مذاکره کردن یکی از ابعاد ضروری در زندگی اجتماعی انسان می باشد. همه ما چه در محیط کاری و چه در خانواده و محل تحصیل، نیاز به این داریم که با فنون مذاکره آشنا باشیم. هرچقدر دامنه روابط اجتماعی ما گسترده تر باشد، نیاز به یادگیری تکنیک های مذاکره بیش تر احساس می شود.
در این مطلب مهم ترین تکنیک ها و فنون مذاکره که برای عقد قرارداد، استخدام، خرید و فروش، صحبت با اساتید دانشگاه و… باید بدانید را، توضیح می دهیم.
تعریف مذاکره
مذاکره کردن نوعی گفتگو است که با هدف رسیدن به توافق انجام می شود. یادگیری این مهارت به توسعه فردی و اجتماعی هر فردی کمک می کند. مذاکره زمانی مورد نیاز است که طرفین در مورد موضوعی، با هم اختلاف نظر دارند. در فرایند مذاکره، افراد در رابطه با موضوع مشخصی به موضع یکسان می رسند و در جهت توافق انجام شده، حرکت می کنند.
دانستن اصول مذاکره باعث می شود در کارتان موفق تر باشید و محصول یا خدمات بیش تری بفروشید. اگر مذاکره کننده خوبی باشید، می توانید به خوبی با دیگران ارتباط برقرار کنید و به هدف خودتان برسید. افرادی که مذاکره کردن را بلدند، با اعتمادبنفس خواسته هایشان را بیان می کنند و راه تاثیر گذاشتن بر روی طرف مقابل را می دانند. وقتی فنون مذاکره را بدانید، به جای بحث های تنش زا به فکر سازش و نتیجه گیری هستید و با آرامش روابطتان را پیش می برید.
مذاکرات از نظر نتیجه به چند دسته تقسیم می شوند:
- مذاکره برد-باخت: در مذاکره برد-باخت، هر یک از طرفین مذاکره، خواستار بیش ترین سود ممکن هستند. دو طرف مذاکره با یکدیگر گفتگو کرده و از منافع خود دفاع می کنند. این نوع مذاکره معمولا زمانی صورت می گیرد که دو طرف از قبل یکدیگر را نمی شناسند. همچنین این سبک در مذاکرات تجاری و قراردادهای خرید و فروش استفاده می شود.
- مذاکره باخت-باخت: در مذاکرات باخت-باخت هیچ یک از طرفین از مذاکره سودی نمی برند. این راهبرد معمولا زمانی رخ می دهد که دستور کار مذاکره کامل پیش نرفته است و به هر دلیلی به دو طرف به اهدافشان نپرداخته اند.
- مذاکره برد-برد: در مذاکرات برد-برد، دو طرف مذاکره یکدیگر را می شناسند و با هدف سود دو طرفه و رابطه بلندمدت، وارد مذاکره شده اند. در راهبرد برد-برد، دو طرف مذاکره می دانند که شاید به تمام اهدافشان نرسند؛ بنابراین گاهی کمی از مواضعشان کوتاه می آیند.
مراحل انجام مذاکره
برای اینکه مذاکره ای صورت بگیرد، لازم است که چند مرحله طی شود:
- آماده سازی برای مذاکره: قبل از جلسه مذاکره، باید اهدافتان را بدانید و فنون مذاکره را به خوبی آموزش ببینید تا بتوانید در مسیر رسیدن به همان هدف پیش بروید. تکنیک گوش کردن، شفافیت در کلام و رفتار، دانستن زمان اتمام مذاکره و… تکنیک هایی هستند که حتما باید آموزش ببینید. همچنین قبل از شروع مذاکره اولویت هایتان را مشخص کنید. تمام احتمالاتی که ممکن است در جلسه مذاکره اتفاق بیفتد را روی کاغذ بنویسید تا در زمان جلسه بهترین عملکرد را داشته باشید.
- رابطه سازی: برای اینکه جلسه ای برای مذاکره ترتیب داده شود، طرفین مذاکره باید همدیگر را بشناسند و درباره فواید مذاکره شان آگاه شوند. این باعث ایجاد رابطه و آشنایی می شود.
- جمع آوری اطلاعات: طرفین مذاکره باید در فرصت مناسب نسبت به طرف مقابل اطلاعات کسب کنند. این کار باعث می شود با قدرت بیش تری وارد فرایند مذاکره شوند. بهتر است از قبل درباره اهداف طرف مقابلتان فکر کنید تا بتوانید بهترین استراتژی برای مذاکره را انتخاب کنید.
- استفاده از اطلاعات و تبادل پیشنهادات: طرفین در جلسه مذاکره، باید با استفاده از تکنیک هایی که می دانند نظر طرف مقابل را جلب کنند و وی را برای همکاری ترغیب نمایند.
- دستیابی به توافق: هر یک از طرفین با اعلام خواسته ها و اهدافشان، بهترین شرایط برای همکاری را پیشنهاد می کنند و در نهایت توافق حاصل شده در قالب قرارداد ثبت می شود.
- اجرای توافق: طرفین قرارداد بر اساس توافق انجام شده، وظایفشان را انجام می دهند.
فنون اصلی مذاکره موفق کدامند؟
1- آمادگی قبل از مذاکره
برای اینکه مذاکره موفقی داشته باشید، باید خودتان را برای مذاکره آماده کنید. برای این منظور درباره طرف مقابلتان تحقیق کرده و اطلاعات جمع کنید. شما باید بدانید که طرف مقابلتان چه خصوصیات اخلاقی و اولویت هایی دارد. همچنین باید میزان منعطف بودن یا سرسخت بودن او را بدانید.
بررسی کنید که در طول مذاکره چه اتفاقاتی ممکن است رخ بدهد. تغییراتی که ممکن است رخ بدهد را بررسی کرده و برای آن ها برنامه ریزی کنید. این کار باعث می شود در قرارداد ضرر نکنید. احتمال اینکه در طول مذاکره به تمام خواسته هایتان برسید خیلی کم است؛ بنابراین اولویت بندی تان را از قبل مشخص کنید.
2- مشخص کردن اهداف
برای موفقیت در مذاکره، باید از قبل اهدافتان را مشخص کنید. اینکه در نهایت چه چیزی از مذاکره می خواهید و چه انتظاراتی دارید سوال هایی هستند که باید به آن ها جواب بدهید.
اولویت هایتان را مشخص کنید. با دانستن اولویت هایتان می توانید مذاکره را در مسیر درستی پیش ببرید. در مرحله آماده سازی، انتظارات، اهداف نهایی، خدماتی که ارائه می دهید و مسائلی که می توانید در راه رسیدن به توافق کمی تغییرشان دهید را مشخص کنید.
3- برقراری ارتباط موثر
برقراری ارتباط مثبت و سازنده بین طرفین مذاکره می تواند در پیشرفت مذاکره تاثیر بسزایی داشته باشد. از این طریق، طرفین به راحتی می توانند اهداف و خواسته های خود را بیان کرده و با یکدیگر به راحتی صحبت کنند. هر یک از طرفین مذاکره که شروع کننده است، در ایجاد ارتباط سازنده نقش مهمی دارد. توجه به حرکات و داشتن بیان شفاف از مواردی هستند که شروع کننده مذاکره و طرف مقابل باید به آن توجه کنند.
4- گوش دادن صحیح از فنون مهم مذاکره
در مذاکره برد-برد، هدف این است که دو طرف صحبت در موضوع موردنظر به بیش ترین منافع ممکن برسند. در واقع شما علاوه بر منافع خودتان در مذاکره، باید به منافع طرف مقابل نیز اهمیت بدهید. برای اینکه بفهمید طرف مقابلتان چه خواسته هایی دارد، بهترین کار درست گوش دادن است. با گوش دادن به فرد مقابل تان نشان می دهید که برای خواسته های او اهمیت زیادی قائل هستید و با دقت به حرف هایش گوش می دهید.
با گوش دادن صحیح، مطالب را به درستی می فهمید. همچنین با دقت در صحبت های طرف مقابل می توانید سوالات سنجیده بپرسید و پاسخ های بهتری به سوالات طرف مذاکره تان بدهید.
صحبت های طرف مقابل را با دقت گوش دهید و از حواس پرتی خودداری کنید. به هیچ وجه صحبت های طرف مذاکره را قطع نکنید. قطع کردن صحبت باعث می شود او فکر کند که حرف هایش را قبول ندارید و در نتیجه مذاکره به مشکل می خورد. در پایان نتایج مذاکره را مرور کنید و از گوینده تایید بگیرید تا مطمئن شوید که دچار سوء تفاهم نشده اید.
5- مشخص کردن مکان مذاکره
مکان مذاکره یکی از مواردی است که در نتیجه مذاکره تاثیر مهمی دارد. اگر شما فردی هستید که باید مکان مذاکره را تعیین کنید، به این فکر کنید که چه مکانی بهترین انتخاب برای مذاکره است؟ قرار گذاشتن در دفتر کار بهتر است یا اولویت با قرار گذاشتن در محیط بیرون است؟ اگر قرار است در دفتر کاری مذاکره کنید، دفتر شما بهتر است یا دفتر طرف مقابل؟ فضاهایی مثل کافی شاپ، رستوران، لابی هتل و سالن کنفرانس محیط های خنثایی هستند که می توانید در آن ها جلسه تان را برگزار کنید.
اگر مذاکره برایتان اهمیت بسیار زیادی دارد، بهتر است میزبانی را دفتر کاری خودتان بر عهده بگیرید تا بتوانید اوضاع را به خوبی مدیریت کنید. مذاکره در محل کار خودتان، شانس پیروزی شما را بیش تر می کند. برگزار کردن جلسه در محیط کار طرف مقابل باعث می شود با نظم سازمانی و محیط کاری طرف مقابل آشنا شوید.
در چیدمان محل مذاکره بهتر است طرفین روبروی یکدیگر قرار بگیرند. بهتر است برای مذاکره پشت میز کارتان نباشید چرا که با این کار طرف مقابل را در موضع ضعف قرار می دهید. بهترین شکل این است که روی مبل و یا صندلی های راحتی بنشینید. محیط غیر رسمی، تنش ها را از بین می برد و باعث ایجاد حس همکاری در طرفین می شود.
6- زمان بندی در مذاکره
داشتن زمان بندی درست و اصولی یکی دیگر از موارد مهم در مذاکرات می باشد. بررسی کنید که بهتر است جلسه در چه روزی برگزار شود و بهترین ساعت برای این کار چه زمانی است. زمانی را انتخاب کنید که بتوانید در آرامش کامل، طرف مقابلتان را همراهی کنید. زمان مذاکره می تواند نقش بسیار مهمی در روند مذاکره داشته باشد.
زمان بندی کنید که چطور مذاکره را شروع کنید، چگونه پیش ببرید و در نهایت چطور مذاکره را به پایان برسانید. اگر مذاکره در زمان تعیین شده به نتیجه خاصی نرسید و پیشرفت خاصی در مذاکره نداشتید، زمان بیش تری از طرف مقابل تان درخواست کنید.
7- توجه به زبان بدن از فنون مهم در مذاکره
یکی از فنون مهم مذاکره، زبان بدن می باشد. زبان بدن در نوع نگاه کردن، نوع نشستن، حرکت دست ها، حرکت سر و… قابل تشخیص است. درصورت آشنایی با زبان بدن، می توانید طرف مقابل را راستی آزمایی کنید و احساسات او را بفهمید. همچنین با داشتن زبان بدن موثر، می توانید روی طرف مقابلتان تاثیر بگذارید و زودتر به نتایج مورد نظرتان برسید.
8- آموزش دیدن در حوزه فنون مذاکره
آموزش دیدن، یکی از بهترین راه ها برای بالا بردن مهارت های فردی و یا مذاکره ای است. کتاب های حوزه مذاکره و دوره های آموزشی کاربردی، می توانند به بهترین شکل ممکن، مذاکره گری را به شما آموزش دهند. این دوره ها به صورت عملی شما را در فضاهای مختلف مذاکره قرار می دهند تا بتوانید فنون مذاکره را در انواع جلسات به کار بگیرید.
9- داشتن اعتمادبنفس
یکی از نکات مهم در مذاکره، داشتن اعتمادبنفس است. افراد، ناخودآگاه به کسانی که اعتمادبنفس بالایی دارند توجه می کنند. درست است که اعتمادبنفس داشتن یک فرایند طولانی مدت است؛ اما آمادگی قبلی، داشتن اطلاعات کافی، برقراری ارتباط چشمی و داشتن اطلاعات از طرف مقابل می تواند در اعتمادبنفس شما حین جلسه کمک کند.
نکات و راهنمایی های مهم در مذاکره کردن
فنون مذاکره فقط به مواردی که توضیح دادیم ختم نمی شوند و نکات بسیار زیادی دارند. در ادامه به طور کلی مهم ترین نکات و فنون مذاکره را بررسی می کنیم.
- سعی کنید در ابتدای جلسه نقاط قوت و ضعف طرف مقابل را شناسایی کنید.
- واضح و روشن صحبت کنید تا طرف مقابل از صحبت های شما برداشت اشتباهی نداشته باشید و دچار سوء تفاهم نشود.
- در ارائه اطلاعات محتاط باشید و تا حد ممکن از پرداختن به موضوعی که گفتن آن ضروری نیست خودداری کنید.
- در مذاکره به دنبال پیروز شدن نباشید. مذاکره یعنی برد هر دو طرف جلسه. بنابراین علاوه بر خواسته های خودتان، به اهداف طرف مذاکره تان هم احترام بگذارید.
- گاهی اوقات در مذاکرات نیاز است که از موضعتان دفاع کنید. اما گاهی لازم است که سازش کنید و از بعضی منافع تان کوتاه بیایید.
- در صورت نیاز در رابطه با موضوع مذاکره با تیم خود مشورت کنید. برای انجام این کار می توانید در مذاکره تنفس کوتاهی درخواست کنید.
- حداقل خواسته ها و حداکثر امتیازاتی که حاضرید به طرف مذاکره بدهید را از قبل برای خودتان مشخص کنید.
- شتاب زده نباشید و با حوصله و بدون عجله نظر طرف مقابلتان را تغییر دهید.
- درست صحبت کردن و داشتن دایره لغت قوی، باعث می شود از نظر دیگران فردی حرفه ای و مسلط به نظر بیایید.
- در جلسه فقط مواردی را مطرح کنید که می توانید به آن ها عمل کنید. اگر انتظارات را بیش از حد بالا ببرید، در نهایت نمی توانید به قول خودتان عمل کنید و این موضوع باعث نارضایتی مشتری یا طرف مذاکره تان می شود.
مذاکره کنندگان قوی چه صفات بارزی دارند؟
برای اینکه مذاکره کننده قدرتمندی باشید، باید یک سری ویژگی کلامی و غیرکلامی را در خودتان ارتقا دهید. مذاکره کنندگان خوب مهارت های ارتباطی قوی دارند و در رفتارشان انعطاف پذیرند. داشتن ویژگی تفکر خلاق و EQ بالا از صفات بارز این افراد است. مذاکره کنندگان معمولا اعتمادبنفس بالا و اطلاعات زیادی دارند. آن ها نسبت به ویژگی های رفتاری و احساسی خودشان به خودآگاهی رسیده اند و تا حد زیادی توانایی تحلیل رفتار دیگران را دارند.
داشتن صداقت یکی دیگر از مهم ترین خصوصیات افراد مذاکره گر است.
