شناخت کارمندان سمی و نحوه تعامل با آنها در سازمان

همه افراد شاغل می دانند که محیط کار با چالش هایی همراه است. اما بعضی چالش ها یک نقطه ضعف مهم در کسب و کار محسوب می شوند و به سازمان و مجموعه آسیب می زنند؛ کارمندان سمی جزو این دسته چالش ها هستند. حضور شخصیت های سمی در محیط کار باعث کاهش تمرکز کارکنان شده و تبعات زیاد دیگری به همراه دارد.

در این مطلب از وب حساب، در رابطه با ویژگی های رفتاری کارمند سمی توضیح می دهیم. همچنین راه های مقابله کردن با این افراد و مدیریت رفتارهای سمی در سازمان را بررسی می نماییم.

کارمند سمی چه کسی است؟

عبارت “کارمند سمی” به کارمندانی اشاره دارد که رفتارهایی مضر، سمی یا آسیب زا در محیط کاری دارند. منظور از کارمند سمی کارمند غیرمتخصص نیست. گاهی اوقات یک کارمند سمی از لحاظ کیفیت کاری و تعهد شغلی از دید یک مدیر کاملا ایده آل است؛ اما تاثیر منفی او بر روی سایر منابع انسانی شرکت، خسارات جبران ناپذیری به مجموعه وارد می کند.
کارمندان سمی با رفتارهای ناسازگار، غیرحرفه ای یا تحریک آمیز، به کارکنان دیگر و به محیط کار آسیب می رساند. یک کارمند سمی همکارانش را عصبانی می کند، روحیه کاری را بهم می ریزد، ارتباطات را به خطر می اندازد، کارآیی و عملکرد گروه را کاهش می دهد و در سازمان تأثیرات منفی می گذارد.
رفتارهایی از جمله تهدید، تحقیر، توهین، انتقاد غیرسازنده، اهمال کاری، عدم همکاری و عدم رعایت قوانین و مقررات سازمانی از جمله رفتارهای کارمندان سمی می باشد. برای موفقیت در کسب و کار، سازمان ها باید رفتار کارمندان را زیر نظر بگیرند و کارمندان سمی را تشخیص دهند. با تشخیص رفتارهای سمی، می توان راهکارهایی در جهت رفع مشکل به کار برد.

چگونه کارمندان سمی را تشخیص بدهیم؟

برای تشخیص کارمندان سمی در محیط کسب و کار چند راهکار وجود دارد:

ارزیابی عملکرد کارکنان:

بررسی عملکرد کارمندان با توجه به استانداردها و اهداف تعیین شده، می تواند راهکار خوبی برای تشخیص کارمندان سمی باشد. اگر یک کارمند عملکرد ضعیفی از خود نشان می دهد، این می تواند نشانه ای از کارایی کم، عدم تعهد، یا نقص در اجرای وظایف باشد.

توجه به رفتار کارمندان

توجه به افکار و رفتار کارکنان می تواند در تشخیص کارمندان سمی مفید باشد. با حضور در محل کار و مشاهده مستقیم فعالیت ها و رفتار کارمندان، می توانید تعاملات آنها را بررسی کنید. ویژگی هایی مثل انزوا، خشونت، عدم همکاری، شکایت های مکرر از همکاران یا مدیران، افشاگری بیش از حد، غیبت کردن، تاخیر، استفاده نامناسب از منابع و تجهیزات محل کار و عدم رعایت اصول اخلاقی می تواند نشانه های یک کارمند سمی باشد.

شناخت منبع تنش در شرکت

سرزنش دیگران به خاطر اشتباهاتشان، پاشیدن بذر استرس بین کارمندان و پایین آوردن اعتمادبنفس کارمندان از ویژگی های محیطی است که کارمند سمی در آن فعالیت داشته و از قضا تاثیر مهمی هم بر اعضا دارد. در صورت مشاهده این علائم به سرعت موضوع را پیگیری کنید.

برای رسیدن به منشا مشکل به دنبال کسانی باشید که اهل شایعه پراکنی هستند و دیگران را تحقیر، دلسرد و بی انگیزه می کنند.

برگزاری جلسات گفتگو

برگزاری گفتگوهای روزانه با کارمندان این امکان را می دهد تا بیشتر در مورد افکار، نگرش، نیازها و دیدگاه های آنها بدانید. گفتگوها می توانند به صورت عمومی یا خصوصی برگزار شوند.

استفاده از سیستم های نظارتی

استفاده از سیستم های نظارتی مثل ابزارهای نظارت بر رایانه، ثبت زمان کاری، نظارت بر استفاده از شبکه و… به شما کمک می کنند تا الگوها و رفتارهای کارمندان را بررسی کرده و نشانه های مشکوک را شناسایی کنید. در این زمینه مهم است که حتما قوانین مربوط به حفظ حریم خصوصی را رعایت کنید.

استفاده از سیستم های نظارتی برای مدیریت شعب کاری کاربردی است. افرادی که مدیریت چند شعبه یا مجموعه را در اختیار دارند می توانند با استفاده از ابزارهای تکنولوژی، بر عملکرد کارمندان در شعب کاری شان نظارت کنند.

توجه به نظرات همکاران

نظرات و بازخوردهای همکاران و مدیران در مورد عملکرد و رفتار کارمندان می تواند در تشخیص کارمندان سمی مفید باشد. این بازخوردها می توانند مشکلاتی که در روند همکاری در شرکت وجود دارند را نشان دهند. بازخوردها می توانند به صورت مستقیم و یا پرسشنامه ای باشند. نظرسنجی از طریق پرسشنامه (ترجیحا آنلاین) باعث می شود کارمندان از طریق نوشتن نظرشان را راحت تر ابراز کنند و مسائل را به صورت کامل تشریح کنند.

در صورتی که رفتارهای سمی را در کارمندتان شناسایی کردید می توانید با او گفتگو کنید. این گفتگو حتما باید محترمانه و بدون اتهام انجام شود. بازخورد دادن و راهنمایی کردن کارمندان می تواند به آنها کمک کند تا مشکلات خودشان را درک کرده و تغییرات لازم را ایجاد نمایند.
توجه داشته باشید که در تمام این روش ها اصل “حفظ حریم خصوصی” را در نظر بگیرید. همچنین برای ارزیابی کارمندان و درک بهتر رفتار و عملکرد آنها، بهتر است از روش های ترکیبی استفاده نمایید تا بتوانید در تصمیم گیری قاطع تر عمل کنید.

چگونه رفتارهای سمی را در محیط کاری کنترل کنیم؟

1- جلوگیری از استخدام کارمندان سمی

برای جلوگیری از چالش های مربوط به کارمندان سمی، بهتر است قبل از استخدام و در مرحله مصاحبه، فاکتورهای مهم در استخدام نیرو را در نظر بگیرید و فردی را انتخاب کنید که به رعایت اصول رفتار حرفه ای معتقد باشد. تشخیص کارمند سمی در مرحله مصاحبه کاری به شما کمک می کند تا از جذب نیروی پردردسر جلوگیری کنید.
برای این کار در مصاحبه از رفتارهای عملی فرد در موقعیت های خاص سوال بپرسید. همچنین تجربه های او در گذشته را با دقت بررسی کنید. شرایط چالشی را برایش توصیف کنید و از او بخواهید تصور کند که در چنین شرایطی چه رفتاری خواهد داشت. در واقع کارشناس منابع انسانی یا مسئول مصاحبه باید سعی کند که در همان چند جلسه اولیه تا حد زیادی شرایط روحی نیروی جدید را تحلیل کند.
سوابق کاری فرد می تواند اطلاعات مفیدی در رابطه با او به شما بدهد. در طول مصاحبه، به علائم هشداردهنده رفتارهای سمی توجه کنید. این علائم ممکن است شامل بیان نسبت به همکاران یا مدیران قبلی، بیان شکایت های مکرر در مورد همکاران یا محیط کار، نقد بی مورد یا بی منطق دیگران، بی احترامی نسبت به قوانین سازمانی و… باشد.

برای اطمینان از اینکه تصمیم درستی گرفته اید، می توانید از آزمون های رفتاری یا مراحل مصاحبه بعدی برای تأیید و بررسی عمیق تر رفتارهای فرد استفاده کنید.

2- کنترل و مدیریت رفتارهای سمی کارمندان در محیط کاری

به هر دلیلی ممکن است نتوانید در مرحله استخدام متوجه روحیات مخرب افراد شوید. یا حتی ممکن است کارمند شما بعد از مدت زیادی رفتارهای مخربی را بروز بدهد. بعضی مدیران عقیده دارند که با ارائه راه حل هایی منطقی می توان به راحتی این کارمندان را کنترل کرد؛ بنابراین می توانید وزنه های ارزشمند را در شرکت تان حفظ کنید و در عوض با راهکارهایی، رفتارهای غیرحرفه ای این افراد را کنترل کنید.

برای کاهش رفتارهای سمی در محیط کار، می توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:

صحبت کردن با همکار خاطی

تعامل با کارمندان و صحبت کردن با آنها می تواند تا حدی کمک کننده باشد. برای شروع صحبت دوستانه ای انجام دهید و به او بگویید که مشکل رفتاری اش چیست. گاهی اوقات افراد به دلیل مشکلات عاطفی که دارند، رفتار نامناسبی در اجتماع انجام می دهند. بعضی از آنها حتی متوجه رفتار غلطشان نیستند و وقتی موضوع را با آنها مطرح می کنید در رفتارشان تجدید نظر می کنند. البته قطعا کارمندان سمی هستند که به جای گوش دادن رفتار تهاجمی انجام می دهند و خودشان را به هر روشی تبرئه می کنند.

توسعه فرهنگ سازمانی صحیح

فرهنگ سازی و آموزش از راهکارهای شرکت های حرفه ای برای ادامه حیات تخصصی شان می باشد. یکی از این فرهنگ سازی ها گسترش فرهنگ مشتری مداری در سازمان است. مورد بعدی ایجاد فرهنگ کار گروهی است. کاری که بر احترام، همکاری، انصاف و ارزش گذاری افراد تأکید دارد، می تواند به کاهش رفتارهای سمی کمک کند.
ارزش های مثبت را در سازمان ترویج دهید و مدیران و رهبران را تشویق کنید تا نمونه ای مثبت از رفتار حرفه ای و احترام آمیز باشند.
ارائه آموزش های مرتبط با رفتار حرفه ای، مهارت های ارتباطی، مدیریت تنش و قدرت شناختی، می تواند آگاهی کارمندان را افزایش داده و به کاهش رفتارهای سمی کمک کند. این آموزش ها می توانند شامل مدیریت خشم و استرس، ارتباط مؤثر، تعاملات حرفه ای و حل اختلافات باشند.

تشویق اعضا به ارائه بازخورد و نظر سازنده

ایجاد فرصت هایی برای ارائه بازخورد بین همکاران و مدیران می تواند به شناسایی و رفع مسائل احتمالی و کاهش رفتارهای سمی کمک کند. تشویق کنید تا اعضای تیم به طور منظم نظرات و بازخوردهای سازنده را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

تقویت مهارت های رهبری

مهارت های رهبری موثر به مدیران کمک می کند تا محیط کار را مدیریت کنند و رفتارهای سمی را کاهش دهند. تقویت مهارت های مدیریت تنش، ارتباطات مؤثر، تفکر سیستمی، قدرت تفکر انتقادی و توسعه مهارت های اجتماعی می تواند در این زمینه موثر باشد.

ایجاد سیاست ها و راهکارهای مناسب برای مقابله با رفتار سمی

اینکه بتوانید سیاست ها و رویه های دقیق و قابل اجرا برای مقابله با رفتارهای سمی و تعاملات ناسازگار ایجاد کنید به شما کمک می کند تا این گونه رفتارها را در سازمان کنترل نمایید. این سیاست ها باید شامل تعریف رفتارهای نامطلوب، روش های گزارش دهی، راهکارهای تحقیق و رسیدگی به شکایات و تدابیر قانونی باشند.
در صورت وقوع رفتار سمی، مهم است که مشکل سریعاً مورد رسیدگی قرار گیرد. بررسی و برخورد مناسب با شکایات و گزارش ها، حفظ محرمانگی و اتخاذ تدابیر مناسب برای جلوگیری از تکرار رفتارهای سمی، از جمله اقدامات ضروری هستند.

شفافیت و عدالت کاری

اطلاع رسانی مناسب در مورد سیاست ها، رویه ها، انتظارات سازمانی و معیارهای ارزیابی می تواند به کاهش ابهامات و احتمال رفتارهای سمی کمک کند. شفاف بودن فرایندهای سازمانی و انتقال اطلاعات به صورت کامل و به موقع، می تواند احساس عدالت و رضایت را بین کارکنان افزایش دهد.

تشویق به همکاری و تعامل بین اعضای تیم

تشویق همکاری و تعامل میان اعضای تیم و ارتباط صمیمانه بین آنها می تواند به کاهش رفتارهای سمی کمک کند. ایجاد فضایی با اعتماد و احترام متقابل، تشویق به همکاری بین کارمندان و ارائه فرصت های مناسب برای مشارکت در تصمیم گیری ها و پروژه ها می تواند محیط کار را سالم و دوستانه تر کند.

مواردی که در این بخش توضیح دادیم همگی می توانند به کاهش رفتارهای سمی کمک کرده و محیط کاری سالم و مثبت را تقویت کنند.

3- اخراج کارمندان سمی

اخراج کارمند سمی، آخرین ایستگاه است. اگر کارمندی دارید که با صحبت کردن با او نتوانسته اید رفتارهای مخربش را کنترل کنید، در مرحله آخر برای جلوگیری از آسیب های ممکن باید از همکاری صرف نظر نمایید.
مدیران زیادی عقیده دارند که حضور یک کارمند سمی، فضا را برای بقیه کارمندان نامناسب می کند. از نظر آن ها، اگر کارمند سمی پس از دریافت چندین اخطار جدی باز هم تغییری در رفتار خود ایجاد نکرد، قطع همکاری با او بهترین گزینه است.
کارمند غیرقابل کنترل کسی است که نه تنها علاقه ای به کار کردن ندارد، بلکه فعالانه به سازمان شما آسیب می رساند. قطع همکاری با این افراد بدون نیاز به برخورد قانونی و در کمال آرامش، بهترین راه حل برای هر دو طرف است.