سازمان ها و کارخانجات پس از گسترش فعالیت های خود و افزایش ارتباطات با دیگر سازمان ها و شرکت ها، به جهت کنترل بهتر بر روی عملکرد بخش های مختلف می بایست از امکانات و نرم افزارهای مختلفی استفاده کنند و در این مورد برنامه ریزی جامع و کاملی داشته باشند. برنامه ریزی کاملا اجرایی که بتواند تمامی جنبه های سازمانی را در بر گیرد. در این راستا، برنامه ERP به عنوان یک برنامه کاربردی جهت برنامه ریزی منابع سازمانی نقش بسیار مهمی را ایفا می کند. معمولا کارخانجات و سازمان های بزرگ برای ساده سازی فرایندها و یکپارچه کردن سیستم ها از امکانات این برنامه استفاده های زیادی دارند. ERP کنترل روی همه چیز در سازمان را امکان پذیر می کند تا از این طریق مدیران و رهبران هر سازمان بتوانند برای تحقق اهداف سازمانی خود تصمیمات آگاهانه تری بگیرند.
ERP و ضرورت استفاده از آن
موضوع کنترل بخش ها و فرایندهای سازمانی در شرکت ها و کارخانجات بزرگ از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اینکه مدیران بتوانند به شکل های مختلف کنترل روی همه چیز در سازمان داشته باشند باعث می شود تا فعالیت ها کاملا مطابق با چشم اندازهای سازمانی پیش رفته و همه چیز بر طبق یک برنامه ریزی اصولی و هدفمند انجام شود.
استفاده از نرم افزار ERP در این زمینه می تواند بسیار کمک کننده باشد. ERP در واقع از اول اسم سه کلمه (Enterprise = سازمان بزرگ)، (Resource = منابع) و (Planning = برنامه ریزی)، گرفته شده است. سیستم های ERP تمامی منابع سازمانی را تحت نظر گرفته و به شکل کاملا فرآیند محور آن ها را مدیریت می کنند. این سیستم ها همچنین امکاناتی را در اختیار مدیران قرار می دهند تا افراد بتوانند برای استفاده بهتر و بهینه تر از منابع، یک برنامه ریزی کاربردی تنظیم کنند. از جمله این منابع می توان به تجهیزات و کالاهای سازمانی، نیروهای انسانی، تولیدات، ماشین آلات، منابع مالی سازمان و… اشاره کرد.
سیستم ERP می تواند طیف وسیعی از رایج ترین فرایندهای تجاری و منحصر به فرد را با یکدیگر ترکیب کرده و آن ها را در قالب یک سیستم یکپارچه ارائه دهد. ERP علاوه بر مدیریت منابع سازمانی، به شما این امکان را می دهد تا بتوانید روابط موثرتری با مشتریان خود داشته و به این روابط معنا و مفهوم ببخشید. با مدیریت صحیح این موارد می توان عملیات سازمانی را بسیار بهینه کرد و در مسیر رشد سازمان قدم برداشت. این سیستم قابلیت استفاده برای هر سازمان و شرکتی را داراست.
مهم ترین مزایای سیستم ERP
سیستم های ERP مزایا و امتیازات بسیار زیادی برای شرکت ها و کارخانجات مختلف دارند. از مهم ترین مزایای بکارگیری سیستم ERP در یک سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- به کمک نرم افزارها و سیستم های ERP خدمات رسانی به مشتریان با کیفیت بیشتری انجام خواهد شد.
- سیستم های ERP تصمیم گیری برای مدیران هر سازمان را راحت تر می کنند.
- این سیستم به یکپارچه شدن و سازماندهی فعالیت های سازمانی کمک بسیار زیادی می کند.
- تجزیه و تحلیل داده ها و فرایندهای سازمانی به کمک ERP به راحتی انجام شده و در مصرف هزینه و زمان نیز صرفه جویی چشمگیری می کند.
- توسعه سیستم ها به وسیله این برنامه قابل اجراست.
- باعث بهبود مدیریت و رهبری در سازمان می شود.
- شرکت ها و سازمان ها می توانند با استفاده از امکانات ERP خود را با استانداردهای بروز و مدرن دنیا هماهنگ کنند.
- فرایندهای تدارکات و سفارشات بهتر مدیریت خواهد شد.
- به طور کل کنترل روی همه چیز در سازمان به کمک سیستم های ERP راحت تر خواهد بود.
سیستم ERP چگونه به سازمان شما کمک می کند؟
شاید برای برخی از مدیران، کنترل روی همه چیز در سازمان کار سختی باشد. اما خوشبختانه وجود سیستم های ERP این دغدغه بزرگ را برای سازمان ها و کارخانجات از میان برداشته است. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP، عملکرد کلی یک سازمان را به شکلی قابل توجه بهبود می بخشند. همانطور که پیش از این اشاره شد، سیستم های ERP با ترکیب و ادغام فرایندهای تجاری مختلف، امتیازاتی را در اختیار کسب و کارها قرار می دهند که در ادامه با چند مورد از آن ها آشنا می شویم.
افزایش بهره وری در کار
بهره وری در کار به این منظور است که از انجام عملیات تکراری و زمانبر در سازمان کاسته شود تا نیروهای انسانی بتوانند به فرایندها و وظایف مهم تری برسند و در مدت زمان کمتر وظایف بیشتری را انجام دهند. سیستم های ERP، انجام امور تکراری را اتوماتیک کرده و در تکمیل این وظایف باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شوند. بنابراین مدیریت گردش کارها در سازمان بسیار راحت تر و ساده تر انجام می شود.
ساده کردن فرایندها
سیستم های ERP به ساده سازی و استاندارد کردن فرایندها در بخش های مختلف یک سازمان کمک بسیار زیادی می کنند. به این شکل مدیریت وظایف سازمانی برای مدیران و رهبران نیز کار راحت تری خواهد بود. با وجود این سیستم ها و مدیریت بهینه سازمان، می توان تا حد زیادی خطاها و چالش های کاری را به حداقل رساند و سازمانی کارآمدتر و موثرتر داشت.
افزایش میزان رضایت مشتریان
سیستم های ERP، دید بسیار وسیع و گسترده ای از مشتریان و رفتار آن ها به شما می دهند. با تحلیل و بررسی رفتار کاربران می توانید برای رفع نیازها و انتظارات آن ها تصمیمات جدیدی بگیرید و خدمات بهتری به آن ها ارائه کنید. قطعا پشتیبانی همه جانبه از مشتریان باعث افزایش رضایت آن ها خواهد شد.
تجزیه و تحلیل آسان داده ها
مبحث تجزیه و تحلیل داده ها و جمع آوری اطلاعات ارزشمند و مفید در هر سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیران و رهبران سازمانی برای کنترل بهتر مجموعه خود به صورت مرتب به لیستی از داده ها و اطلاعات جدید نیاز دارند تا بتوانند بر طبق آن تصمیمات جدیدی بگیرند. سیستم ERP این امکان را به افراد می دهد تا بتوانند از منابع مختلف بهترین و ارزشمندترین داده ها را جمع آوری کرده و تجزیه و تحلیل آن ها را با استانداردهای بالایی انجام دهند. به این شکل می توان به یک دید و بینش جامع نسبت به عملکرد سازمان رسید. حتی با دسترسی به داده های جدید می توان تقاضاها و نیازهای آینده سازمان را پیش بینی کرد.
کاهش هزینه ها
سیستم های ERP از جهات گوناگون باعث صرفه جویی در هزینه ها می شوند که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود و افزایش بهره وری در کار
- کاهش هزینه های موجود به وسیله سیستم های اتوماسیون
- افزایش رضایت مشتریان و به دنبال آن افزایش سودآوری مجموعه
روش انتخاب سیستم ERP مناسب برای سازمان
هر سازمان یا شرکتی برای اینکه بتواند سیستم ERP مناسب خود را پیدا کرده و استفاده کند، لازم است یک سری فاکتورها را در نظر داشته باشد. از مهم ترین فاکتورها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بررسی دقیق اندازه و بزرگی سازمان و فعالیت های آن
- بررسی میزان بودجه
- بررسی زیرساخت های فنی سازمان
- در نظر داشتن نیازها و انتظارت مشتریان
- بررسی دقیق فرآیندهای تجاری و…
پیش از اینکه اقدام به انتخاب یک سیستم ERP کنید، ابتدا لازم است نیازهای فعلی و بالقوه سازمان خود را به طور دقیق ارزیابی کنید. معمولا شناسایی ویژگی ها و قابلیت های موردنیاز در یک سیستم ERP برای سازمان های بزرگ که از شروع فعالیت آن ها مدت زمان زیادی گذشته راحت تر است. سازمان های بزرگ نسبت به شرکت های نوپا با اهداف سازمانی و چشم انداز های خود بیشتر آشنا هستند. اما شرکت های تازه کار برای بهره مندی از امکانات و قابلیت های سیستم ERP می توانند از مشاوره های افراد متخصص در این حوزه کمک بگیرند.
این افراد با تخصص و مهارت خود به شما تضمین می دهند که هر راه حل ERP که در اختیار شما قرار می گیرد می تواند در راستای رفع نیازها و اهداف سازمانی شما باشد. پس از مشخص کردن نیازهای سازمان، حال وقت آن رسیده است که سیستم های ERP را با یکدیگر مقایسه کنید. برای انتخاب سیستم ERP بایستی بدانید که این برنامه ها در بازار انواع گوناگونی دارند. از سیستم های ساده و کوچک گرفته تا سیستم های بسیار پیشرفته و پیچیده که هر سازمانی با توجه به گستردگی و وسعت کار خود می تواند از هر یک از انواع آن استفاده کند.
برای دریافت مشاوره در خصوص راه حل های ERP مناسب برای سازمان خود، با شماره های پشتیبانی وب حساب تماس حاصل کنید.
051-31938
نحوه پیاده سازی سیستم ERP در سازمان
مراحل کار به شرح زیر است:
- تجزیه و تحلیل سیستم و زیرساخت های موجود برای آن. به این شکل می توان متناسب با نیازهای سازمان بهترین سیستم را انتخاب کرد.
- در نظر داشتن زمان، هزینه و منابع لازم برای پیاده سازی سیستم
- شروع فرایند تحقیق برای انتخاب برنامه مناسب ERP
- شروع راه اندازی و اجرای سیستم به کمک ماژول های استاندارد و درست
- آزمایش تمامی ماژول ها برای اطمینان از کارکرد صحیح آن ها
- آموزش روش استفاده درست از سیستم ERP و ماژول های مختلف آن به نیروهای انسانی که قرار است به طور دائم با آن ها سروکار داشته باشند.
- کنترل و مدیریت درست و دقیق بر روی عملکرد سیستم برای اطمینان از درست کار کردن آن
امروزه کسب و کارهای مختلف برای اینکه بتوانند کنترل روی همه چیز در سازمان داشته باشند، به امکانات و قابلیت های سیستم هایی همچون سیستم ERP نیاز خواهند داشت.
