هدف استفاده از ERP: ده دلیل اجتناب ناپذیر

گردش کار روزانه شما مستقیماً بر عملیات شما تأثیر می گذارد. اگر آن‌طور که باید جریان نداشته باشند، کارمندان، سهامداران و مشتریان شما می‌توانند بگویند که این روند چقدر تاثیر گذار است. هدف استفاده از ERP افزایش بهره وری عملیاتی در سازمان شما خواهد بود.

مقدمه

خوشبختانه، یک سیستم (ERP) می تواند به شما در خودکارسازی و ساده سازی این فرآیندهای حیاتی کمک کند.

آیا هدف ERP یا کاربرد آن برای شما نامشخص هست؟ آیا نمی دانید که آیا این برای شرکت شما مناسب است؟ امروز، ده دلیل برای وجود این ابزار و مزایایی که می‌توانند ارائه کنند را به اشتراک می‌گذاریم.

1- افزایش کارایی سازمانی: هدف اصلی ERP

یک سازمان کارآمد، سازمانی سودآور است. اگر فرآیندهای سازمان شما مملو از عملیات های پیچیده و تنگناها باشد، بهره وری کاهش می یابد. وقتی این اتفاق می افتد، رضایت مشتری همراه با درآمد کاهش می یابد.

یک سیستم ERP می‌تواند فرآیندهای شما را با خودکارسازی گردش‌های کاری وقت‌گیر، کاهش کارهای تکراری و اطمینان از اینکه همه از یک مجموعه داده کار می‌کنند، ساده‌تر کند که هدف اصلی آن است.

حصول اطمینان از فرآیند انتخاب بهترین نرم افزار ERP با عملکردی که بتواند جریان کاری با بالاترین اولویت شما را بهینه کند، بسیار مهم است.

2- خودکارسازی گردش کار دستی

آیا هنوز تمام داده های حسابداری خود را در یک صفحه گسترده اکسل وارد می کنید؟ هنوز پیش بینی ها و گزارش های خود را در Word ایجاد می کنید؟

تکیه بر کارمندان برای وارد کردن دستی داده ها نه تنها زمان بیشتری می برد، بلکه خطر خطای انسانی را افزایش می دهد.

کارمندان ماشین نیستند، بنابراین پتانسیل برای لغزش بهترین اعضای تیم نیز وجود دارد. اسناد خاصی مانند گزارش های مالی وجود دارد که جابجایی تنها یک عدد می تواند عواقب قابل توجهی داشته باشد.

وقتی به یک سیستم ERP اجازه می‌دهید کنترل را در دست بگیرد، می‌توانید این خطرات را به طور کامل کاهش دهید یا حتی از بین ببرید.

3- کارمندان کلیدی را آزاد کنید

آیا بهترین نیروهای شما هر روز ساعت ها را صرف کارهای دستی می کنند؟ اتوماسیون کارمندان شما را آزاد می‌کند تا روی کارهایی که ارزش محرک و حیاتی هستند تمرکز کنند. این فرآیند به آن‌ها کمک می‌کند تا از زمان خود به نحو احسن استفاده کنند، که می‌تواند روحیه را نیز بهبود بخشد.

4- تقویت گزارش کسب و کار

رهبران کسب و کار به داده های بلادرنگ و دقیق برای تقویت تصمیم گیری هوشمند نیاز دارند.

بسیاری از سیستم های ERP شامل ابزارهای گزارش دهی داخلی هستند که داده ها را از سراسر سازمان جمع آوری می کند. به این ترتیب، همیشه می دانید که با جدیدترین و مرتبط ترین اطلاعات کار می کنید.

برخی از سیستم‌ها حتی از هوش تجاری (BI) برای انجام تحلیل‌های پیشرفته، پیش‌بینی و پیش‌بینی بر اساس الگوهای گذشته و داده‌های زمان واقعی استفاده می‌کنند.

5- بهبود خدمات مشتری

هدف دیگر سیستم ERP این است که اعضای تیم را قادر می سازد تا به راحتی در بخش های مختلف سازمان کار کنند. این بدان معنی است که اگر مشتری با یک سوال یا شکایت تماس بگیرد، نماینده فروش مشتری می تواند به راحتی به حساب کاربری خود دسترسی داشته باشد تا اطلاعات بیشتری در مورد سابقه خرید مشتری پیدا کند.

این کار به آنها اجازه می دهد تا پشتیبانی هدفمند و شخصی سازی شده ای را ارائه دهند. علاوه بر این، تمامی سوابق مشتری در کسری از ثانیه قابل پیگیری و مشاهده است.

6- کاهش هزینه های عملیاتی

با ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و استفادهاز بهترین شیوه‌ها، طبیعتاً هزینه‌های لازم برای انجام عملیات روزانه خود را کاهش خواهید داد. کارمندان کارآمدتر می شوند و نسبت استفاده از منابع شما بهبود می یابد.

همچنین می‌توانید هزینه‌های مرتبط با خطاهای انسانی را به شکل چشمگیری کاهش دهید.

7- زیرساخت کسب و کار منسجم ایجاد کنید

وقتی تیم‌های پشتیبان شما از همان ابزارهایی استفاده می‌کنند که کارکنان بخش های دیگر استفاده می‌کنند، همه چیز منسجم و بهم پیوسته می‌شود. تمام فعالیت های تجاری شما ظاهر و بنیاد یکسانی دارند که به تقویت تصویر برند شما و بهبود شناخت سازمان کمک می کند.

8- افزایش ارتباطات و همکاری

چند بار کارمندان شما مجبور شده‌اند کاری را که برای ردیابی پرونده‌ای در نیمه‌ی راه دفتر انجام می‌دهند متوقف کنند؟ این فرآیند ممکن است سال‌ها پیش معمول بوده باشد، اما برای ERP ضروری نیست.

هنگامی که تمام داده های شما به یک پلتفرم ERP منتقل شد، کاربران مجاز می توانند فقط با ورود به داشبورد خود به آن دسترسی داشته باشند. این به این معنی است که زمان کمتری برای جستجو و مرتب‌سازی میان مجموعه‌ای از داده‌هایی نیاز دارید تا گزارش دلخواه خودتان را بسازید.

همچنین این فرآیند ارتباط و همکاری بخش های مختلف را با یکدیگر آسان تر می کند، حتی اگر آنها بر اساس جغرافیا و منطقه زمانی از هم جدا شده باشند.

9- کاهش هزینه های انبار

یک سیستم ERP، به کاربران اجازه می دهد تا بینش عمیقی در مورد عملیات مدیریت موجودی به دست آورند. با این داده ها می توانید به راحتی میزان دقیق محصولی که در دست دارید را مشاهده کنید. همچنین به تاریخچه خریدهای گذشته دسترسی دارید و می توانید پیش بینی های دقیقی در مورد اینکه رفتار خریدار در آینده چگونه خواهد بود ایجاد کنید.

می‌توانید از این اطلاعات برای بهینه‌سازی سطوح انبار خود استفاده کنید تا از مشکلات رایج مرتبط با موجودی بیش از حد و کم‌فروشی جلوگیری کنید.

10- کاهش خطرات امنیت سایبری

وقتی همه داده‌های شما در مکان‌های متفاوت پراکنده می‌شود، می‌تواند امنیت داده‌های شما را تضعیف کند و سیستم‌های شما را در برابر حملات آسیب‌پذیرتر کند. اگر در یک سیستم ERP ذخیره شود، بهتر است در برابر این خطرات محافظت شود.

برای اولین بار، سیستم های ERP اقدامات امنیتی داده ها را یکپارچه کرده اند تا اطمینان حاصل کنند که فقط کاربران مجاز با دسترسی معتبر می توانند به اطلاعات ذخیره شده در آنها دسترسی داشته باشند. این کار به محافظت از حساس ترین داده های شما از جمله سوابق کارمندان و اسناد مالی کمک می کند.

نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی چرایی هدف استفاده از ERP و 10 دلیل اجتناب ناپذیر استفاده از آن پرداختیم. کسب و کارهایی که هدف بلند مدت برای کار در دنیای امروزی را دارند، ناچار به استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) هستند تا سازمانی یکپارچه بدون پیچیدگی را مدیریت کنند. وب حساب راه حل بهینه برای کسب و کار شما است که صنوف مختلف را پوشش می دهد. کافیست با ما تماس بگیرید.