یکی از چالش های بزرگ در مسیر انجام پروژه های کاری، تخصیص منابع از جمله منابع انسانی و مالی می باشد. مدیریت پروژه به منظور تخصیص منابع، بودجه و برنامه ریزی امور انجام می شود. نرم افزار مدیریت پروژه نیز ابزاری است که با آن می توانید پروژه های کاری را مدیریت کنید.
امروزه نرم افزارهای مدیریت پروژه مختلفی وجود دارند که با استفاده از آن ها می توانید فرایندها و منابع پروژه را به صورت بهینه مدیریت کنید. در این مطلب بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه که کسب و کارهای حرفه ای و استارتاپ های برتر از آن ها استفاده می کنند را معرفی می کنیم.
نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) چیست؟
هر پروژه موفقی حاصل یک کار تیمی می باشد. برای اینکه افراد متخصص بتوانند در کنار هم یک پروژه را تکمیل کنند، نیاز است تا نظم خاصی در کارها وجود داشته باشد. اینکه هر فردی چه وظایفی دارد و تا چه زمان برای تکمیل وظایفش وقت دارد، چالش مهمی است که توسط مدیریت پروژه رفع می شود.
نرم افزارهای مدیریت پروژه جهت برنامه ریزی پروژه ها، تعیین مسئولیت کارکنان، مدیریت منابع و مدیریت فرایندهای پروژه ارائه شده اند. این نرم افزارها، امکان مدیریت چندین پروژه را فراهم می کنند.
مزیت های کلی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب و کارها به شرح زیر است:
- با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، همکاری، تعامل و تبادل نظر به شکل موثری بالا می رود.
- وظایف افراد همراه با زمانبندی دقیق انجام آن ها مشخص می شود و اعضای تیم از وظایف خود آگاهند.
- کارفرما با بررسی وضعیت کاری می تواند روند پیشرفت پروژه را بررسی کند.
- منابع انسانی به درستی مدیریت می شوند.
- عملکرد تیمی تسریع پیدا می کند.
- به راحتی می توان عملکرد اعضای دورکار و فریلنسرها را مدیریت کرد.
- امکان به اشتراک گذاری داده ها و فایل های مهم در نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد و اعضای گروه پروژه می توانند به فایل ها دسترسی داشته باشند.
- در برنامه می توان زمان جلسات و زمان رویدادهای خاص را مشخص کرد.
- امکان پیدا کردن مشکلات و خطاهای احتمالی با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه راحت تر است.
نرم افزارهای PM (Project Management) رایگان برای پروژه ها و کسب و کارهای کوچک کاملا کاربردی اند. با استفاده از این نرم افزارها می توانید سطوح مختلف پروژه را مدیریت کنید. اما در بعضی سازمان های بزرگتر، شاید نیاز به خرید نسخه حرفه ای نرم افزار مدیریت پروژه داشته باشید.
معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی
بیس کمپ (Basecamp)
بیس کمپ نرم افزاری برای مدیریت پروژه های شما می باشد. با استفاده از این برنامه می تواند پروژه را به مجموعه ای از فعالیت های کوچک تبدیل کنید. این برنامه در نسخه های مختلف وب، دسکتاپ، اندروید و ios ارائه شده است.
Basecamp برای جلوگیری از فراموشی کارها اعلان یادآوری دارد. در این برنامه اعضای گروه می توانند با یکدیگر چت کنند و روند پیشرفت پروژه را توضیح بدهند. رابط کاربری این برنامه ساده، قوی و قابل فهم است. ضمیمه کردن و ذخیره فایل ها یکی دیگر از ویژگی های کاربردی نرم افزار Basecamp می باشد.
در برنامه بیس مپ بخش های مختلف پروژه را تقسیم بندی می کنید. هر گروه وظایف مشخصی دارند که توسط یک یا چندین نفر انجام می شوند. برای مثال گروه مدیریت، برنامه نویس، طراح و… در برنامه مشخص می شود. بورد هر گروه از قسمت های مختلفی از جمله پیام های مهم، لیست وظایف، مدیریت مستندات، گفتگو با اعضای گروه و تقویم تشکیل می شود. در قسمت لیست وظایف گروه، می توانید به سادگی وظایف را به افرادی که می خواهید اختصاص دهید، فایل به آن پیوست کنید، درباره آن توضیح دهید و برای آن سر رسید تعیین کنید.
جیرا (Jira)
جیرا یکی از برنامه های مدیریت پروژه است که امکانات زیادی را به صورت رایگان ارائه می دهد. این برنامه از اسکرام و کانبان پشتیبانی می کند. اگر پروژه برنامه نویسی را مدیریت می کنید، جیرا یکی از بهترین نرم افزارها برای مدیریت پروژه شما است.
با جیرا می توانید مشکلات احتمالی را به خوبی تشخیص دهید. در این برنامه می توانید برای هر کاری ددلاین تعیین کنید. قابلیت برگزاری نظرسنجی یکی دیگر از ویژگی های خوب برنامه Jira می باشد. با توجه به کاربردهای حرفه ای جیرا، رابط کاربری این برنامه کمی پیچیده است و برای استفاده از آن باید آموزش ببینید.
در نرم افزار جیرا می توانید پروژه های مختلفی را مدیریت کنید. برای اضافه کردن یک پروژه جدید کافی است از قسمت بالای صفحه منوی کشویی PROJECT را باز کرده و با زدن دکمه CREATE ، پروژه جدید تعریف کنید. بعد از آن می توانید به روش اسکرام یا کانبان پروژه تان را ایجاد کنید.
در صورتی که نسخه پرمیوم برنامه را خریداری کنید امکان محدود کردن دسترسی های کاربران، تعریف بیشتر از 10 کاربر، حافظه بیش از 2 گیگابایت و امکان آرشیو پروژه را خواهید داشت.
ترلو (Trello)
یکی از شناخته شده ترین برنامه های مدیریت پروژه، نرم افزار Trello می باشد. این نرم افزار در دو حالت رایگان و غیررایگان قابل استفاده است. نسخه رایگان برنامه ترلو قابلیت های زیادی از جمله پیوست عکس و ویدئو، اعلان و امکان ایجاد چک لیست های مختلف را ارائه می دهد. این برنامه از زبان فارسی پشتیبانی می کند و بر روی تمام سیستم عامل ها قابلیت اجرا دارد.
در Trello اعضای تیم را به کارت ها که نمایانگر وظایف هستند، اختصاص می دهید و آن ها کارت های خود را در ستون های مناسب To-do، Doing یا Done قرار می دهند. به این ترتیب می توانید پیشرفت تیم خود را پیگیری کنید. با توجه به بزرگی کار، شما می توانید به کارت هایتان فعالیت های زیر مجموعه اضافه کنید و با فعال کردن چک لیست برای هر کارت، پیشرفت هر کارت را ردیابی کنید.
از ویژگی های کاربردی ترلو می توان به مدیریت زمان اشاره کرد. وقتی پروژه ای را شروع می کنید به صورت خودکار زمان ثبت شده، مدت زمان سپری شده، زمان باقی مانده که برای پایان بخش های مختلف پروژه لازم است را به شما یادآوری می کند. تهیه چک لیست برای پیگیری وظایف اعضای تیم و امکان حذف یادداشت های اضافی از دیگر ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه ترلو می باشد.
مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)
Microsoft MS Project (به اختصار MSP) نرم افزار شرکت مایکروسافت برای کنترل و مدیریت پروژه می باشد. با نرم افزار MSP می توانید تمام جزئیات مربوط به زمان اجرا و تکمیل پروژه را مشخص کنید. گزارش های ایجاد شده در مایکروسافت پروجکت قابلیت پرینت دارند و شما می توانید جزئیات اجرای پروژه را بایگانی کنید.
در MSP قابلیتی وجود دارد که شما می توانید جدول و نمودارهای حرفه ای ایجاد کنید. این جداول برای درک سلسله مراتب امور و گزارش دهی مناسبند. این نرم افزار بر تمام مراحل پروژه نظارت دارد. با استفاده از MSP می توانید زمان اجرا و تکمیل فعالیت های پروژه را مشخص کنید و مطمئن باشید که یک پروژه بر اساس زمانبندی مشخص اجرا و در موعد مقرر تحویل داده می شود.
کلیک آپ (Click UP)
کلیک آپ، نرم افزاری معروف در زمینه مدیریت پروژه است. این نرم افزار توسط شرکت های مطرحی همچون گوگل و نایکی استفاده می شود. از مهمترین ویژگی های کلیک آپ می توان به زمان بندی و تعریف دقیق پروژه، امکان چت اعضا با یکدیگر، استفاده از نمایش نمودار Gantt برای پیگیری وضعیت پیشرفت پروژه، امکان افزودن یادآور و امکان ارسال نظر و ثبت یادداشت اشاره کرد.
در نرم افزار Click Up می توان برای کاربران سطح دسترسی مشخص کرد. در این صورت هر یک از اعضا با توجه به سطح دسترسی شان به اطلاعات مربوط به پروژه دسترسی خواهند داشت.
رایک (Wrike)
نرم افزار Wrike قابلیت های یک برنامه خوب مدیریت پروژه را ارائه می دهد. ارائه نمودارها، داشبوردهای مفید و گزارش های متنوع از قابلیت های نرم افزار Wrike می باشد. این برنامه محدودیتی در تعداد کاربران ندارد و کار کردن با آن بسیار ساده است. قابلیت بالای سفارشی سازی و پیگیری راحت روند کاری کارکنان، از ویژگی های مهم نرم افزار رایک می باشد.
نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی
علاوه بر نرم افزارهای خارجی مدیریت پروژه که معرفی کردیم، نرم افزارهای ایرانی خوبی نیز در این زمینه ارائه شده اند. در این قسمت تعدادی از نرم افزارهای خوب ایرانی برای مدیریت پروژه را معرفی می کنیم.
- بهتایم (Behtime): بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی است که از زبان انگلیسی نیز پشتیبانی می کند. برنامه ریزی، گزارش دهی به سطوح مختلف مدیران، گانت چارت، ساختار سلسله مراتبی فعالیت ها، وجود چک لیست برای تکمیل فعالیت ها، وجود ابزار گفتگوی اختصاصی و ابزار تحلیل گر قوی از ویژگی هایی این نرم افزار است.
- تسکولو (Taskulu): تسکولو برنامه ای با محیط کاری ساده می باشد. این اپلیکیشن به زبان های انگلیسی و اسپانیایی قابل استفاده است. تسکولو محیطی برای برگزاری جلسات آنلاین تصویری دارد. گزارش گیری از عملکرد و بهره وری سازمان، ثبت زمان کاری، تعیین سطوح دسترسی، برگزاری جلسات آنلاین و امکان گزارش گیری دقیق از عملکرد سازمان ویژگی های مهم این برنامه می باشند.
- آسانا (Asana): این نرم افزار جزو اولین برنامه های مدیریت پروژه ایرانی است. آسانا پنج زبان انگلیسی، فرانسوی، پرتغالی، آلمانی و اسپانیایی را پشتیبانی می کند. در فضاهای کاری آسانا کاربران می توانند یادداشت ها، نظرات، پیوست ها و برچسب ها را اضافه کنند. همچنین آسانا قابلیت های گانت چارت، اولویت بندی وظایف، محدود کردن دسترسی، تعیین ددلاین و اولویت بندی پروژه ها را ارائه می دهد. این برنامه بستر مدیریت ارتباط با مشتری دارد؛ این موضوع برای سازمان هایی که از CRM بهره می برند بسیار مفید است.
- سازمان یار: این نرم افزار تحت وب می باشد و بر اساس استانداردهای بین المللی مدیریت پروژه توسعه پیدا کرده است. تعیین مدل زمان بندی پروژه، مدیریت دسترسی کاربران , بایگانی اسناد از ویژگی های خوب این برنامه است.
- همتیک (HamticK): همتیک به شما این امکان را می دهد تا پروژه های خود را با تقسیم بندی به بخش های کوچک تر، مدیریت کنید. امکان چت درون برنامه ای، ذخیره سازی فایل ها، تعیین سطح دسترسی برای کاربران، گزارشات کاربردی، تعیین پیش نیاز برای کارها و گانت چارت ویژگی های اصلی این برنامه هستند.
از بین نرم افزارهای کنترل پروژه کدام مورد را انتخاب کنیم؟
همانطور که حدس زده اید تعداد نرم افزارهای ایرانی و خارجی برای مدیریت پروژه ها زیاد است. برخی از این نرم افزارها رایگان بوده و تعداد زیادی از آن ها غیررایگان هستند. اما کدام نرم افزار برای شما مناسب تر است؟
یکی از فاکتورهای مهم در انتخاب برنامه مدیریت پروژه، روش مدیریتی نرم افزار می باشد. معروف ترین روش های مدیریتی پروژه شامل موارد زیر است:
- روش سنتی (Waterfall): در این روش، فرآیند پروژه به ترتیب خطی و مرحله به مرحله انجام می شود. هر مرحله شامل تحلیل، طراحی، توسعه، آزمون و راه اندازی است. این روش برای پروژه هایی مناسب است که نیازمند برنامه ریزی دقیق و تعیین شده از قبل هستند و تغییرات کمی در طول اجرا دارند.
- روش Agile: روش Agile یک رویکرد انعطاف پذیرتر و تکراری است. در این روش، پروژه به چند فاز کوتاه و قابل تکرار تقسیم می شود. شناخت نیازها، تحلیل، طراحی، توسعه و آزمون به صورت همزمان در هر فاز انجام می شود. روش Agile برای پروژه هایی مناسب است که نیازمند تغییرات مکرر و تکرار شونده در طول اجرا هستند و تکنولوژی ها و نیازهای پروژه پیچیده و قابل تغییر هستند.
- روش Scrum: اسکرام یکی از فرآیندهای Agile است که برای مدیریت پروژه های تیمی مناسب است. در این روش، پروژه به مجموعه ای از بازه های زمانی کوتاه و قابل تکرار به نام Sprint تقسیم می شود. هر Sprint شامل تعدادی وظیفه است که توسط تیم انجام می شود. تیم در هر روز کاری کوتاهی به نام Daily Stand-up Meeting جهت گزارش وضعیت و هماهنگی دیدار می کند.
- روش کانبان: Kanban یک سیستم مدیریت ترکیبی است که بر روی تخته یا نرم افزارهای مربوطه بر پایه فهرستی از وظایف قرار می گیرد. در این روش، هر وظیفه به صورت کارت ها در یک ستون تخته نمایش داده می شود و تیم به ترتیب و به تعداد مورد توافق وظایف را انجام می دهند.
- نمودار گانت: Gantt Chart یکی از روش های معروف و پرکاربرد در مدیریت پروژه است. در نمودار گانت، برنامه ریزی پروژه به صورت یک نمودار زمانی نشان داده می شود که در آن زمان شروع و پایان هر فعالیت، ارتباط بین فعالیت ها و مدت زمان هر فعالیت نمایش داده می شود.
- شبکه عملیاتی: در روش CPM، فعالیت ها و وظایف پروژه به صورت یک شبکه متصل شده نمایش داده می شود. هر فعالیت دارای زمان شروع و پایان منحصر به فرد است و مسیر بحرانی (Critical Path) که طولانی ترین مسیر در پروژه است، تعیین می شود. این روش به مدیران پروژه کمک می کند تا فعالیت هایی که تأخیر در آن ها می تواند تأخیر در کل پروژه را به دنبال داشته باشد، شناسایی کنند.
- روش حاکمیت منابع: در این روش، تأمین منابع مختلف پروژه (مانند نیروی کار، تجهیزات و مواد) در نظر گرفته می شود و برنامه ریزی زمانی پروژه به گونه ای صورت می گیرد که منابع مورد نیاز در دسترس باشند. این روش ها به مدیران پروژه کمک می کنند تا مواردی مانند زمانبندی منابع، مدارک و مواد را در نظر بگیرند.
انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه، علاوه بر روش مدیریتی، به نیازهای سازمان و شرایط تیم بستگی دارد. سبک کاری و نیازهای سازمان را بررسی کنید و این نیازها را با قابلیت های ارائه شده در نرم افزارهای مختلف مقایسه کنید. بهترین راه برای انتخاب نرم افزار مناسب، مقایسه و ارزیابی ویژگی ها، آزمایش نسخه های آزمایشی، مشورت با اعضای تیم و بررسی نظرات کاربران دیگر است.
