بایگانی اسناد و مدارک سازمانی، نقش مهمی در عملکرد سازمان ها دارد. بایگانی کردن اطلاعات باعث می شود که در آینده، به هر سند یا مدرکی که قبلا استفاده کرده اید دسترسی داشته باشید. از آنجایی که اطلاعات و اسناد سازمان ها تنوع زیادی داشته و به مرور زمان، داده های بسیار زیادی نیاز به آرشیو شدن دارند، شرکت ها باید روش های استاندارد بایگانی کردن را بدانند.
در این مطلب در رابطه با اهمیت بایگانی اداری توضیح می دهیم. همچنین انواع روش های بایگانی کردن اسناد و مراحل بایگانی مدارک و اسناد سازمانی را توضیح می دهیم.
بایگانی اسناد چیست؟
کسب و کارها هر ساله با هزاران سند با درجه اهمیت مختلف سروکار دارند. اگر همه شرکت ها بخواهند تمام اطلاعات و اسناد را نگهداری کنند، قطعا مصیبت بزرگی پیش می آید. از طرفی دور انداختن اسناد و مدارک باعث می شود به دردسرهای زیادی بیفتید و بعدها به این اسناد نیاز پیدا کنید. برای حل این مشکلات، بایگانی به کمک سازمان ها می آید.
بایگانی در لغت به معنای ضبط و طبقه بندی اسناد می باشد. بایگانی اسناد جهت نگهداری، مرتب سازی، حفظ و دسترسی به اسناد در یک سازمان یا سیستم استفاده می شود. در واقع بایگانی اسناد فرآیندی است که در آن اطلاعات و داده های یک سازمان را در محیط الکترونیکی یا فیزیکی ذخیره می کنند. مهمترین هدف از بایگانی اسناد این است که اطلاعات مهم سازمانی به خوبی مدیریت شوند. مدیریت داده ها به سازمان کمک می کند تا سازمان ها اسنادشان را به صورت منظم و قابل دسترس نگهداری کنند.
بایگانی اسناد می تواند برای انواع سند از جمله اسناد حقوقی، مالی، پزشکی، اداری، تجاری، فناوری اطلاعات، تاریخی، علمی و فنی و… به کار گرفته شود. این اسناد ممکن است به صورت فیزیکی (مانند برگه ها، نامه ها، فاکتورها و…) یا به صورت الکترونیکی (مانند ایمیل ها، فایل های متنی، تصاویر اسکن شده و…) باشند.
بایگانی کردن اطلاعات باعث حفظ اطلاعات، امنیت اطلاعات، دسترسی آسان و مدیریت فضای سرور و دیتاسنترهای سازمان می شود. بایگانی کردن اسناد باعث رفع آشفتگی اطلاعات می شود. با دسته بندی کردن اطلاعات و آرشیو کردن آن ها، حتی با گذشت چند سال، از روی مکان و شماره سند، به آن دسترسی خواهید داشت.
اسنادی که بایگانی می شوند، اسناد ثابتی هستند که دیگر قرار نیست در آنها تغییر یا ویرایش خاصی ایجاد کنیم. پس دقت داشته باشید که اگر از سندی به طور منظم استفاده می کنید و آن سند در دسته اسناد پویا قرار دارد، بایگانی کردن آن اشتباه است.
شرط اینکه سندی را بایگانی کنید، این است که فرایند تولید سند و کارهای اداری آن به اتمام رسیده باشد. وقتی سند از چرخه استفاده خارج شد و هر روز به آن نیاز نداشتید، باید آن را بایگانی کنید.
مراحل بایگانی اسناد چیست؟
بایگانی اسناد به طور کلی شامل مراحل زیر است:
- شناسایی و طبقه بندی اسناد: در این مرحله، اسناد موجود در سازمان که نیاز به بایگانی دارند شناسایی و طبقه بندی می شوند.
- آماده سازی: مرحله آماده سازی شامل تعیین دسته بندی ها، شماره گذاری و نام گذاری اسناد است. هدف از این فرایند ایجاد یک ساختار سازمانی قابل فهم و قابل جستجو برای اسناد می باشد. پس در مرحله آماده سازی، اسناد را برای بایگانی شدن آماده می کنیم.
- تعیین مدت زمان نگهداری اسناد: در این مرحله، برای هر دسته از اسناد، مدت زمان نگهداری تعیین می شود. این مدت زمان می تواند بر اساس قوانین و مقررات قانونی، نیازهای سازمانی و عوامل دیگر مشخص شود. برخی اسناد باید برای مدت زمان طولانی نگهداری شوند، در حالی که برخی دیگر بعد از مدت زمان مشخصی باید حذف یا نابود شوند. همچنین لازم است برخی اسناد برای همیشه حفظ شوند.
- ذخیره سازی اسناد: در این مرحله، اسناد به صورت فیزیکی یا الکترونیکی ذخیره می شوند. اسناد فیزیکی در قفسه ها، باکس های آرشیو و… قرار می گیرند. اسناد الکترونیکی معمولاً در سرورها، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی پایگاه های داده و سیستم های ابری ذخیره می شوند.
- اجرای سیاست های امنیتی: بخشی از بایگانی اسناد شامل اجرای سیاست های امنیتی است. این سیاست ها شامل مواردی مانند رمزنگاری، امضای دیجیتال، محدودیت دسترسی، پشتیبان گیری از اسناد و موارد مرتبط است. هدف از این سیاست ها، حفاظت از اسناد محرمانه و پیشگیری از دسترسی غیرمجاز می باشد.
- نگهداری آرشیوها: اطلاعات آرشیو شده در فضایی امن و محافظت شده قرار می گیرند تا در صورت نیاز، بازیابی و استفاده شوند.
- حذف یا نابودی اسناد: در پایان مدت زمان نگهداری مشخص برای یک سند، ممکن است تصمیم بر حذف یا نابودی آن گرفته شود. این فرآیند باید با رعایت قوانین و مقررات مربوطه انجام شود و باید از اسناد حساس قبل از حذف کردن، نسخه پشتیبان تهیه شود.
انواع روش های بایگانی کردن اطلاعات سازمان
1- بایگانی فیزیکی (بایگانی سنتی)
در این روش، اسناد به صورت فیزیکی (کاغذی) نگهداری و آرشیو می شوند. این اسناد معمولاً در نسخه های مختلف تهیه شده و در پرونده ها، پوشه ها، سیستم های قفسه ای و کمدها قرار می گیرند. در شرکت های بزرگ و متوسط که میزان اسناد آرشیوی شان زیادی است، انبار برای بایگانی اسناد در نظر گرفته می شود.
بایگانی فیزیکی، خود به چند دسته تقسیم بندی می شود:
- اسناد جاری (Current Documents): اسنادی که در حال استفاده و اجرا در سازمان هستند و نیاز به دسترسی فوری دارند، به عنوان اسناد جاری شناخته می شوند. این اسناد معمولاً در دسترس کارمندان و تیم ها قرار دارند و در جریان فعالیت های روزمره سازمان استفاده می شوند. سندهای پروژه، گزارش های روزانه، فاکتورها و مکاتبات فعلی از جمله اسناد جاری شرکت ها هستند.
- اسناد نیمه جاری (Semi-Current Documents): اسنادی که دیگر در حال استفاده فعال نیستند، اما به دلایل قانونی، مالی، تاریخی یا دیگر عوامل نیاز به نگهداری دارند، به عنوان اسناد نیمه جاری شناخته می شوند. این اسناد ممکن است در دسترس کارمندان یا تیم های محدودی باشند و به طور دوره ای استفاده شوند. قراردادهای قدیمی، گزارش ها و اسناد مالی سال های قبل، مستندات قوانین و مقررات قدیمی مثال هایی از اسناد نیمه جاری هستند.
- اسناد راکد (Inactive Documents): اسنادی که دیگر برای استفاده فعال در سازمان مورد نیاز نیستند ولی با توجه به نیازهای قانونی یا تاریخی نیاز به نگهداری دارند، به عنوان اسناد راکد شناخته می شوند. این اسناد معمولاً در آرشیوها یا انبارهای خاص نگهداری می شوند و دسترسی به آن ها ممکن است محدود شود. گزارش ها و اسناد مالی قدیمی، مکاتبات قدیمی و سند های قانونی منقضی شده مثال هایی از اسناد راکد می باشند.
بخش بایگانی، مثل دیگر بخش های سازمان قواعد و اصول مخصوص به خود را دارد. اصل رعایت سادگی باعث می شود که مدیریت انبار و دسترسی به اسناد آرشیو شده ساده تر باشد. بایگانی فیزیکی باید آسان باشد تا کارمندان به راحتی آن را درک کنند و بتوانند در کمترین زمان ممکن، به سند مورد نظر دسترسی پیدا کنند.
محیط بایگانی فیزیکی باید خشک و بدون رطوبت باشد. در بایگانی باید سیستم امنیتی قابل قبولی نصب باشد و اسناد و مدارک از حشرات و قارچ در امان باشند. مسدود کردن لوله های آب گرم، ورودی هواساز و لوله های زهکشی، مواردی هستند که باید در اتاق بایگانی (انبار بایگانی) در نظر گرفته شوند.
اسناد کاغذی می توانند در محل شرکت یا خارج از شرکت بایگانی شوند. اگر کسب و کار کوچکی دارید و می توانید اسناد بایگانی شده تان را در شرکت نگهداری کنید، مشکلی نخواهید داشت. اما اگر اطلاعات آرشیوی تان خیلی زیادند و در محل شرکت امکان نگهداری کردن از آن ها را ندارید، ذخیره سازی خارج از شرکت یک راه حل مقرون به صرفه است؛ زیرا امنیت عالی و فضای مقرون به صرفه را ارائه می دهد. جایی را برای بایگانی خارج از شرکت در نظر بگیرید که اولا شرایط مناسب برای نگهداری اسناد فیزیکی را داشته باشد، ثانیا در صورت نیاز به اسناد، در زمان کمی به آن ها دسترسی پیدا کنید.
2- بایگانی الکترونیکی (بایگانی دیجیتال)
فناوری تاثیر مهمی در همه ابعاد زندگی فردی و حرفه ای تمام دنیا گذاشته است. سیستم بایگانی اطلاعات هم از این قاعده مستثنی نیست. به لطف تکنولوژی شما می توانید تمام اسنادتان را با استفاده از یک اسکنر به فایل دیجیتالی تبدیل کنید و این فایل ها را در حافظه فیزیکی یا ابری ذخیره نمایید. بایگانی الکترونیکی یا بایگانی دیجیتال روشی است که در آن اسناد و اطلاعات به صورت الکترونیکی ذخیره، مدیریت و حفظ می شوند.
بایگانی الکترونیکی شامل استفاده از سیستم های مدیریت اسناد (DMS) است که به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تا اسناد خود را در قالب فایل های الکترونیکی ذخیره و مدیریت کنند. این سیستم ها قابلیت ثبت، طبقه بندی، جستجو، بازیابی و حفظ امنیت و حریم خصوصی اسناد را فراهم می کنند.
استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی چند مزیت مهم دارد. صرفه جویی در فضا، دسترسی آسان، حفظ امنیت و حریم خصوصی، حفظ بلندمدت، امکان و به اشتراک گذاری اسناد از جمله این مزیت ها هستند.
چند راه حل مختلف برای ذخیره سازی اسناد دیجیتال وجود دارد. استفاده از کتابخانه های ویندوز برای ذخیره اسناد روی هارد دیسک، استفاده از سرویس OneDrive یا Google Drive جهت ذخیره در فضای ابری، استفاده از هارد دیسک های قابل جابه جایی و استفاده از DMS محبوب ترین روش های بایگانی دیجیتال می باشند.
یکی دیگر از روش های کاربردی برای بایگانی الکترونیکی اسناد، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است. برخی نرم افزارهای اتوماسیون اداری امروزی، فضای امنی را برای بایگانی دیجیتالی اسناد ارائه می دهند. برخی از این نرم افزارها، به اتوماتیک شدن بایگانی الکترونیک توسط سیستم هایپر اتوماسیون اداری کمک می کنند. در سیستم های اتوماسیون اداری، کارکنان می توانند فایل های راکد یا نیمه جاری شان را در بخش فایل های ثبت شده در کارتابل اتوماسیون قرار دهند. در ادامه واحد بایگانی می تواند این اسناد را از کارتابل کارکنان برداشته و به روش صحیح بایگانی کند.
3- ترکیب بایگانی فیزیکی و الکترونیکی
ترکیب بایگانی فیزیکی و الکترونیکی به صورتی است که اسناد به دو شکل فیزیکی و الکترونیکی نگهداری می شوند. در این روش، بخشی از اسناد به صورت فیزیکی (کاغذی) در فایل ها، فولدرها، سیستم های قفسه ای و کابینت ها نگهداری می شوند و بخش دیگر به صورت الکترونیکی در سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی ذخیره می شوند.
ترکیب بایگانی فیزیکی و الکترونیکی باعث می شود سازمان ها از مزایای هر دو روش بهره ببرند. با نگهداری اسناد فیزیکی، امکان دسترسی مستقیم و اطمینان از وجود اسناد در صورت قطعی برق یا مشکلات سیستمی وجود دارد. از طرف دیگر، با استفاده از بایگانی الکترونیکی، دسترسی سریعتر و امکاناتی مانند جستجوی متنی، نمایش چندین کاربر همزمان و اشتراک گذاری آسان فراهم می شود.
روش های مرتب سازی پرونده های بایگانی
روش های مرتب سازی و تنظیم پرونده های بایگانی می تواند متناسب با نیازها و اولویت های هر سازمان متفاوت باشند. در ادامه رایج ترین روش تنظیم پرونده ها در بایگانی فیزیکی را بررسی می کنیم.
- روش الفبایی: در این روش، پرونده ها بر اساس حروف الفبا یا اعداد مرتب می شوند. این روش ساده و آسان است و معمولاً برای دسته بندی ساده و کم حجم پرونده ها استفاده می شود.
- روش کدگذاری: در این روش، به هر پرونده یک کد یا شماره منحصربفرد اختصاص داده می شود. این شماره می تواند مبتنی بر سیستم شماره گذاری داخلی سازمان باشد.
- روش موضوعی: در این روش، پرونده ها بر اساس موضوع، محتوا یا عنوان آنها مرتب می شوند. برای مثال، می توان پرونده ها را بر اساس دسته بندی های مختلف مانند موضوع، بخش سازمانی، سال و… مرتب کرد.
- روش زمانی: در این روش، پرونده ها بر اساس زمان ایجاد یا دریافت شان مرتب می شوند. می توان پرونده ها را بر اساس تاریخ، ماه، سال یا بازه های زمانی مشخص مرتب کرد.
- روش شماره گذاری تاریخی: در این روش، پرونده ها با استفاده از ترکیبی از شماره و تاریخ مرتب می شوند. به عنوان مثال، شماره گذاری می تواند شامل سال، ماه و شماره پرونده در آن ماه باشد.
- روش مکانی: در این روش، پرونده ها بر اساس مکان فیزیکی ذخیره شده مرتب می شوند. می توان از سیستم قفسه بندی، کابینت ها، فایل ها و برچسب گذاری فیزیکی برای سازماندهی و مرتب سازی پرونده ها استفاده کرد.
- روش شماره گذاری اعشاری: در این روش از اعداد اعشاری برای تعیین مکان اصلی و فرعی پرونده ها استفاده می شود.
انواع روش های بایگانی اداری بر اساس میزان متمرکز بودن اطلاعات کدامند؟
بر اساس میزان متمرکزی در نگهداری و مدیریت اسناد، اسناد سازمان می توانند به چهار دسته زیر تقسیم شوند:
- اسناد متمرکز: در این مدل، اسناد سازمان در یک مرکز متمرکز نگهداری و مدیریت می شوند. این مرکز معمولاً یک بایگانی مرکزی، مرکز داده، سرور مرکزی یا سیستم مدیریت اسناد است که تمام اسناد سازمان در آن ذخیره می شوند. این مدل به سازمان امکان می دهد تا دسترسی مرکزی به اسناد را کنترل کند و استانداردها و سیاست های یکپارچه ای در مدیریت اسناد اعمال کند. کارمندان سازمان می توانند به اسناد متمرکز با دسترسی مجاز و مشخصی دسترسی پیدا کنند. مزیت بایگانی متمرکز است است که از تشکیل پرونده های متعدد جلوگیری می شود و سرعت دسترسی به اطلاعات آرشیو شده زیاد است.
- اسناد غیرمتمرکز: در این مدل، اسناد سازمان در سیستم ها و مکان های مختلف در سراسر سازمان نگهداری می شوند. هر بخش یا تیم ممکن است اسناد خود را به صورت مستقل در سرورها، سیستم ها، فایل ها و پوشه های خود نگهداری کند. این مدل معمولاً برای سازمان هایی که بخش ها یا تیم های زیادی دارند و نیاز به مدیریت مستقل اسناد دارند، مفید است. هر بخش یا تیم می تواند با توجه به نیازهای خود از سیستم مورد نظر برای نگهداری و مدیریت اسناد استفاده کند. مزیت بایگانی غیرمتمرکز این است که دپارتمان های مختلف سازمان به پرونده ها نزدیک ترند و سریع ترمی توانند اسناد مورد نیازشان را بازیابی کنند. اما در این روش پراکندگی بیش تر بوده و هر دپارتمان نیاز به یک یا چند مسئول برای بایگانی اطلاعات دارد.
- اسناد ترکیبی: برخی سازمان ها روش ترکیبی (متمرکز-غیرمتمرکز) را برای نگهداری اطلاعات به کار می برند. در این روش معمولا اسناد مخصوص به دپارتمان خودشان را به صورت غیرمتمرکز نگهداری می کنند و اسنادی که نیاز به دسترسی مشترک دارند، در انبار بایگانی متمرکز قرار می دهند. یا اینکه در روش ترکیبی اسناد نیمه جاری به صورت غیرمتمرکز و اسناد راکد در انبار متمرکز آرشیو می شوند.
- بایگانی پراکنده: در این روش هر یک از کارکنان، اسناد، مدارك و سوابق اداری مربوط به خودشان را بایگانی می کنند. این روش چندان مورد توجه سازمان های اداری نیست.
نکات مهم در بایگانی اسناد
تا اینجا درباره روش های مختلف بایگانی اسناد توضیح دادیم. در بایگانی اسناد چند نکته مهم وجود دارد که با رعایت کردن آن ها می توانید فرایند بایگانی را بهینه کنید.
- در انتخاب روش مرتب سازی، اصل رشد را هم در نظر بگیرید. با گذر زمان قطعا فایل های بایگانی سازمان بیش تر می شوند. پس برای مرتب سازی باید روشی را انتخاب کنید که با گذشت زمان دسترسی به اسناد را سخت تر نکند.
- گرما و رطوبت کاغذ را از بین می برند. مطمئن شوید که اسنادتان در شرایط مناسب نگهداری می شوند.
- برخی اسناد از لحاظ درجه اهمیت، حساسیت بیش تری دارند. به هر دلیلی ممکن است یک سند از بین برود (رطوبت محیط یا هر عامل دیگری)، بنابراین همیشه از مهم ترین اسنادتان، کپی الکترونیکی هم تهیه کنید.
- برای حفظ بایگانی اسناد، باید از روش های مناسب نگهداری اسناد استفاده کنید. این شامل استفاده از جعبه ها و فایل های مقاوم، محافظت از اسناد در برابر آب، آتش و خرابی ها، و نگهداری اسناد در محل های مناسب با شرایط محیطی صحیح است.
- باید چرخه حیات اسناد را مدیریت کنید. این شامل تعیین مدت نگهداری اسناد بر اساس الزامات قانونی و سیاست های سازمانی است.
- باید سیستم مدیریت دسترسی به اسناد تعیین شود تا فقط افراد مجاز به اسناد رسمی و قانونی شرکت دسترسی داشته باشند. این شامل تعیین سطوح دسترسی، سیاست ها و روش های احراز هویت و کنترل دسترسی به اسناد است.
- باید فرآیندها و سیستم های بایگانی اسناد را به طور مداوم ارزیابی و بهبود دهید. می توانید با بررسی و تحلیل نیازها و بازخورد کاربران، بهبود های لازم را اعمال کنید و فرآیندهای خود را بهبود بخشید.
- کارکنان باید آموزش های لازم در زمینه مدیریت بایگانی اسناد دریافت کنند. آنها باید با سیاست ها، روش ها و سیستم های مدیریت اسناد آشنا شوند و بتوانند به درستی از آنها استفاده کنند.
- نرم افزار BPMS این امکان را به شما می دهد تا اسناد مهم سازمانی را در کنار اطلاعات و فایل های آرشیوی ر یک فضای امن نگهداری کنید.