم، اجاره را با اسناد پرداختنی غیرتجاری می پردازیم.

رایج ترین اسناد پرداختنی شامل موارد زیر می باشند:

• فاکتور خرید: فاکتورهایی که شرکت باید هر نوع خریدی از تامین کنندگان خود دریافت می کند. این فاکتور نشان دهنده مبلغ بدهکاری بابت خرید کالا یا خدمات است.
• چک: هر نوع چکی که شرکت برای امور مختلف صادر می کند و باید در تاریخ مشخصی پرداخت شود.
• قرارداد: سند یا قراردادهایی که به عنوان تعهدی برای پرداخت مبالغ معین از سوی شرکت، به فرد یا شرکت دیگری داده می شود.
• اقساط: بدهی های قسطی که شرکت بابت خرید کالا یا خدمات از سایرین دارد و باید به تدریج پرداخت شوند.

ممکن است اسناد پرداختنی را با حساب پرداختنی اشتباه بگیرید. حساب های پرداختنی، بدهی هایی هستند که به صورت حساب به سایر اشخاص پرداخت می شود و مبلغ آن به تدریج کاهش می یابد. بر خلاف اسناد پرداختنی که در آن فرد بدهکار سندی را به عنوان ضمانت به فرد طلبکار تحویل می دهد، درحساب پرداختنی هیچ گونه سند و یا سفته ای به شخص طلبکار تحویل داده نمی شود.

نحوه ثبت اسناد پرداختنی

برای ثبت سند چکی که از سوی یک شرکت صادر می شود، باید شخص دریافت کننده چک، حساب صندوق یا تنخواه به عنوان دریافت کننده و بانک یا حساب اسناد پرداختنی، به عنوان پرداخت کننده لحاظ شوند. به عبارتی اسناد پرداختنی/ بانک بستانکار بوده و دریافت کننده چک (تجاری/غیر تجاری) بدهکار هستند. در صورتی که چک در وجه بانک، صندوق و یا تنخواه باشد، اسناد پرداختنی بستانکار و دارایی های جاری یا موجودی نقد و بانک بدهکار ثبت می شوند. این ثبت برای زمانی است که چک را به فرد طلبکار تحویل دادیم.

وقتی که چک شرکت وصول می شود، باید سندی برای آن در خزانه داری ثبت شود. در این حالت حساب اسناد پرداختنی، بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده، بستانکار می گردند.
اگر به دلایلی مثل فسخ معامله یا برگشت کالا، طرف طلبکار چک را به صادرکننده چک عودت بدهد، در اسناد خزانه داری، سند دریافتنی بدهکار شده و فروش بستانکار می گردد.

سند ابطال پرداخت چیست؟

سند ابطال پرداخت، جزو اسناد مدت دار است. وقتی چک ثبت شده در خزانه داری برگشت می خورد، واحد خزانه داری سند ابطال پرداخت صادر می کند. برای اینکه در آینده به راحتی به لاشه چک دسترسی پیدا کنید، هنگام ثبت سند ابطال پرداخت، نام بانک، پرداخت کننده و صندوقی که قرار است ابطال چک در آن انجام شود قید می شود.
در این حالت حسابی که باید پول را دریافت کند، بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بدهکار تلقی می شود.