حسابداری خزانه سه معنای مختلف دارد:
- خزانه دولت که درآمدها و هزینه های دولت را زیر نظر دارد. این بخش تحت مدیریت دولت است.
- خزانه ای که در آن دارایی های مالی یا کالاهای گران قیمت مثل طلا و الماس نگهداری می شوند. این نوع خزانه معمولا در اختیار بانک ها است.
- خزانه ای که سرمایه های نقدی و غیر نقدی یک شرکت یا سازمان را مدیریت می کند.
موضوع بحث ما در این مطلب، خزانه دولتی یا خزانه بانکی نیست؛ در این مطلب درباره حسابداری خزانه مربوط به شرکت ها و سازمان های غیردولتی توضیح می دهیم و وظایف حسابدار وجوه در این شرکت ها را بررسی می کنیم.
خزانه شرکت چیست؟
خزانه به واحدی گفته می شود که دارایی ها را نگهداری می کند.
در شرکت ها، خزانه داری زیر مجموعه ای از حسابداری محسوب می شود. دارایی های شرکت در خزانه شرکت نگه داری می شوند. واحد خزانه وظیفه دارد که دارایی ها را مدیریت و هماهنگ کند. این دارایی ها شامل وجوه نقد، اموال شرکت و اسناد مالی مثل چک و سفته می باشند.
اسنادی که در خزانه داری مدیریت می شوند به سه دسته تقسیم می شوند:
- اسناد ضمانت نامه
- اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت (برای مثال چک های دریافتی و چک های برگشتی)
- اسناد مالی خزانه
عملیات حسابداری که در بخش خزانه انجام می شود به دو دسته عملیات نقدی و غیر نقدی تقسیم می شوند. عملیات نقدی شامل فعالیت هایی مثل واریز، برداشت، انتقال حساب، سازماندهی حساب های نقدی شرکت و… می باشد. در عملیات نقدی همیشه یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار می شوند. اما عملیات غیرنقدی به عملیات بلند مدت و تعهدات مالی گفته می شود. برای مثال صدور چک در این دسته عملیات قرار می گیرد. برای مدیریت این اسناد، کارشناس خزانه داری باید نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی حسابداری را بداند.
خزانه دار (حسابدار خزانه) کیست؟
مسئول خزانه داری شرکت ها، واحد حسابداری شرکت است. خزانه داری از عناوین حساس شغلی در حسابداری می باشد؛ بنابراین خزانه دار یا حسابدار خزانه، باید فردی باشد که به امور مربوط به این بخش مسلط است. معمولا شرکت ها یک حسابدار حرفه ای و باسابقه را به عنوان حسابدار وجوه یا خزانه دار استخدام می کنند.
یک حسابدار وجوه (حسابدار خزانه) حرفه ای، باید تحصیلات دانشگاهی در رشته حسابداری داشته باشد. اما علاوه بر تحصیلات، تخصص در نرم افزارهای حسابداری مرتبط نیز ملاک است. مدارک دانشگاهی مرتبط برای حسابداری وجوه شامل حسابداری، بازرگانی، مدیریت مالی و اقتصاد می باشد.
خزانه دار شرکت، مسئول حفظ و نگهداری اموال و دارایی های شرکت است. او وظیفه مدیریت ترازنامه و ثبت دقیق وجوه نقد و اوراق بهادار را به عهده دارد. حسابداری خزانه با تعریف مفاهیمی همچون مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی، تغییر وضعیت اسناد دریافتنی، تغییر وضعیت اسناد پرداختنی و امکان به روز نگه داشتن اطلاعات صندوق ها، کار مدیریت دارایی ها و گزارش دهی مالی را حرفه ای تر کرده است.
حسابداری خزانه یک شغل تمام وقت و حضوری است. البته ممکن است برخی شرکت ها قبول کنند که به صورت پاره وقت فعالیت کنید؛ اما از آنجایی که حسابداری خزانه با امور مالی سروکار دارد و شغل حساسی است، بیش تر شرکت ها ترجیح می دهند حسابدار تمام وقت و حضوری داشته باشند.
وظایف حسابداری خزانه کدامند؟
به طور کلی هدف حسابداری خزانه، حفظ و نگهداری از اموال و دارایی های یک مجموعه است. برای رسیدن به این هدف کارشناسان حسابداری خزانه باید در جهت حفظ امنیت موجودی، ثبت دقیق اطلاعات، پیشگیری از تقلب، رفع موانع و رعایت قوانین و مقررات مالی تلاش کنند.
وظایف مشخص شده برای حسابدار وجوه، در شرکت ها و موسسات مختلف تا حدودی فرق دارد. اما به طور کلی وظایف حسابداری خزانه شامل موارد زیر است:
– وظایف تخصصی حسابدار وجوه:
- ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی
- ثبت چک های دریافتی
- صدور چک های پرداختی
- ثبت چک ها و ضمانت نامه ها در سیستم
- تحویل دادن چک و دریافت رسید از طرف مقابل
- تامین به موقع مالی برای چک های صادر شده
- تحویل اسناد ضمانت نامه طرف حساب ها بعد از اخذ تاییدیه
- درخواست به موقع جهت صدور دسته چک جدید
- ارائه گزارش درباره امور مربوط به خزانه داری (به مدیر حسابداری یا سایر سطوح مدیریت شرکت)
- پرداخت حقوق کارکنان
- رفع مغایرت های بانکی
- انجام امور بایگانی مرتبط با اسناد مالی
- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری
- هماهنگی با سایر بخش های شرکت جهت دریافت و پرداخت ها و تراز بودن حساب ها
- پیگیری امور مربوط به اعتبارات
- کنترل تنخواه
– وظایف عمومی حسابدار وجوه:
- همکاری و هماهنگی با سایر واحدها از جمله فروش و تامین، جهت سازماندهی دریافت و پرداخت ها
- طبقه بندی و نگهداری اسناد چک ها و اسناد مالی دیگر
- گزارش دهی صندوق به واحدهای مشخص شده به صورت دوره ای
- کار با سیستم اتوماسیون اداری و بایگانی شرکت
- نگهداری از تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار
- پیگیری امور ضمانتنامه ها و وام ها از بانک یا سایر کارکنان
- برگزاری دوره آموزشی و آموزش برخی مسائل به سایر کارکنان (در صورت نیاز)
- کار با نرم افزارهای حسابداری و صندوق جهت انجام وظایف مربوطه
- همکاری با سایر بخش های حسابداری و سایر واحدهای شرکت
– وظایف حسابدار وجوه در ارائه گزارشات:
گزارش دهی یکی از مسائل مهم در بخش های مختلف شرکت ها است. مدیران سطوح مختلف، از طریق گزارش های دریافتی، وضعیت شرکت را بررسی می کنند و تصمیمات مدیریتی می گیرند. واحد خزانه یکی از واحدهایی است که گزارشاتش برای مدیریت اهمیت زیادی دارد. از جمله وظایف حسابداری وجوه در گزارش دهی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارائه گزارش مبسوط صندوق ها
- ارائه گزارش چک های دریافتی و پرداختی
- ارائه گزارش های چک های معوقه
- ارائه گزارش های چک های برگشتی
- ارائه گزارش های مربوط به حساب بانک ها
- تنظیم صورت مغایرت بانکی و ارسال گزارش آن
- ارائه گزارش ضمانت نامه ها و وثیقه های شرکت
همکاری و ارتباط واحد حسابداری و خزانه
خزانه داری شرکت، بخشی از واحد حسابداری محسوب می شود. واحد خزانه داری موظف است که نسخه ای از تمام اسناد دریافتی و پرداختنی اش را به واحد حسابداری ارائه دهد. علاوه بر این، همکاری با رئیس واحد حسابداری، همکاری با حسابرس داخلی شرکت، هماهنگی با واحد مالی جهت تراز بودن حسابهای نقدی و ارائه گزارش های لازم به واحد حسابداری، از وظایف حسابداری خزانه می باشند.
به طور کلی حسابدار خزانه باید با تمامی واحدهای شرکت و کارکنان آن (علی الخصوص کارکنان واحد حسابداری) در ارتباط باشد؛ چرا که در تمام این بخش ها مطالباتی مطرح می شود که خزانه دار باید از آن آگاه باشد.
حسابدار وجوه باید چه ویژگی های اخلاقی داشته باشد؟
حسابدار وجوه صرفا یک حسابدار نیست. حسابدار خزانه فردی است که در حوزه مالی تصمیم گیرنده است و مسئولیت های زیادی بر عهده دارد. وی گاهی نقش برنامه ریز مالی را نیز در شرکت ایفا می کند. بنابراین خزانه دار شرکت علاوه بر توانایی های فنی حسابداری، باید شایستگی رهبری و مدیریت نیز داشته باشد.
حسابدار وجوه با توجه به جایگاه شغلی خاصی که دارد، باید از جهت اخلاقی نیز کاملا حرفه ای باشد. از جمله ویژگی های اخلاقی که حسابدار وجوه باید داشته باشد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حفظ اطلاعات مالی و سایر اطلاعات شرکت
- گزارش موارد مشکوک مالی به مدیریت شرکت
- حفظ و کنترل رفتار حرفه ای کارکنان واحد خزانه
- اطمینان از صحت ضمانت های دریافتی
- ترجیح منافع شرکت به منافع اشخاص
- مهارت ارتباط کلامی بالا
- مهارت ارتباط نوشتاری
- مذاکره گر بودن
- جلوگیری از ورود افراد متفرقه به واحد خزانه
- عدم واگذاری وظایف خود به دیگران
- مسئولیت پذیری و شرکت در کارگاه های حسابداری کاربردی جهت ارتقای سطح دانش
- عضویت در انجمن ها و جوامع مالی و حسابداری
- مبتکر بودن و خلاقیت به خرج دادن در سیستم مالی شرکت
- به روز شدن در حوزه تکنولوژی در رابطه با خدمات حسابداری
