مهم ترین بخش هر سیستم اتوماسیون اداری، بخش کارتابل آن است. هر یک از کارمندان سازمان، کارتابل اتوماسیون اداری مخصوص به خودشان را دارند که در آن تمام نامه ها، اسناد، فرم ها، کارها، رویدادها و یادداشت های مرتبط با نیرو قرار می گیرد. بنابراین هر نیرویی برای اطلاع از رویدادهای مرتبط با خودش، لازم است به کارتابل خود مراجعه کند.
بهتر است سازمان ها برای دسترسی پذیری اطلاعات شرکت و بهبود اطلاع رسانی ها، از کارتابل های الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری شان استفاده کنند. در این مطلب توضیح می دهیم که سیستم های اتوماسیون اداری باید به چه کارتابلی مجهز باشند و یک کارتابل حرفه ای چه مزیت هایی برای کسب و کار به همراه دارد.
کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری بستری ایجاد کرده اند تا مدارک، وظایف و انواع فرم های سازمانی به خوبی پیگیری شده و روند مکاتبات درون سازمانی و تعامل برون سازمانی بهینه شود. یکی از بخش های مهم اتوماسیون اداری کارتابل است.
کارتابل اتوماسیون اداری یا کارتابل الکترونیک فضایی نرم افزاری است که در آن نامه ها و اسناد، فرم ها، وظایف، رویدادها، یادداشت ها و… جریان دارد. هر کدام از کارکنان برای چک کردن وظایف و نامه هایشان، باید وارد کارتابل شده و ورودی های جدید کارتابل را بررسی کنند. سپس بسته به نوع ورودی، عملیاتی مثل ارجاع، پاسخ، چاپ و… را انجام دهند.
کارتابل در سیستم های اتوماسیون، فضایی را ایجاد می کند تا کاربران سیستم اعم از مدیر، کارشناس و کارمند بتوانند به سادگی به امور جاری شان دسترسی داشته باشند و به سادگی آن را به انجام برسانند. در واقع وجود کارتابل برای انجام به موقع وظایف می باشد. بنابراین هر کارتابلی باید ابزارها و امکاناتی داشته باشد تا هر فردی بتواند به راحتی به کارها و وظایفش رسیدگی کند. امکاناتی مثل بررسی کار، ارجاع کار به مسئول بعدی، تعیین تکلیف کار و بایگانی از جمله این اقدامات هستند.
اجزای تشکیل دهنده کارتابل کدامند؟
در بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، اجزای تشکیل دهنده کارتابل شامل موارد زیر است:
- کارتابل جاری (وارده)
- کارتابل پیگیری (ارجاعی)
کارتابل جاری محل قرارگرفتن تمام ورودی های یک کاربر است. در واقع تمام نامه هایی که سایر کاربران برای شما می فرستند، در کارتابل جاری شما قرار می گیرد. این نامه ها ممکن است جهت استحضار، جهت پیگیری، جهت امضا، جهت اقدام، جهت دستور، جهت درخواست جلسه و… ارسال شده باشند. برای رسیدگی به نامه های ورودی، کاربر باید وارد کارتابل جاری شده و با استفاده از ابرازهای مناسب، اقدامات لازم را انجام دهد.
کارتابل پیگیری محل نگهداری نامه ها یا اسنادی است که شما برای سایر کاربران ارسال کرده اید. از این قسمت می توانید نامه هایی که برای سایر کاربران فرستاده اید را پیگیری کنید و متوجه شوید که در نمودار درختی سازمان، نامه در دست چه کسی است و چه وضعیتی دارد.
نامه ارسالی شما می تواند در سیستم وضعیت “در دست اقدام”، “انجام شده”، “بررسی نشده” و یا “برگشت خورده” داشته باشد.
یک کارتابل حرفه ای چه قابلیت هایی دارد؟
یک کارتابل حرفه ای، باید تمام ابزارهایی که برای رسیدگی به وظایف نیاز است را داشته باشد. در این بخش مهم ترین ابزارهای لازم در کارتابل الکترونیکی را بررسی می کنیم. اما دقت داشته باشید که قبل از ارائه امکانات حرفه ای، اصل مهم در یک کارتابل خوب، سادگی، انعطاف و پوشا بودن آن است. امکاناتی که در کارتابل ارائه شده، باید این سه ویژگی را تقویت کند.
مهم ترین قابلیت های کارتابل اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:
- فهرستی برای مشاهده نامه ها
- نمایش جزییات نامه ها در فهرست (شامل موضوع نامه، شماره نامه، عنوان فرستنده، نوع نامه، فوریت نامه، زمان دریافت نامه و…)
- امکاناتی برای رسیدگی به نامه ها از جمله ارجاع نامه، پاسخ به نامه، بایگانی نامه و…
- شمارنده ای برای شمارش تمام نامه ها، تعداد نامه های باز شده و تعداد نامه های باز نشده
- امکان پوشه بندی نامه ها
- امکان مرتب سازی نامه ها بر اساس فاکتورهایی مثل زمان دریافت نامه، فرستنده نامه، موضوع نامه، فوریت نامه و..
- امکان جستجوی نامه ها
- امکان علامت گذاری امور ارجاعی برای بررسی مجدد بر حسب نیاز
- امکان سنجاق کردن امور برای جلوگیری از گم شدن یک وظیفه یا نامه در بین ورودی های مختلف
- امکانی برای واگذاری یا جایگزینی (متصدی کارتابل باید بتواند زمانی برای واگذاری کارتابل خود تعیین کند که با انقضای آن بصورت خودکار، کارتابل و مسئولیت های آن از فرد جانشین سلب و به متصدی اصلی ارجاع داده شود.)
- امکان رجوع به تاریخچه و بررسی کاری که اکنون در کارتابل نیست.
- وجود نوار ابزار و کلیدهای میانبر برای دسترسی راحت تر به هر قسمتی از کارتابل
- امنیت بالا و امکان تغییر رمز ورود برای کاربران
- قابلیت تغییر ظاهر کارتابل
- چند زبانه بودن کارتابل
- امکان نمایش رویدادهای تقویم سازمانی در کارتابل کاربران
- قابلیت استفاده بر روی انواع دستگاه ها و انواع مرورگرها
- امکان خودکارسازی مجموعه ای کارهای روتین و تکراری
- ارجاع نامه ازطریق یک پرسنل برای پرسنل دیگر با رعایت سطح دسترسی
- و…
کار با کارتابل اتوماسیون اداری چه مزیت هایی دارد؟
- می توان کارتابل را برای انواع سمت ها از جمله مدیران، کارشناسان و کارمندان تعریف کرد.
- امکان پاسخ دهی به نامه های وارده در کارتابل الکترونیکی وجود دارد؛ این امکان باعث سرعت بخشیدن به عملکرد پاسخدهی می شود.
- نامه های وارده سریع تر در اختیار گیرندگان داخلی سازمان قرار می گیرد.
- می توان یک نامه وارده را به طور همزمان به چند شخص یا چند واحد ارجاع داد.
- می توان گروهی از نامه ها را به یک فرد ارجاع داد.
- می توان کارکرد نیروها و حضور و غیاب کارمندان را از طریق کارتابل مدیریت کرد.
- درخواست انواع مرخصی سازمانی می تواند از طریق کارتابل انجام شود و بعد از تاییدهای اولیه، به مدیریت ارجاع شود.
کارتابل آفلاین چیست؟
اکثر سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب، به همراه کارتابل آفلاین ارائه می شوند. کارتابل آفلاین بیش تر برای مدیران سازمان ها کاربرد دارد. مدیران سازمان ها وظایف زیادی دارند و بخش مهمی از ساعت کاری را در خارج از سازمان سپری می کنند. به همین دلیل فرصت زیادی باقی نمی ماند تا بتوانند تمام نامه های ارجاعی شان را در زمان حضورشان در سازمان پاسخ بدهند. کارتابل آفلاین این امکان را در اختیار مدیران قرار می دهد تا در منزل و یا هر موقعیت دیگری بتواند کارهای باقیمانده خود را به انجام رسانده و با اولین برقراری ارتباط با سیستم اصلی، آنها را به روز کنند. با این ویژگی مدیران می توانند در منزل، هنگام سفر و یا هنگام ماموریت به نامه هایشان دسترسی داشته و عملیات مورد نیاز را انجام دهند.
کارتابل اتوماسیون اداری آفلاین همچنین می تواند در مواقع دورکاری نیز کاربردی باشد. نیروهای دورکار شما و یا فریلنسرها می توانند با استفاده از کارتابل آفلاین، بهره وری کاری را به حداکثر برسانند.
معرفی بهترین کارتابل اداری
کارتابل الکترونیکی مهمترین قابلیت در هر نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب می شود. ویژگی ها و امکانات موجود در کارتابل، معیار بسیار خوبی برای سنجش کامل بودن یک سیستم اتوماسیون اداری است. بر اساس ویژگی های یک شغل و چرخش وظایف در سازمان، می توان قابلیت هایی را برای کارتابل اتوماسیون اداری تعریف کرد تا آن برنامه را برای سازمان کاربردی تر کند. در صورتی که مفهوم دقیقی از کارتابل در ذهن طراح شکل نگرفته باشد، طبیعتا خروجی کارتابل یک فضای اداری ضعیف و سردرگم کننده خواهد بود.
در این مطلب ویژگی های کلیدی و متمایزکننده یک کارتابل اتوماسیون اداری حرفه ای را معرفی کردیم. خوب است بدانید که دسترسی به کارتابل الکترونیکی فقط از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری قابل دسترس نیست. شما می توانید با تهیه یک سیستم ERP، نه تنها از مزیت های این سیستم در مدیریت فرایندهای سازمان بهره ببرید، بلکه می توانید از قابلیت کاتابل اتوماسیون اداری این برنامه نیز بهره مند شوید.
سیستم erp ماژول های متعددی دارد که از جمله آن می توان به ماژول حسابداری، ماژول بازاریابی، ماژول انبارداری و… اشاره کرد. ماژول اتوماسیون اداری در erp، شما را از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری جداگانه بی نیاز می کند. در واقع با خرید یک ERP حرفه ای، شما از هر نرم افزاری که برای مدیریت کسب و کارتان لازم دارید، بی نیاز می شوید. ERP وب حساب یکی از بهترین سیستم های ERP ایرانی است که خدمات خوبی در ماژول اتوماسیون اداری اش ارائه می دهد. گزارش نامه های دریافت شده و ارسال شده در بخش کارتابل، باعث می شود نیروها بتوانند نامه های ورودی و خروجی شان را مدیریت و کنترل کنند.
