ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. نرم افزار ERP سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را یکپارچه نموده و نیازهای خاص هر واحد را پاسخ دهد. اما بیایید ببینیم که ERP دقیقا چیست و چه نیازهایی را در سازمان ها رفع می کند.
ERP سیستم یکپارچه ای است که برای سازمان دهی زمینه های اجرایی مشاغل، به کار گرفته می شود. ERP با استفاده از یک رابط کاربری مناسب، امور مختلف سازمان از جمله خدمات مشتری، تولید، فروش، انبارداری و سایر بخش ها را مدیریت می کند. به عبارتی می توانیم بگوییم که سیستم ERP به امور تولید تا امور مصرف کالا نظارت دارد.
منابع سازمان شامل مواد، منابع مالی، ماشین آلات و منابع انسانی می باشد. سیستم ERP مسئول برنامه ریزی این 4 منبع است. ERP با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی، ورودی ها را از بخش های مختلف سازمان جمع آوری می کند.
وقتی داده های سازمان در پایگاه داده های مختلف نگهداری می شوند، کارمندان در پیدا کردن داده های مورد نیازشان به مشکل می خورند؛ چرا که ممکن است داده آنها قدیمی یا غلط باشد. این موضوع مخصوصا در سازمان های بزرگ خیلی پررنگ تر است. سیستم ERP مشکل پایگاه داده های مختلف را با جمع آوری اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی حل می کند.
با یک پایگاه داده مرکزی، هیچ منبع اطلاعاتی تکراری یا متناقضی در سیستم وجود نخواهد داشت. از آنجایی که سیستم ERP به طور مداوم اطلاعات را از بخش های مختلف دریافت می کند، واحدهای سازمان به جدیدترین آپدیت اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت؛ این یک مزیت بزرگ برای سازمان است، چرا که مدیران و تصمیم گیرندگان بر اساس داده های به روز تصمیم گیری می کنند.
با درک مفهوم استفاده از پایگاه داده مشترک، حالا می توانیم دقیق تر توضیح دهیم که ERP دقیقا چیست؟
ERP نرم افزار تجاری است که اطلاعات را از بخش های مختلف در یک پایگاه داده مشترک جمع آوری می کند و این امکان را به مدیران سازمان ها می دهد تا با دید واحد به امور سازمان نظارت داشته باشند.
فرقی نمی کند که در چه حوزه کاری فعالیت دارید، نرم افزار ERP تحت وب یا نصبی، می تواند به سازمان شما در مسیر حرفه ای تر شدن کمک کند و کارایی کسب و کار شما را بهبود ببخشد.
سیستم ERP چگونه کار می کند؟
نرم افزارهای ERP پایگاه داده متمرکزی دارند. پایگاه داده ERP اطلاعات کسب و کار از جمله اطلاعات مالی، اطلاعات سفارش مشتری و… را جمع آوری کرده و ذخیره می نماید. ERP یک نرم افزار مستقل نیست. این برنامه از مجموعه ای از نرم افزارها و ماژول های مختلف تشکیل شده است. پرکاربردترین ماژول های ERP شامل ماژول مالی، تدارکات، تولید، مدیریت موجودی، مدیریت سفارش، مدیریت انبار، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت نیروی کار، مدیریت منابع انسانی، تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی می باشد. بسته به اینکه سازمان شما چه فعالیتی دارد، ماژول های مورد نیازتان در ERP مشخص می شوند. هر ماژول اطلاعات را از پایگاه داده مرکزی دریافت کرده و آن را به پایگاه داده مربوط به خودش می برد.
پایگاه داده متمرکز به مدیران اجازه می دهد تا عملکرد تجاری حوزه های مختلف را ارزیابی و مقایسه کرده و در زمینه های لازم تصمیم گیری کنند. ذخیره سازی متمرکز داده ها به کاربران (از جمله مسئولان واحد فروش، پشتیبانی، حسابداری و…) اجازه می دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند. این موضوع باعث می شود که بخش های مختلف سازمان به اطلاعات واحد و استانداردی دسترسی داشته باشند.
نرم افزار ERP این امکان را می دهد تا گزارش هایی از داده های مختلف تهیه کنید. داده ها و گزارش های جمع آوری شده ERP به سازمان ها کمک می کند تا تصمیم گیری آگاهانه تری داشته باشند. ERP به شرکت ها کمک می کند تا حوزه هایی از کسب و کار را که فضایی برای بهبود یا فرصت هایی برای گسترش دارند، شناسایی کنند. برای مثال اگر محصولات دیر به دست مشتری می رسند یا محصول خاصی نیاز به بهبود دارد، ERP به مدیران در تشخیص این موارد کمک می کند.
اطلاعات به دست آمده از ERP، به مدیران برای دستیابی به اهدافی مانند افزایش کارایی، کاهش هزینه ها و پاسخ به نیازهای مصرف کننده و… کمک می کند. همچنین نرم افزار ERP، بسیاری از وظایف مستعد خطا مثل تطبیق حساب ها، صورت حساب مشتری و پردازش سفارش را خودکار می کند.
نرم افزار ERP به صورت محلی، ابری و ترکیبی قابل پیاده سازی است. ERP ابری در سال های اخیر محبوبیت زیادی پیدا کرده است، اما برای پیاده سازی بهترین ورژن حتما باید از قبل نیازهای سازمان تان را تجزیه و تحلیل کنید.
مزایای ERP چیست؟
- سیستم ERP داده های مربوط به عملکردهای حیاتی کسب و کار از جمله داده های امور مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش، ارتباطات مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکپارچه می کند. از طرفی ERP فرایندهای ناکارآمد سازمان را مشخص کرده و راه حلی برای رفع آن ارائه می دهد. این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه سازمان برای فرایندها می شود.
- با ایجاد محیط یکپارچه، فرآیندهای مختلف با هم ترکیب می شوند. این موضوع هماهنگی را افزایش داده و تصمیم گیری ها را بهبود می دهد.
- ERP با بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندها، زمان و منابع مورد نیاز برای انجام وظایف را کاهش داده و کارایی را افزایش می دهد.
- ERP با کنترل دقیق فرآیندها و دسترسی به اطلاعات به روز، احتمال بروز اشتباهات را کاهش می دهد.
اما علاوه بر مزایای کلی ERP، این سیستم مزیت های دیگری نیز دارد:
- سیستم ERP به کسب و کارها کمک می کند تا منابع را موثرتر مدیریت کنند.
- با خودکار شدن فرایندها، روند انجام کارها سرعت بیشتری پیدا می کند.
- اتوماسیون (انجام خودکار کارها) در سیستم ERP باعث می شود که کمترین منابع را به کار برده و بیشتری بهره وری را به دست آورید.
- سیستم ERP تشخیص می دهد که داده غلط چیست و این امکان را ایجاد می کند که تا حد امکان از وارد شدن داده های نادرست به سیستم جلوگیری شود.
- با توجه به اتوماتیک بودن فرایندها، احتمال خطاهای انسانی مثل وارد کردن نام یا شماره تلفن اشتباه به حداقل می رسد.
- یکپارچگی پایگاه داده، دریافت اطلاعات در بخش های مختلف را آسان کرده و از افزونگی نگهداری و گردش اطلاعات جلوگیری می کند.
- سیستم های ERP معمولا امکان بروزرسانی و اتصال بالایی دارند؛ این باعث می شود که بتوانید در آینده فناوری سیستم تان را ارتقا بدهید و سیستم را بروزرسانی کنید.
- سیستم ERP انعطاف پذیری بالایی دارد. یک سیستم ERP خوب این قابلیت را دارد که با تغییر نیاز هر سازمان و هر صنعت مطابقت پیدا کند.
- در ERP اگر تغییری در هر یک از منابع سازمان ایجاد شد روی سایر اجزا تاثیری نخواهد گذاشت.
- سیستم های ERP به سازمان ها کمک می کنند، تا با مقررات و استانداردهای صنعتی تطابق داشته باشند.
- اطلاعات به روز مشتری در سیستم ERP باعث بهبود خدمات و پاسخگویی به نیازهای مشتریان می شود.
- ERP با خودکار کردن فرایندهای تکراری، نیاز به نیروی انسانی را به حداقل می رساند و به این ترتیب می تواند در هزینه های سازمان شما صرفه جویی کند.
- ERP باعث کاهش هزینه های مربوط به نیروی کار شده و به تبع آن هزینه تمام شده محصول و یا خدمات را کاهش می دهد.
- کارکنان و مدیران در هر لحظه می توانند به عملکردهای مختلف شرکت دسترسی داشته باشند و نیازی به جستجوی اسناد و درخواست مداوم از همکاران برای به روز رسانی اطلاعات نیست.
- افزایش کنترل بر موجودی انبارها از جمله انبارهای مواد خام، قطعات و محصول از مهمترین مزایای ERP می باشد. سیستم ERP باعث می شود بفهمیم موجوی انبار چیست و به چه موادی نیاز داریم.
- قابلیت برنامه ریزی ERP باعث می شود که در زمان مناسب بتوانید سفارش های مورد نیازتان برای انبار را ثبت کنید.
- این سیستم ها می توانند روندهای تاثیرگذار را پیدا کنند و بینش تجاری کاربردی ارائه دهند. این موضوع به تصمیم گیری مدیران کمک زیادی می کند.
- نرم افزارهای ERP قدرتمند، از پروتکل های امنیتی خوبی بهره می برند تا امنیت اطلاعات سازمان را حفظ کنند.
- ERP با ارائه راه حل هایی مثل نظرسنجی، تیکت های پشتیبانی و تحلیل نظرات، به افزایش رضایت مشتریان سازمان شما کمک می کند.
به طور کلی نرم افزارهای ERP به کسب و کارهای متوسط و بزرگ کمک می کنند تا عملکرد، بهره وری و هماهنگی سازمان را بهبود ببخشند و به مدیران اطلاعات دقیق تری برای تصمیم گیری های استراتژیک ارائه بدهند.
البته در کنار مزیت هایی که اشاره کردیم، سیستم های ERP با محدودیت ها و چالش هایی هم مواجهند.
- افزودن سیستم ERP، هزینه جدیدی را به سازمان تحمیل می کند.
- سیستم ERP نیاز به آموزش دارد و شما باید زمان و هزینه ای را بابت آموزش کارکنان تان در نظر بگیرید.
- هنگام انتقال به سیستم ERP، ممکن است لازم باشد برخی از داده ها را به قالبی تبدیل کنید که با پلتفرم جدید سازگار باشند. این کار منجر به هزینه ها و تأخیرهای غیرمنتظره می شود.
- تعمیر و نگهداری از ERP هزینه هایی برای سازمان ها دارد.
- اگر فرآیندهای ناکارآمدی دارید یا سیاست هایی دارید که سازمان را عقب می اندازند ، یک ERP لزوماً آنها را برطرف نمی کند، ERP می تواند مشکلات مربوط به عملیات شما آشکار کند و به شما کمک کند تا راه های بهتری برای انجام کسب و کار پیدا کنید.
ویژگی های سیستم ERP خوب چیست؟
سیستم های ERP توسط مجموعه های مختلفی عرضه می شوند که هر یک از این اجزا ویژگی هایی را ارائه می دهند. اما ویژگی سیستم ERP خوب چیست؟ چه چیزی یک سیستم ERP را به یک سیستم ERP خوب، تبدیل می کند و آن را از سایر انواع نرم افزارهای تجاری متمایز می کند؟ در ادامه به تعدادی از این ویژگی ها اشاره می کنیم.
- داشتن UX/UI کاربر پسند جهت یادگیری ساده برنامه و ارتباط گرفتن آسان
- یکپارچه سازی فرآیند کسب و کار در بخش های مختلف سازمان از جمله حسابداری، پشتیبانی، فروش و…
- توانایی خودکار سازی وظایف تکراری مانند حقوق و دستمزد، صورت حساب، پردازش سفارش و گزارش دهی
- ارائه تجزیه و تحلیل های کاربردی از داده ها، بر اساس گزارش گیری های دوره ای
- مقیاس پذیر بودن و قابلیت هماهنگ شدن با رشد سازمان در آینده
- تطابق و هماهنگ بودن ماژول ها با صنعت کسب و کار ما
- سازگار بودن و امکان تعامل ERP با سیستم های موجود در سازمان
- امکان پیکربندی نرم افزار بر اساس نیازهای ویژه سازمان ما
- مناسب بودن هزینه های پیاده سازی و مدت زمان لازم برای راه اندازی نرم افزار ERP
- پشتیبانی مطمئن و امکان به روزرسانی نرم افزار همگام با تغییرات صنعت
- تامین امنیت اطلاعات و دسترسی به داده ها
تمام مواردی که عنوان کردیم جزو ویژگی ها و امکانات وب حساب محسوب می شوند.
چه کسب و کارهایی نیازمند نرم افزار ERP هستند؟
استفاده از یک نرم افزار برای ثبت رویدادهای کاری، نیاز شرکت های مختلف با هر زمینه فعالیتی است. به طور کلی کسب و کارهای متوسط و بزرگ که سطح فعالیت گسترده ای دارند بهتر است از یک نرم افزار ERP برای رصد کردن فعالیت هایشان استفاده کنند. اگر کسب و کار شما شرایط زیر را دارد، استفاده از ERP را به شما توصیه می کنیم:
- وقتی سازمان شما هزینه و منابع زیادی صرف نظارت بر فرایندها می کند.
- وقتی واحدهای کاری تان یکپارچه نیستند و این باعث تحمیل هزینه های زیادی به سازمان می شود.
- وقتی مدیریت نمی تواند بر مبنای اطلاعات موجود، در لحظه تصمیم گیری کند.
- وقتی گردش کار به پیشرفت کسب و کار کمکی نمی کند.
- وقتی کیفیت ارائه خدمات به مشتری کاهش پیدا کرده است.
استفاده از ERP برای چه صنایعی مناسب است؟
ERP قابلیت پیاده سازی در صنایع مختلف را دارد. در این بخش برخی از صنایعی که استفاده از سیستم ERP برای آنها بسیار مناسب است را معرفی می کنیم:
- صنایع تولیدی: در صنایع تولیدی، مدیریت فرآیندهای تولید، مدیریت موجودی، برنامه ریزی تولید و کنترل کیفیت از جمله عوامل مهمی هستند که برای بهره وری بالا و بهبود عملکرد لازمند. سیستم ERP قادر است این فرآیندها را به صورت یکپارچه و هماهنگ مدیریت کرده و اطلاعات لازم را فراهم نماید.
- صنعت خدمات: استفاده از سیستم ERP در صنعت خدمات نیز می تواند مفید باشد. برای مثال، در صنعت بانکداری مدیریت حساب ها، مدیریت معاملات مالی، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مشتریان می توانند توسط سیستم ERP پشتیبانی شوند.
- صنعت خرده فروشی و فروشگاهی: در صنعت خرده فروشی و فروشگاهی، مدیریت موجودی، فروش، خدمات مشتری و زنجیره تأمین عوامل حیاتی هستند. سیستم ERP می تواند این فرآیندها را به صورت یکپارچه و هماهنگ مدیریت کرده و به کاهش هدررفت و بهبود عملکرد کمک کند.
- صنعت خودروسازی: در صنعت خودروسازی، مدیریت زنجیره تأمین، تولید، تامین قطعات، مدیریت موجودی و خدمات پس از فروش از جمله فعالیت های حیاتی هستند که سیستم ERP می تواند آنها را به صورت متمرکز و کارآمد مدیریت کند.
- صنعت خدمات بهداشتی و درمانی: در صنعت خدمات بهداشتی و درمانی، مدیریت اطلاعات بیمار، مدیریت منابع انسانی، مدیریت تجهیزات پزشکی و مالی، برنامه ریزی منابع و خدمات پشتیبانی از جمله فعالیت های مهمی هستند که سیستم ERP می تواند در بهبود آنها موثر باشد.
علاوه بر موارد فوق استفاده از ERP برای اصنافی از جمله تبلیغات، فروشگاه های زنجیره ای، رسانه و نشر، مجموعه های غیر انتفاعی، حمل و نقل، تدارکات، پخش عمده، رستوران، هتل و… مناسب است. از نظر شما مزیت ERP در کسب و کارتان چیست؟
